Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d)
Festanstellung · Vollzeit · Berlin + hybrid
Deine Aufgaben
Als Executive Assistant koordinierst du reibungslose Abläufe in den Kalendern unseres Führungsteams, organisierst wichtige Termine, leitest unser Executive Office und sorgst mit Übersicht und Fingerspitzengefühl dafür, dass unser C-Level sich auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren kann: Lösungen zu entwickeln für einen digitalen Staat, der das Leben der Menschen erleichtert.
Details zu der Stelle
- Du unterstützt unser C-Level bei der Organisation ihrer Kalender, ihrer Telefon- und Posteingänge sowie bei anderen administrativen Aufgaben und übernimmst die Verantwortung für unser Executive Office mit einem weiteren Teammitglied.
- Du verantwortest die interne Koordinierung externer Veranstaltungs- und Netzwerkanfragen für das C-Level, bereitest öffentliche Auftritte organisatorisch mit vor und übernimmst das Reisemanagement.
- Du organisierst Aufsichtsratssitzungen sowie andere wichtige Termine, achtest auf Fristen und eine professionelle Dokumentation.
- Du unterstützt das C-Level und unser internes Projekt Management Office bei Projektanbahnungen und der Vertragsverwaltung.
- Du entwickelst den Bereich Executive Office pragmatisch und organisationsdienlich weiter, agierst gestaltend in Bezug auf Abläufe und Zeitmanagement unseres Führungsteams und unterstützt dabei, hier entsprechend individueller Bedürfnisse zu optimieren.
Dein Profil
- Du hast bereits Berufserfahrung in einer Assistenzposition oder in einem ähnlichen Bereich gesammelt, idealerweise in einer agilen und dynamischen Organisation.
- Du fühlst dich wohl in wachsenden Strukturen und einem New Work Umfeld, in dem Wert gelegt wird auf selbstorganisiertes, asynchrones Arbeiten und hybride Settings.
- Dir macht es Freude, dich auf unterschiedliche Personen einzustellen und Kalender und Abläufe in Einklang zu bringen. Dabei bist du sehr gut organisiert, präzise und äußerst detailorientiert.
- Du hast die Fähigkeit, ein realistisches Gleichgewicht zwischen mehreren Prioritäten zu halten und bewegst dich gerne in einem dynamischen und veränderungsfreundlichen Umfeld.
- Du bist digital affin und arbeitest dich gerne in neue Tools und Software ein.
- Du hast ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten und beherrschst die englische und deutsche Sprache sicher.
Warum wir?
- Wir bieten dir viel Verantwortung, vielseitige Aufgaben und spannende Gestaltungsmöglichkeiten mit einem Team, das von einer Mission getrieben ist und eine gemeinsame Vision teilt: Digitale Lösungen für und mit der Bundesverwaltung zu entwickeln.
- Du hast die einzigartige Gelegenheit, in einem “Start-Up im Staat” mitzuwirken und dynamisch und agil zu arbeiten.
- Flexible Regelung zum mobilen Arbeiten und ein Open-Space-Büro im Herzen von Berlin - mit Startup-typischen gesunden Snacks, Getränken und einer schönen Dachterrasse.
- Du kannst dir aussuchen, mit welchem Betriebssystem du arbeitest. Wir arbeiten mit Mac, Linux und Windows-Computern.
- Deine mentale Gesundheit ist uns wichtig. Mit nilo.health unterstützen wir dich, auf dein Wohlbefinden zu achten.
- Wir bieten dir marktübliche Gehälter sowie ein jährliches Weiterbildungsbudget bis max. 2000 € mit bis zu 5 freien Tagen - unabhängig von Rolle und Level. Im Rahmen dessen ermöglichen wir dir auch, Sprachkurse wahrzunehmen.
- Du hast die Möglichkeit, eine betriebliche Altersvorsorge mit attraktiven Konditionen und Arbeitgeberzuschuss abzuschließen.
Wir schätzen eine vielfältige Belegschaft und ein integratives Arbeitsumfeld wert. Wir freuen uns daher über alle Bewerbungen - unabhängig von Religion, Nationalität, (ethnischer) Herkunft, Geschlecht, Alter, Weltanschauung, sexueller Identität oder Behinderung.
Eingehende Bewerbungen prüfen wir lediglich auf ihre fachliche Qualifikation und die für die jeweilige Stelle erforderlichen Schlüsselqualifikationen. Daher möchten wir dich bitten, in deinem CV auf ein Foto von dir zu verzichten sowie Informationen zu deinem Wohnort, Alter, Geschlecht, Familienstand oder Ähnlichem zu streichen.
Deine Ansprechpartnerin
Hast du Fragen an uns? Deine Ansprechpartnerin ist Eva (eva.schneider@digitalservice.bund.de).
Über uns
Wir schaffen digitale Anwendungen des Staates, die die Bedürfnisse der Bürger:innen in den Mittelpunkt stellen und besser für alle funktionieren. Agil. Flexibel. Dynamisch: Von der Kultur her sind wir ein Start-up, organisatorisch aber "mittendrin".
Als bundeseigene GmbH ist der DigitalService eine 100%ige Tochter der Bundesregierung und arbeitet direkt mit Bundesministerien und Bundesbehörden zusammen. Wir arbeiten nicht für Profit, sondern für die gute Sache: Für ein digitales Deutschland.
Wir entwickeln digitale Produkte, die die Interaktion zwischen Bürger:innen und Verwaltung erleichtern und vertrauensfördernd sind. Dafür bringen wir interdisziplinäre Teams aus Software-Entwicklung, Design und Produktmanagement mit der Bundesverwaltung zusammen.
Wir arbeiten nutzerzentriert und entwickeln iterativ die bestmögliche Lösung. Mit unseren Fellowship-Programmen Tech4Germany und Work4Germany begleiten wir den notwendigen Wandel in Arbeitsweise und Kultur.
Wie sieht die Arbeit beim DigitalService aus? Einen spannenden Einblick findest du in verschiedenen Mitarbeiterinterviews in unserem Blog.