Prozessmapping
Mithilfe dieser Visualisierungsmethode werden Prozesse (z.B. Arbeits- und Informationsprozesse) analysiert und Verbesserungspotentiale identifiziert.
Ziele und Mehrwert der Methode
Prozessmapping kommt zum Einsatz, wenn komplexe Prozesse überprüft und optimiert werden sollen. Durch das Zerlegen dieser Prozesse in einzelne Aktivitäten wird zunächst Klarheit über Abläufe, Schnittstellen und Prozessbeteiligte erzeugt. Die Visualisierung der Prozessschritte im Flussdiagramm schafft Transparenz und vereinfacht somit das Erkennen von Prozesslücken oder Ressourcenverschwendung. Durch seine Übersichtlichkeit kann das Prozessflussdiagramm ein gutes Hilfsmittel zum Erzeugen von Verständnis bestehender Abläufe sein.
Für
Individuen
Referate/Kleingruppen
Übergreifende Arbeitsgruppen
Dauer
Vorbereitung ab 60 min.
Durchführung ab 60 min.
Nachbereitung ab 60 min.
Remote
Präsenz
Materialien
Metaplanwände, Moderationskarten, Stifte, online Whiteboard
Schritt für Schritt Anleitung
-
Der: die Moderator:in fragt das Problemverständnis vorab ab: Was sind Ziel und Kontext des Prozesses? Warum sollen die Abläufe optimiert werden?
-
Basierend darauf wird ein Prozessflussdiagramms erstellt mit Visualisierung einzelner Prozessschritte und Abhängigkeiten.
-
Darauf aufbauend werden die Prozessbeteiligten identifiziert. Hierfür werden Interviews durchgeführt, in denen sie zu ihren Tätigkeiten, Rollen und Problemen im Prozess befragt werden.
-
Auf Grundlage der Interviewergebnisse, wird das Flussdiagramm weiterentwickelt.Problematische Teilprozesse werden in immer kleinere Abschnitte / einzelne Aktivitäten zerlegt.
-
Nach Abschluss der Ist-Analyse können mit Prozessbeteiligten Optimierungsmaßnahmen erarbeitet werden.
Tipps für die Moderation
Bei den Interviews die Details erfragen. Zur Analyse von Prozessschwachstellen lohnt sich neben der Frage „Was machen Sie?” die Frage „Wie machen Sie es?”.
Zur nachhaltigen Prozessoptimierung muss die Gruppe Zuständigkeiten zu den Maßnahmen sowie eine:n Prozessverantwortliche:n, der die Maßnahmenumsetzung koordiniert, benennen.
Den Kolleg:innen sollte vor der Arbeit mit dem Prozessflussdiagramm Zeit gegeben werden, sich mit dem Format vertraut zu machen. Denn die übliche Form für Prozessbeschreibungen in der Verwaltung sind Fließtexte.
Praxistipps und Stolperfallen
- Es gibt spezielle Software-Lösungen wie MS Visio zur Erstellung von digitalen Prozessflussdiagrammen. Zur kollaborativen Arbeit an Flussdiagrammen oder Prozesslandkarten eignen sich virtuelle whiteboards jedoch besonders gut.
- Die Detailtiefe der Prozessanalyse wird auf das Problem ausgerichtet. Wenn nur ein Teilprozess zu Problemen führt, sollte auch nur dieser Teilprozess angeschaut und zerlegt werden.
Das sagen unsere Projektpartner:innen aus den Ministerien
Das Flussdiagramm zeigt kompakt auf, welche Einheit an welcher Stelle verantwortlich ist bzw. zu beteiligen ist. Alle Beteiligten sehen den Gesamtprozess in seiner Komplexität und wo ihre eigene Rolle ist. Durch die Interviews und Workshops entwickeln die Beteiligten Prozessverantwortung.