Agile Arbeitsmethoden in der Unterabteilung etablieren
Unsere Unterabteilung hat durch Umstrukturierungen im Rahmen der Regierungsbildung neue Referate und zahlreiche neue Mitarbeiter:innen sowohl aus dem BMWK selbst als auch aus einem weiteren Ressort gewonnen. Diese Veränderungen waren Anlass, die Zusammenarbeit in der Unterabteilung wie auch in der Abteilung mit frischem Blick zu betrachten, aufzustellen und zu organisieren. Ziel des Fellowships war es daher, die Zusammenarbeit in der gesamten Unterabteilung mithilfe agiler Arbeitsprozesse auf neue Beine zu stellen, sodass sich die Mitarbeiter:innen konstruktiver und effizienter austauschen und referatsübergreifend zusammenarbeiten können.
Ziel unseres Projekts war es, die Zusammenarbeit in der Unterabteilung wie auch in der Abteilung mit frischem Blick zu betrachten, aufzustellen und zu organisieren.
Wir haben die Zusammenarbeit im Referat VIB2 durch Coachings, Teamworkshops und Variationen des etablierten Formats weiterentwickelt. Wir haben die Formen der Zusammenarbeit in zahlreichen weiteren Referaten der Unterabteilung verändert. Für die ganze Abteilung konnten wir erste Änderungen am Format der Abteilungsbesprechungen erreichen sowie agile Aspekte in die Führungskräfteworkshops einbringen.
Abteilung VI „Digital- und Innovationspolitik“
Referat VI B 2 „Datenverfügbarkeit, Digitale Souveränität, SPRIND“
Phasen und Aktivitäten des Projekts
Kurve der empfundenen, individuellen Wirksamkeit
Mai
Ankommen und Planen
- Etablierung von Kontakten: Der Fellow konnte sich teils in gemeinsamen Terminen mit dem Tandempartner, teils in Einzelterminen in Unterabteilung, Abteilung und im Haus vorstellen.
- Coaching: Erste Coaching-Termine mit dem Tandempartner haben stattgefunden.
- Kontakt mit den anderen Tandems: Wir hatten erste Meetings mit den anderen Tandems im BMWK und sind in die Planung des übergreifenden Projekts “Ausstrahlung ins Haus” eingestiegen.
Methoden
- Einzelinterviews, Auswertung der Gespräche (Prozessual-Analyse)
- Bestimmung von Entwicklungsthemen mit den Referaten und Ableitung von Vorhaben durch Priorisierung
Leitfrage Tandempartner:in
Wie bringen wir unsere vier Projekt-Workstreams jeweils zu einem erfolgreichen Ergebnis, ohne uns zu verzetteln?
Leitfrage Fellow
Was ist das eigentliche Thema hinter den ganzen Aussagen?
Auflösung der Frage
- Regelmäßiger Austausch zu im Prozess gewonnenen Erkenntnissen.
- Abgleich mit den ursprünglichen Projektzielen.
- Anpassung der Zwischenziele und Formulierung konkreter nächster Schritte.
Juni- Juli
Erste Spuren hinterlassen
- Nutzerinterviews: Einzelinterviews mit allen Mitarbeiter:innen der einzelnen Referate.
- Teilnehmende Beobachtung: Wo gewünscht, haben wir Besprechungsformate und Arbeitstreffen beobachtet.
- Teamworkshops: Teamworkshops mit Lego Serious Play in den einzelnen Projektteams des Referats.
- Strategieworkshop: Erarbeitung einer mehrjährigen Strategie für ein neues Thema auf Basis einer “Zukunftstalkshow”.
- Weiterentwicklung Referat: Teamtag mit agilen Übungen zur Vorbereitung einer “Charta der Zusammenarbeit”.
- Ausstrahlung ins Haus: Konkretisierung und erste Umsetzungsschritte zu “Random Acts of Kindness” (Kudo-Karten), Pilotreferat und Kommunikation ins Haus.
Methoden
Teilnehmende Beobachtung, LegoSeriousPlay, semantische Analysen, Visionsentwicklung, Ist-Soll-Abgleiche, Methoden mit affektivem Charakter (z.B. Check-in über Emotionen), positive Affirmationen, Geschichten des Gelingens, Mission Statements, Szenariotrichter, Zukunftstalkshow, Nudging, Journaling, Walk’n’Talk
Leitfrage Tandempartner:in
Wie kommen wir aus unseren vielen kreativen Meetings und von unseren guten Ideen in die konkrete Umsetzung?
Leitfrage Fellow
Wie kann die Bearbeitung der identifizierten Themen nutzerzentriert unterstützt werden? Was brauchen die Menschen im System?
Auflösung der Frage
- Strategieentwicklung mit Benennung nächster kleiner Schritte.
- Iteratives Vorgehen, um Veränderungen wahrnehmen und anpassen zu können .
- Prozessorientierte Begleitung individueller sowie organisationaler Entwicklungsvorhaben.
August- September
Konkretisierung und Vertiefung
- Vertiefung der Arbeit mit den anderen Referaten in der (Unter)Abteilung: Durchführung von Workshops, Teambuildingmaßnahmen, Führungskräfteworkshops.
- Kommunikation im Haus: Weitere Umsetzung des Podcast-Formats, Kudo-Karten.
- Ausbildungskonzept: Workshops zur Entwicklung eines BMWK-spezifischen Konzepts für interne Coaches.
- Individuelle Entwicklung begleiten: Einzelcoachings.
Methoden
SpeedDating, Zukunftskonferenz, Schattenarbeit, Schreibkonferenz, Walk’n’Talk, Team-Canvas, Growth-Mindset, positive Sprache, Zuhörübungen, Impacttechniken, Assoziationsketten, Prototyping, ConceptMaps, Problem-Lösungs-Gymnastik
Leitfrage Tandempartner:in
Wie können wir aus der verbleibenden Zeit das Meiste herausholen?
Leitfrage Fellow
Wie kann ich den unterschiedlichen Bedarfen und Anforderungen gut begegnen? Wie gestalte ich die angestoßenen Prozesse mit den Menschen gemeinsam?
Auflösung der Frage
- Regelmäßige Abstimmungen.
- Freiheit in der Umsetzung und Beantwortung der Fragen (z.B. getrennte Bearbeitung von einzelnen Aspekten).
- Go with the flow: Menschen/Referate, die wollen, begleiten und deren Entwicklung fokussieren.
Oktober
Projekte konsolidieren und zukunftsfest machen
- Arbeit im Referat: Abschluss der Charta der Zusammenarbeit.
- Ausstrahlung ins Haus: Start einer BMWK-weiten Workshopreihe zum Agilen Arbeiten in Zusammenarbeit mit dem Nachwuchskreis.
- Führungskräfteworkshop: Zukunftsvisionen identifizieren.
- Coachings: Zahlreiche Coachings zwischen Fellow und Tandempartner.
- Führungskräfte-Symposium: ressortübergreifende Veranstaltung für Staatssekretär:innen, Abteilungs- und Unterabteilungsleitungen.
Methoden
Problem-Lösungs-Gymnastik, Problemstandesamt, Ich-Anteile entdecken, DesignDash, Box’n’Jump, Artefakte entwickeln und besprechen, Dialogische Intelligenz, Schöpferisches Zuhören, Stärkentagebuch, positive Affirmationen, Grenzverletzungen, Bedürfnisperspektive, Spannungsspeicher, Wertearbeit, Gratitude, Verletzlichkeit, Stop-Look-Go, positives Denken, Umgang mit Emergenz
Leitfrage Tandempartner:in
Wie können wir erreichen, dass unsere Impulse und angestoßenen Projekte weiterleben und dauerhaft Spuren hinterlassen?
Leitfrage Fellow
Wie kann ich die begonnenen Prozesse gut beenden und die beteiligten Menschen weiter empowern?
Auflösung der Frage
- Dokumentation der zentralen Vorhaben und ihres aktuellen Standes.
- Shadowing und Teilen von Moderationen.
- Vereinbarungen zur Weiterarbeit schließen.
- Nachhaltigkeit durch Supporter organisieren.