Referatsübergreifende Zusammenarbeit in der Unterabteilung
Die Unterabteilung ZB (ehemals Z-Dig) bündelt verschiedene Zuständigkeiten bezüglich der Modernisierung des Verwaltungshandelns. Unterabteilung ZB soll etwa ausgewählte Prozesse im Ministerium analysieren, optimieren und digitalisieren. Ebenso soll ZB die elektronische Zusammenarbeit im Haus verbessern. Hierfür sollten während des Fellowships die kulturellen und methodischen Voraussetzungen geschaffen werden.
Aufgrund vieler thematischer Überschneidungen arbeitet ZB referatsübergreifend und möchte hierbei vermehrt auf moderne Arbeitsmethoden zurückgreifen. Diesbezüglich sollte das Projektteam zu Multiplikator:innen innerhalb der Unterabteilung und des gesamten Hauses werden.
Gemeinsame Arbeit in der Unterabteilung methodisch erleichtern - hierfür wollen wir einen Beitrag leisten.
Der Fellow hat in unserem Referat ZB 2 spürbar den Teamgeist und die Zusammenarbeit verbessert. Jetzt gilt es, dies in der Unterabteilung zu skalieren. Der gemeinsame Wille und die Weiterentwicklungsbereitschaft sind da. Ein konkreter Termin für einen Workshop steht auch. Jetzt kann es weitergehen!
Zentralabteilung Z
ZB 2 Prozessmanagement, Projektmanagement, -beratung (ehemals Z-Dig 2)
Phasen und Aktivitäten des Projekts
Kurve der empfundenen, individuellen Wirksamkeit
Mai-Juni
Plan- und Startphase
- Kennenlernen im Tandem und Erfahrungsaustausch, Formulierung des gemeinsamen “Wo-wollen-wir-hin?”.
- Planung der Tandem-Aktivitäten im Referat und Ideensammlung für das übergreifende Projekt “Roadmap Agiles Arbeiten” im BMWK.
- Enabling im Referat (Referatsrunde mit Kollaborationsboard, Einführung eines Check-in u.a.).
- Tandemübergreifender Austausch im BMWK.
Methoden
- Zuhören und fragen!
- Brainstorming und Gruppierung auf einem virtuellen Whiteboard
Leitfrage Tandempartner:in
Schaffen wir es, eine Roadmap “Agiles Arbeiten” im BMWK neben unserer eigentlichen Tandem-Aufgabe im Referat anzustoßen?
Leitfrage Fellow
Was für Menschen begegnen mir? Was treibt und was stützt sie?
Auflösung der Frage
Zur Roadmap: Es hängt nicht nur von uns ab! Wir können nur Angebote machen.
Menschen: Kennenlernen, Gespräche führen, Fragen stellen
Juli
Halbzeit
- Intensive Retro und kritische Hinterfragung: Wie weit sind wir bisher gekommen - im Referat/mit der Roadmap?
- Referatsworkshops, u.a. zu Feedback-Methoden und Circle Way.
- Workshops im BMWK zur Arbeit mit Kollaborationswerkzeugen.
Methoden
- Feedback-Methoden
- Circle Way
Leitfrage Tandempartner:in
Worauf wollen wir uns in der verbleibenden Zeit des Fellowships konzentrieren?
Leitfrage Fellow
Worauf wollen wir uns in der verbleibenden Zeit des Fellowships konzentrieren?
Auflösung der Frage
Worauf wollen wir uns konzentrieren? Einerseits: das Referat weiter befähigen, mit agilen Methoden zu arbeiten. Andererseits: zum Thema Roadmap zu dokumentieren, was bisher geleistet wurde.
August
Sommerloch
- Es war ferienbedingt schwierig, im August Aktivitäten im Referat durchzuführen.
- Wir haben trotz Ferienzeit mithilfe von Jerry Workshops im BMWK, u.a. zum Arbeiten mit Kollaborationswerkzeugen, durchgeführt.
Methoden
- Workshops
- Check-in
- Virtuelle Kollaboration
Leitfrage Tandempartner:in
Welchen Fahrplan haben wir für die verbleibenden zwei Monate?
Leitfrage Fellow
Wie können wir die Menschen mitnehmen, weiter agile Methoden in ihren Alltag integrieren zu wollen?
Auflösung der Frage
Fahrplan für die verbleibenden zwei Monate: Akzeptieren, dass ein Fellowship nur eine begrenzte Wirkung entfalten kann. Dass man viel bewegt, auch wenn man es nicht sofort sieht. Und dass es wichtig ist, auch das Erreichte zu würdigen.
Beteiligte zu Wort kommen lassen zeigt, wo sie bereits stehen und dass dies oft viel weiter ist, als man von außen glauben mag.
September - Oktober
Endspurt
- Weitere Referatsworkshops (u.a. zu Retrospektiven), Feedback-Runden im Referat.
- Ergebnissicherung zur Roadmap, Feedback-Gespräche mit anderen Tandems im BMWK .
- Weitere Workshops im BMWK.
Methoden
- Circle Way
- Check-in
- Referatsrunden (remote und in Präsenz) unter Zuhilfenahme von Workshop-Materialien (Flip-Chart, Pinwand, virtuelles Whiteboard)
Leitfrage Tandempartner:in
Was hat das Fellowship gebracht?
Leitfrage Fellow
Was aus dem Fellowship werden die Menschen morgen in ihrem Alltag einsetzen?
Auflösung der Frage
- Ein noch besseres Teamgefühl im Referat, aktiverer Austausch in Referatsrunden.
- Eine Grundidee, welche Themen mit agilem Arbeiten verbunden sind.
- Das Bewusstsein, dass hier ein klares Bekenntnis der Leitung erforderlich ist und entsprechende Ressourcen für die Umsetzung.
- Viele Kolleg:innen im BMWK haben Einblicke in agile Methoden erhalten und geben diese (hoffentlich zumeist positiven) Erfahrungen weiter.
- Eine offene Haltung und ein gegenseitiges Netzwerk.