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Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung

2022

Gestaltung von Informationsabläufen und Datenmanagement

In der Entwicklungszusammenarbeit muss das BMZ an vielen verschiedenen Stellen Daten managen. So liefern Organisationen, die die Maßnahmen durchführen (z.B. GIZ, KfW) und Zuwendungen empfangen (insb. Engagement Global und Kirchen), Daten an das BMZ. Im BMZ werden dann die Daten in die internen Systeme eingespeist, weiterverarbeitet, für verschiedene Zwecke verwendet und insbesondere auch an die OECD gemeldet. Zugleich verändern sich die Anforderungen der OECD und des BMZ an die Daten kontinuierlich. Somit gibt es viele Stakeholder und Schnittstellen, die noch besser aufeinander abgestimmt werden können.
Ziel des Projektes war die Modernisierung von und Prozessoptimierung für die Zulieferung von Daten. Dabei lag der Fokus auf der Organisation und Gestaltung der Kommunikations- und Abstimmungsprozesse (Wer ist eigentlich zuständig? Wer hat bei dem Prozess welche Rolle?), weniger auf technischen Schnittstellen. Ziel war auch, dass der erarbeitete Prozess auf andere Bereiche des Datenmanagements im BMZ angewendet werden kann.

Ziel des Projektes war eine Prozessoptimierung der Datenzulieferung mit Fokus auf der Gestaltung von Kommunikations- und Abstimmungsprozessen.

Durch die Prozessdokumentation in Form eines Prozessflussdiagramms haben wir Klarheit über Stakeholder und Prozessschnittstellen geschaffen. Die Stakeholder entwickelten ein Verantwortungsbewusstsein für ihre Rolle im Prozess. Wir haben gemeinsam Maßnahmen zur Prozessoptimierung erarbeitet.
Das Prozessflussdiagramm in vereinfachter Form wird für Schulungen im BMZ verwendet.

GS Grundsätze, Daten und Wirksamkeit

GS23 Grundsätze Datenmanagement

Foto von Tandem-Partner Gerhard Ressel.

Dr. Gerhard Ressel

Tandempartner
Linkedin

Foto von Fellow Liane Kroop.

Liane Kroop

Fellow
Linkedin

Phasen und Aktivitäten des Projekts

Auf der Grafik sind zwei Graphen abgebildet. Die Graphen stellen die persönlich empfundene Wirksamkeit über die Zeitdauer des Fellowships (sechs Monate) dar. Ein Graph steht für den Fellow, der andere Graph für die Tandem-Partnerin oder den Tandem-Partner.

Kurve der empfundenen, individuellen Wirksamkeit

Mai-Juni

Problemraum erkunden

  • Prozessverständnis erzeugen: Wir haben einen ersten groben Entwurf des Prozessflussdiagramms angefertigt.
  • Stakeholderanalyse: Wir haben am Prozess beteiligte Stakeholder und deren Rollen analysiert.
  • Zieldefinition: Im Tandem haben wir die Projektziele abgestimmt und dokumentiert.
  • Vorbereitung Stakeholderinterviews: Wir haben die Reihenfolge und Fragen der Interviews vorbereitet.

Methoden

  • Prozessmapping (mit digitalem Whiteboard)
  • Interviewleitfaden
  • Kanban Board (zur Aufgabensteuerung im Tandem)

Leitfrage Tandempartner:in

Haben wir das Problem gut genug eingegrenzt – nicht zu klein und nicht zu groß?

Leitfrage Fellow

Welches Problem wollen wir lösen und wen brauchen wir dafür?

Auflösung der Frage

Einfach mal loslegen. Wir haben begonnen, uns dem Problem iterativ zu nähern und dann erste Anpassungen am Vorgehen vorgenommen (Bsp. Interviews statt Kickoff-Workshop).

Juni-Juli

Stakeholder verstehen

  • Stakeholder-Interviews: Wir haben Interviews mit den Prozessbeteiligten geführt.
  • Prozessanalyse: Wir haben bestehende Lücken im Informationsfluss sowie Prozessschwachstellen identifiziert.
  • Rückblick: Wir haben im Referat Feedback zum Entwurf der Prozesslandkarte eingeholt.
  • Workshops im Referat: Wir haben Workshops im Referat zu fachlichen Themen sowie Fragen der Zusammenarbeit geplant und durchgeführt.

Methoden

  • Prozessmapping (mit digitalem Whiteboard, parallel mit im BMZ freigegebener Prozessvisualisierungssoftware)
  • Interviews
  • Rückblick: Feedback zum Prozessflussdiagramm
  • Retrospektive im Referat

Leitfrage Tandempartner:in

Schaffen wir es, die Stakeholder, die an einem positiven Resultat des Projektes interessiert sind, zeitlich gut einzubinden?

Leitfrage Fellow

Wie schaffe ich es, meine eigenen sowie die unterschiedlichen Erwartungen der Kolleg:innen besser zu managen?

Auflösung der Frage

Verschiebung und Priorisierung von Stakeholder-Interviews waren notwendig. Wir fokussieren uns auf das, was wir umsetzen und verändern können.

August-September

Iterative Weiterentwicklung des Prozessflussdiagramms

  • Auswertung der Interviews: Die Bedürfnisse der Stakeholder wurden identifiziert.
  • Prozessmapping: Das Prozessflussdiagramm wurde auf Basis der Bedürfnisse der Stakeholder iterativ weiterentwickelt.
  • Referatsworkshop: Ein Follow-up zum ersten Referatsworkshop wurde geplant und durchgeführt.

Methoden

  • Prozessmapping (mit Prozessvisualisierungssoftware)
  • Review: Feedback zum Prozessflussdiagramm
  • Kanban Board: Ausweitung über Kernprojekt hinaus, Pilotierung im Referat
  • Golden Circle: Was ist der Purpose unseres Referats?

Leitfrage Tandempartner:in

Gelingt es uns, Kolleg:innen im Referat und im BMZ, die nicht am Kernprojekt beteiligt sind, für agile Methoden zu gewinnen?

Leitfrage Fellow

Wie kann ich verdeutlichen, dass in abteilungsübergreifenden Workshops bessere Ergebnisse entstehen als in bilateralen Gesprächen?

Auflösung der Frage

Workshops! Wir haben die Möglichkeit im Referatsworkshop genutzt und agile Formate ausprobiert. Zudem haben wir die Planung eines Mittagsgesprächs im BMZ begonnen. Im Kernprojekt haben wir einen Abschlussworkshop mit den Stakeholdern terminiert.

Oktober

Gemeinsam erarbeitete Prozessoptimierung

  • Erste direkte Nutzung (Inkrement): Wir haben ein vereinfachtes Prozessflussdiagramm in einer BMZ-internen Schulung angewendet.
  • Workshop im Stakeholderkreis: Wir haben einen Workshop zur Erzeugung eines gemeinsamen Ownerships sowie zur Abstimmung von weiteren Prozessoptimierungen durchgeführt.
  • Prozessmapping: Wir haben das Prozessflussdiagramm entsprechend der Workshop-Erkenntnisse mit den Stakeholdern angepasst.

Methoden

  • Prozessmapping (Visualisierungssoftware + virtuelles Whiteboard für Workshops)
  • Im Workshop: niederschwelliger Check-in für Einführung des virtuellen Whiteboards, Timeboxing, Themen- und Spannungsspeicher, Dot-Voting zur Priorisierung

Leitfrage Tandempartner:in

Wie schaffen wir es, das Prozessmapping nach dem Weggang der Fellow aktuell zu halten?

Leitfrage Fellow

Mit welchem Endprodukt unseres Projektes können die Kolleg:innen im BMZ nachhaltig arbeiten?

Auflösung der Frage

Wir haben die Einarbeitung in die freigegebene Prozessvisualisierungssoftware zur weiteren Nutzung des Prozessflussdiagramms im Referat angestoßen. Anpassungen des Diagramms sind innerhalb des nächsten Jahres absehbar aufgrund der Modernisierung der BMZ-internen Datenbanksysteme.