Fit for IT
Die Digitalisierung, auch des Gesundheitswesens, hat durch die Pandemie einen deutlichen Schub erhalten. Beispielsweise wurden mit der Corona-Warn-App und mit SORMAS zwei IT-Projekte angestoßen bzw. umgesetzt, die sowohl für die Bürger:innen als auch für die Mitarbeiter:innen in den Gesundheitsämtern von großer Relevanz sind. Ziel des Bundesministeriums für Gesundheit ist es, die Gesundheitsversorgung der Bürgerinnen und Bürger nicht zuletzt durch die Digitalisierung zu verbessern, indem diese einen konkreten Mehrwert bieten. Dennoch zeigen diese beiden Projekte exemplarisch, dass die Komplexität und Kompliziertheit von IT-Systemen deutlich gestiegen ist und auch auf Seiten der Auftraggeber:innen moderne, zielgerichtete und adäquate technische und organisatorische Strukturen erfordern. Ziel des Projektes „Fit for IT“ war es, die Eignung vorhandener IT-Planungs- und Steuerungsstrukturen zu evaluieren und im Sinne eines zu definierenden Zielbildes zu transformieren.
Abteilung 5 (Digitalisierung und Innovation)
Referat 512 (Cybersicherheit und Interoperabilität)
Figen Kalender
Fellow
Thomas Süptitz
Tandem-Partner
Phasen und Aktivitäten des Projekts
Kurve der empfundenen, individuellen Wirksamkeit
Mai
Willkommen im Team
- Erwartungsmanagement und gemeinsame Definition der Ziele
- Beschreibung der Herausforderung im Referat und auch referatsübergreifend.
Leitfrage Tandempartner:in
- Was wollen wir ( wie) erreichen? Welche einzelnen Aufgaben haben wir vor uns?
Leitfrage Fellow
- Welche Erwartungen hat mein Tandempartner an mich als Fellow? Was ist realistisch umsetzbar?
Auflösung der Frage
- Gemeinsame Ziele für die Zeit des Fellowships formuliert
Juni - August
Ein bisschen Studieren, aber vor allem Probieren
Zusammenarbeit organisieren &Lernmodule:
- Durchführung von Learning Nuggets in Zusammenarbeit mit der Z-Abteilung: Agiles Arbeiten; Design Thinking; Virtuelle Zusammenarbeit; Retrospektive; Kanban Methode; Feedbackmethoden
Kommunikation / Feedback mit Dienstleistern:
- Erwartungsmanagement mit Dienstleistern: Action Plan bis Ende des Jahres erarbeiten Team-Austausch in regelmäßiger “Espressorunde”
Retrospektive, Kanban & Impulse für BMG:
- Erste Referats-Retrospektive, Kanban Schulung und Einführung des Tools im Referat Angebot der agilen Sprechstunde im BMG
Leitfrage Tandempartner:in
Zusammenarbeit organisieren &Lernmodule:
- Wie/Was sind die Erwartungen und die Bedürfnisse der Kolleg:innen im Referat?
Kommunikation / Feedback mit Dienstleistern:
- Wie können wir die Steuerung „unserer“ Dienstleister verbessern und professionalisieren?
-
Retrospektive, Kanban & Impulse für BMG:
- Was sind die Erfahrungen/Eindrücke der Kolleg:innen im Referat?
Leitfrage Fellow
Zusammenarbeit organisieren &Lernmodule:
Wie können wir die Zusammenarbeit organisieren? Was können wir schnell & nachhaltig umsetzen?
Kommunikation / Feedback mit Dienstleistern:
Wie können wir die Arbeit mit Externen effizienter gestalten?
Retrospektive, Kanban & Impulse für BMG:
Wie kann agiles Arbeiten nach W4G beibehalten werden?
Auflösung der Frage
Zusammenarbeit organisieren &Lernmodule:
Austauschformate aufsetzten, Bedarfe planen, Toollandschaft prüfen und Anträge stellen
Kommunikation / Feedback mit Dienstleistern:
Lösungsansätze für Herausforderungen, die in Aktivitäten/Offene Fragen angesprochen werden
Retrospektive, Kanban & Impulse für BMG:
Vereinbarung von Verantwortlichen für Tools & Retros; ressortweite Vorstellung
September
Zukunftsmusik
Abteilungsklausur:
- Anwendung des Wirkungsmodell für Beitrag zum Koalitionsvertrag
- Mini Stakeholder Management Einführung
Referatsklausur:
- Strategie-Workshop: Wo wollen wir hin? Onsite Termin; Workshop gemeinsam mit Referatsteam gestaltet; Folgetermin geplant und terminiert für November
Leitfrage Tandempartner:in
Abteilungsklausur:
Welchen Beitrag kann ein Wirkungsmodell auf die regulatorischen Kernaufgaben leisten?
Referatsklausur:
Was sind unsere zukünftigen Aufgaben und worauf wollen wir uns konzentrieren (und worauf nicht)?
Leitfrage Fellow
Abteilungsklausur: Wie geht Nutzer: innenzentriertes Arbeiten in der Verwaltung?
Referatsklausur: Was wollen wir in Zukunft machen und wie können wir Methoden nachhaltig verankern?
Auflösung der Frage
Abteilungsklausur:
Vorbereitung für Abteilungsklausur auf Grundlage von Wirkungsmodell
Referatsklausur:
Roadmap mit relevanten Themen für Referat erstellt. Folgetermine für Detailarbeit
Oktober
Verfestigen im Galopp
Was wollen wir noch etablieren?:
- Feedback einholen und umsetzen;
- Workshops: Effiziente Meetings gestalten; Dienstleistersteuerung; Referats-Team führt erfolgreich Retros eigenständig durch.
- Kanban wird in Weekly genutzt
Wrap Up:
- Befähigung und Vermittlung der Inhalte des Fellowships abgeschlossen
- Abschlusspräsentation der
- Ergebnisse mit AL und UAL
- In Kontakt bleiben, und Future Connect Calls
aufsetzen.
Leitfrage Tandempartner:in
Was wollen wir noch etablieren?:
- Wie verstetigen wir unsere Ergebnisse?
Wrap Up:
- Wie können wir uns stetig verbessern und weiter im BMG lernen?
Leitfrage Fellow
Was wollen wir noch etablieren?:
- Endspurt: Wie kann man die die letzten geplanten / gewünschten Inhalte aufbereiten ohne zu überfrachten?
Wrap Up:
- Was präsentieren wir? Was ebnet den Weg für weitere Agile Projekte?
Auflösung der Frage
Was wollen wir noch etablieren?:
- Mini Workshops durchführen, viel direkt an aktueller Fragestellung umsetzen.
Wrap Up:
- Unsere Reise aufbereiten, präsentieren und weiter planen.