Teamkompetenzen
New Work und Veränderungsmanagement im BMDV
Innerhalb des BMDV ist das Referat Z 31 u. a. zuständig für die Themen New Work sowie Change- und Projektmanagement. Das Fellowship hatte das Ziel, Verwaltungsmodernisierung im BMDV auf den drei Wirkungsebenen Referat Z 31, Abteilung Z und im Haus anzustoßen und über das Fellowship hinaus zu verstetigen. Insbesondere durch die Vermittlung von geeigneten Prozess- und Methodenkompetenzen, der Konzeption und Umsetzungsbegleitung von geeigneter Infrastruktur und der Förderung von referatsübergreifender Zusammenarbeit in der Z. Außerdem sollten Wissens- und Veränderungsimpulse für alle Beschäftigten des Hauses realisiert werden. Während des Fellowships sollte ein konkreter Ergebnisbeitrag und ein Beitrag zum stetigen Kulturwandel in der Z und darüber hinaus geleistet werden.
Das Fellowship hatte das Ziel, Verwaltungsmodernisierung im BMDV auf den drei Wirkungsebenen Referat Z 31, Abteilung Z und im Haus anzustoßen und über das Fellowship hinaus zu verstetigen.
Wir haben relevante Instrumente für die Verwaltungsmodernisierung im Haus bis zur Umsetzungsreife entwickelt (bspw. Innovation Lab, Working Spaces, BMDV-Forum). Darüber hinaus haben wir die referatsübergreifende Zusammenarbeit auf Führungs- und operativer Ebene anhand von sechs priorisierten Projekten initiiert und verstetigt. Wir haben kollaborative, digitale Zusammenarbeit in hybriden Teams hinsichtlich Infrastruktur und Prozessen im Referat pilotiert.
Zentralabteilung Z
Z 31 „New Work, Changemanagement, Projektmanagement“
J. Linkenbach
Tandempartner:In
Phasen und Aktivitäten des Projekts
Kurve der empfundenen, individuellen Wirksamkeit
Mai
Wahrnehmen und Verstehen
- Handlungsfeld schärfen.
- Kontext & Bedarfe der Stakeholder verstehen.
- Erste Ideen & Ansätze entwickeln und Resonanz einholen.
Methoden
- Stakeholder-Interviews
- Workshops
Leitfrage Tandempartner:in
Woher bekommen wir ein konkretes Projekt, das wir im Tandem begleiten können?
Leitfrage Fellow
So viele Möglichkeiten - welche Ansätze und Bedarfe sollten wir weiter verfolgen, welche nicht?
Auflösung der Frage
Regelmäßige Überprüfung anhand unseres Projektrahmens („Welches Thema liefert einen Beitrag zu unserem gesteckten Fellowship-Rahmen?”) und Abstimmung mit den Führungsebenen.
Juni - Juli
Bälle in die Luft werfen
- Kurz-Konzepte entwickelt (Ausgangslage, Zielsetzung & mögliches Ergebnis, Vorgehen).
- Abstimmung / Iteration mit Entscheidungsträgern.
- Definition von Kernaktivitäten im Führungskreis der Abteilung („Prio-Projekte zur Verwaltungsmodernisierung”).
- Set-up Projektsteuerung.
- Optimierung ALZ-Runde.
Methoden
- Entscheider-Interviews & Mandate für die weitere Umsetzung.
- Projektsteuerung: Definition Rollen (Projekt-Sponsoren, Reporter, operatives Projektteam), Entwicklung Projekt-Steckbriefe, Reporting-Routine.
- Ergebnisorientierte Moderation.
Leitfrage Tandempartner:in
Wie stellen wir sicher, dass wir - dank vieler weiterer Fellow-Aufgaben außerhalb des ursprünglich gesteckten Wirkungskreises - unser eigentliches Projektziel schaffen?
Leitfrage Fellow
Wie priorisieren wir die unterschiedlichen Aufgabenpakete & wie schaffen wir Geschwindigkeit?
Auflösung der Frage
Ehrliche & vertrauensvolle Tandem-Gespräche und gemeinsames Re-Fokussieren.
Juli - September
Lösungen entwickeln & begleiten
- Veränderungs-Infrastruktur: Entwicklung Umsetzungskonzepte (Was? Wer? Wann?).
- Prio-Projekte (referatsübergreifende Zusammenarbeit): Begleitung der operativen Arbeit (= schnelles vorläufiges Ergebnis erzielen).
- Impuls-Reihe auf- & umsetzen.
Methoden
- Strukturierte Arbeits-Meetings & Nachhalten / Aufbereitung der Etappen-Ergebnisse.
- Kollaborative Entwicklung der Impuls-Reihe (Google Docs, Miro).
Leitfrage Tandempartner:in
Wie gewährleisten wir den weiteren Fortschritt bei den aktuellen Themen?
Leitfrage Fellow
Wie lassen sich Nutzerorientierung einerseits und Ergebnisorientierung andererseits im operativen Tun der Projekt-Teams etablieren?
Auflösung der Frage
Bewusstes „Zurücklassen” von Ansätzen / Projekten, um andere Projekte schneller entwickeln zu können.
September - Oktober
Verstetigung anstoßen
- Veränderungsinfrastruktur „ausschreibungsreif” bekommen (inhaltlich, Prozesse im Haus).
- Prio-Projekte weiter steuern & die Ziellinie im Blick behalten.
Methoden
- Konzeptionelle Arbeit & Abstimmung mit Entscheidungsträgern
Leitfrage Tandempartner:in
Warum müssen Ausschreibungsprozesse so langwierig und ressourcen zehrend sein?
Leitfrage Fellow
Genau gleich: Warum müssen Ausschreibungsprozesse so langwierig und ressourcen zehrend sein?
Auflösung der Frage
Anders wäre besser - aber das ist die Verwaltung.