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Bundesministerium für Digitales und Verkehr

2022

Teamkompetenzen

New Work und Veränderungsmanagement im BMDV

Innerhalb des BMDV ist das Referat Z 31 u. a. zuständig für die Themen New Work sowie Change- und Projektmanagement. Das Fellowship hatte das Ziel, Verwaltungsmodernisierung im BMDV auf den drei Wirkungsebenen Referat Z 31, Abteilung Z und im Haus anzustoßen und über das Fellowship hinaus zu verstetigen. Insbesondere durch die Vermittlung von geeigneten Prozess- und Methodenkompetenzen, der Konzeption und Umsetzungsbegleitung von geeigneter Infrastruktur und der Förderung von referatsübergreifender Zusammenarbeit in der Z. Außerdem sollten Wissens- und Veränderungsimpulse für alle Beschäftigten des Hauses realisiert werden. Während des Fellowships sollte ein konkreter Ergebnisbeitrag und ein Beitrag zum stetigen Kulturwandel in der Z und darüber hinaus geleistet werden.

Das Fellowship hatte das Ziel, Verwaltungsmodernisierung im BMDV auf den drei Wirkungsebenen Referat Z 31, Abteilung Z und im Haus anzustoßen und über das Fellowship hinaus zu verstetigen.

Wir haben relevante Instrumente für die Verwaltungsmodernisierung im Haus bis zur Umsetzungsreife entwickelt (bspw. Innovation Lab, Working Spaces, BMDV-Forum). Darüber hinaus haben wir die referatsübergreifende Zusammenarbeit auf Führungs- und operativer Ebene anhand von sechs priorisierten Projekten initiiert und verstetigt. Wir haben kollaborative, digitale Zusammenarbeit in hybriden Teams hinsichtlich Infrastruktur und Prozessen im Referat pilotiert.

Zentralabteilung Z

Z 31 „New Work, Changemanagement, Projektmanagement“

Profilfoto Jan Eike Linkenbach

Jan Eike Linkenbach

Tandempartner:In

Profilfoto Sebastian Siebert

Sebastian Siebert

Fellow
Linkedin

Phasen und Aktivitäten des Projekts

Auf der Grafik sind zwei Graphen abgebildet. Die Graphen stellen die persönlich empfundene Wirksamkeit über die Zeitdauer des Fellowships (sechs Monate) dar. Ein Graph steht für den Fellow, der andere Graph für die Tandem-Partnerin oder den Tandem-Partner.

Kurve der empfundenen, individuellen Wirksamkeit

Mai

Wahrnehmen und Verstehen

  • Handlungsfeld schärfen.
  • Kontext & Bedarfe der Stakeholder verstehen.
  • Erste Ideen & Ansätze entwickeln und Resonanz einholen.

Methoden

  • Stakeholder-Interviews
  • Workshops

Leitfrage Tandempartner:in

Woher bekommen wir ein konkretes Projekt, das wir im Tandem begleiten können?

Leitfrage Fellow

So viele Möglichkeiten - welche Ansätze und Bedarfe sollten wir weiter verfolgen, welche nicht?

Auflösung der Frage

Regelmäßige Überprüfung anhand unseres Projektrahmens („Welches Thema liefert einen Beitrag zu unserem gesteckten Fellowship-Rahmen?”) und Abstimmung mit den Führungsebenen.

Juni - Juli

Bälle in die Luft werfen

  • Kurz-Konzepte entwickelt (Ausgangslage, Zielsetzung & mögliches Ergebnis, Vorgehen).
  • Abstimmung / Iteration mit Entscheidungsträgern.
  • Definition von Kernaktivitäten im Führungskreis der Abteilung („Prio-Projekte zur Verwaltungsmodernisierung”).
  • Set-up Projektsteuerung.
  • Optimierung ALZ-Runde.

Methoden

  • Entscheider-Interviews & Mandate für die weitere Umsetzung.
  • Projektsteuerung: Definition Rollen (Projekt-Sponsoren, Reporter, operatives Projektteam), Entwicklung Projekt-Steckbriefe, Reporting-Routine.
  • Ergebnisorientierte Moderation.

Leitfrage Tandempartner:in

Wie stellen wir sicher, dass wir - dank vieler weiterer Fellow-Aufgaben außerhalb des ursprünglich gesteckten Wirkungskreises - unser eigentliches Projektziel schaffen?

Leitfrage Fellow

Wie priorisieren wir die unterschiedlichen Aufgabenpakete & wie schaffen wir Geschwindigkeit?

Auflösung der Frage

Ehrliche & vertrauensvolle Tandem-Gespräche und gemeinsames Re-Fokussieren.

Juli - September

Lösungen entwickeln & begleiten

  • Veränderungs-Infrastruktur: Entwicklung Umsetzungskonzepte (Was? Wer? Wann?).
  • Prio-Projekte (referatsübergreifende Zusammenarbeit): Begleitung der operativen Arbeit (= schnelles vorläufiges Ergebnis erzielen).
  • Impuls-Reihe auf- & umsetzen.

Methoden

  • Strukturierte Arbeits-Meetings & Nachhalten / Aufbereitung der Etappen-Ergebnisse.
  • Kollaborative Entwicklung der Impuls-Reihe (Google Docs, Miro).

Leitfrage Tandempartner:in

Wie gewährleisten wir den weiteren Fortschritt bei den aktuellen Themen?

Leitfrage Fellow

Wie lassen sich Nutzerorientierung einerseits und Ergebnisorientierung andererseits im operativen Tun der Projekt-Teams etablieren?

Auflösung der Frage

Bewusstes „Zurücklassen” von Ansätzen / Projekten, um andere Projekte schneller entwickeln zu können.

September - Oktober

Verstetigung anstoßen

  • Veränderungsinfrastruktur „ausschreibungsreif” bekommen (inhaltlich, Prozesse im Haus).
  • Prio-Projekte weiter steuern & die Ziellinie im Blick behalten.

Methoden

  • Konzeptionelle Arbeit & Abstimmung mit Entscheidungsträgern

Leitfrage Tandempartner:in

Warum müssen Ausschreibungsprozesse so langwierig und ressourcen zehrend sein?

Leitfrage Fellow

Genau gleich: Warum müssen Ausschreibungsprozesse so langwierig und ressourcen zehrend sein?

Auflösung der Frage

Anders wäre besser - aber das ist die Verwaltung.