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Deutsch
2021

Mitarbeiter:innen-Motivation stärken – für ein starkes „Wir“

Ziel war, mit Unterstützung eines Fellows Instrumente zu entwickeln, um die Mitarbeitermotivation und -zufriedenheit im BKAmt zu stärken. Dabei sollte eine Vielzahl von Anreizen und Hebeln ergebnisoffen beleuchtet werden, z.B. Feedbackkultur, Begleitung von Veränderungsprozessen, Rotation, Aus- und Weiterbildung, Kompetenzaufbau, Mitarbeiterinitiativen usw. Auch sollten durch das Projekt über die Dauer des Fellowships hinaus neue Arbeits-Anreize geschaffen, das Wir-Gefühl gestärkt, neue Formen von Wertschätzung aufgezeigt sowie abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und Synergien geschaffen und genutzt werden.

Zentralabteilung Z, Abteilung 6 (Politische Planung, Innovation und Digitalpolitik, Strategische IT-Steuerung)

Referat 111 (Personalangelegenheiten des Bundeskanzleramtes), Referat 621 (Grundsatzfragen der Digitalpolitik)

Foto von Fellow Jennifer Rohde

Jennifer Rohde
Fellow

Foto von Tandempartnerin Claudia Straub

Claudia Straub
Tandem-Partnerin

Foto von Tandempartnerin Laura Niersbach

Laura Niersbach
Tandem-Partnerin

Phasen und Aktivitäten des Projekts

Kurve der empfundenen, individuellen Wirksamkeit

Mai

Matching

  • BKAmt & Fellow Gemeinsames Kennenlernen mit Tandempartnerinnen, Referatsleitung und Abteilungsleiterinnen, Vorstellung des Fellow im Haus durch hausübergreifende Kommunikation, Vorstellung bei Interessenvertretungen

Leitfrage Tandempartner:in

  • Wie viel Ressourcen haben wir jeweils für das Projekt? Wie breit sollen wir jetzt schon ins Haus kommunizieren?

Leitfrage Fellow

  • Wie vernetze ich mich bestmöglich mit allen Projektpartnerinnen und den engagierten Beschäftigten im Haus?

Auflösung der Frage

  • Terminierung gemeinsamer Kick-off Tag, möglichst viele Kommunikationskanäle nutzen

Juni - Juli

Bestandsaufnahme & Ideengenerierung

Projekt aufsetzen

  • Durchführung von Kick-off Tag im Team inkl. Definition von Werten und Arbeitsgrundsätzen
  • Einführung von Tools
  • Definition von Rollen
  • Zuständigkeiten und Projektzielen
  • Aufsetzen der Projektsteuerung
  • Planung von Regelterminen
  • Vorstellung bei Hausleitung

Durchführung von Interviews & Workshops

  • Konzipierung von Interviewleitfaden
  • Erarbeitung von interaktiven virtuellen Workshop-Konzepten
  • Workshop-Einladung an alle Beschäftigten
  • dezidierte Ansprache von verschiedenen Laufbahn- und Statusgruppen

Erarbeitung von Personas

  • Erarbeitung von Zielgruppen und deren Bedürfnissen
  • Validierung und Weiterentwicklung der Personas mit weiteren Projektbeteiligten (z.B. Interessenvertretungen) durch Workshops und Interviews

Leitfrage Tandempartner:in

Projekt aufsetzen

  • Was sind unsere Projektziele? Welche Projektmanagement-Methoden sind sinnvoll? Welche Tools können wir nutzen?

Durchführung von Interviews & Workshops

  • Wie erreichen wir alle Beschäftigten – laufbahn- und statusübergreifend, wie die Führungskräfte? Wie gestalten wir die Workshops interaktiv?

Erarbeitung von Personas

  • Welche verschiedenen Zielgruppen gibt es im Haus? Sind Personas für das Projekt sinnvoll?

Leitfrage Fellow

Projekt aufsetzen

  • Welche Erwartungen weckt das Projekt im Haus? Wie setze ich neben den Inhalten einen methodischen Fokus?

Durchführung von Interviews & Workshops

  • Wie reagieren die Beschäftigten auf die neuen Formate? Können wir Neugier und Interesse wecken?

Erarbeitung von Personas

  • Wie verankern wir Mitarbeiterorientierung und mitarbeiterzentrierte Vorgehensweisen im weiteren Vorgehen?

Auflösung der Frage

Projekt aufsetzen

  • Offene Kommunikation,iteratives Vorgehen, Projektergebnis kann bewusst
    offen bleiben, Vereinbarung regelmäßiger Retrospektiven, Start Agile Sprechstunde

Durchführung von Interviews & Workshops

  • Angebot von verschiedenen Formaten an mehreren Terminen, vertrauensvolle Atmosphäre in Interviews & Workshops

Erarbeitung von Personas

  • Iterativer Prozess, um den bedarfsgerechten Detailgrad der Persona Beschreibungen festzulegen (Lernprozess)

August - September

Analyse

Zusammenfassung von Erkenntnissen & Handlungsempfehlungen

  • Sammlung von allen Ideen und Erkenntnissen, Aufbereitung an großen Stellwänden, iterative Kategorisierung und Priorisierung, Abgrenzung von Erkenntnissen und konkreten Ideen für die Erstellung von Maßnahmen und Handlungsempfehlungen

Ableitung von Maßnahmen

  • Erarbeiten von konkreten Maßnahmen und Instrumenten, Bewertung von Maßnahmen an Hand von Wirkung und Umsetzungsaufwand Zwischenpräsentation dieser Ergebnisse bei der Hausleitung

Leitfrage Tandempartner:in

Zusammenfassung von Erkenntnissen & Handlungsempfehlungen

  • Wie können wir den Austausch mit +150 Beschäftigten gut zusammenfassen?

Ableitung von Maßnahmen

  • Wie bewerten wir Maßnahmen? Gibt es gute Maßnahmen für alle Zielgruppen?

Leitfrage Fellow

Zusammenfassung von Erkenntnissen & Handlungsempfehlungen

  • Inhaltliche Handlungsfelder und systemische Wirklogiken können im Veränderungsprozess nicht getrennt betrachtet werden. Wie stellen wir das dar?

Ableitung von Maßnahmen

  • Wie wecke ich Interesse und Verständnis für die Notwendigkeit, Dynamiken und Steuerung von Veränderungsprozessen?

Auflösung der Frage

Zusammenfassung von Erkenntnissen & Handlungsempfehlungen

  • Erarbeitung eines „Frameworks“ (Steuerrad), Visualisierung der inhaltlichen und systemischen Dimension

Ableitung von Maßnahmen

  • Einführung Aufwand-Wirkungs-Matrix, Abgrenzung Pilot-, mittel- und langfristiger Maßnahmen

Oktober

Pilotierung & Verankerung

Pilotierung erster Maßnahmen, Vernetzung Projekt-Interessierter im Haus

  • Durchführung weiterer Workshops für die Konkretisierung von Pilotmaßnahmen, Pilotierung in Zusammenarbeit mit verschiedenen Referaten, insb. mit Führungskräften (z.B. Retrospektiven, Weiterbildungsformate, Einführungsveranstaltung, Kulturwandel Workshop, ada-fellowship)

Erarbeitung Abschlussbericht & Kommunikation ins Haus

  • Niederschreiben der Projektergebnisse in Abschlussbericht, Austausch mit Interessenvertretungen, Kommunikation ins Haus

Leitfrage Tandempartner:in

Pilotierung erster Maßnahmen, Vernetzung Projekt-Interessierter im Haus

  • Wie können wir weitere Beschäftigte bei der Pilotierung erreichen? Welche?

Erarbeitung Abschlussbericht & Kommunikation ins Haus

  • Wie erreichen unsere Projektergebnisse eine ggf. neue Hausleitung und wie das gesamte Haus? Bekommen wir alles rechtzeitig fertig?

Leitfrage Fellow

Pilotierung erster Maßnahmen, Vernetzung Projekt-Interessierter im Haus

  • Welche Maßnahmen und Initiativen können wir pilotieren, die über das Fellowship hinaus fortbestehen?

Erarbeitung Abschlussbericht & Kommunikation ins Haus

  • Wie adressieren wir alle Zielgruppen im Haus? Wie machen wir die Veränderungen sichtbar und verankern sie?

Auflösung der Frage

Pilotierung erster Maßnahmen, Vernetzung Projekt-Interessierter im Haus

  • Niedrigschwellige Angebote schaffen (z.B. Learning Nuggets, Mittagessen-Roulette, Retrospektiven)

Erarbeitung Abschlussbericht & Kommunikation ins Haus

  • Unkonventionelles Abschlussformat (Poster) in Abgrenzung zu weiteren Berichten