Caroline begleitet Teams dabei, auf iterative und nutzerzentrierte Weise Projekte und Produkte umzusetzen. Mit ihrem Hintergrund in Verlagswesen und Design Thinking erzählt sie bei einer Tasse Kaffee mit unserem Communications Team, was sie an der Produktwelt reizt und warum sie in den Bereich „Zugang zum Recht“ gewechselt ist.

Was wolltest Du eigentlich als Kind werden?

Ich glaube, ich wollte Feuerwehrfrau werden. Ob es die Uniform war, Brände zu löschen, das große Auto oder die Sirene – was mich daran besonders gereizt hat, weiß ich nicht mehr genau.

Und was hast Du studiert?

Ich habe im Bachelor Amerikanistik, Anglistik und Internationale Literaturwissenschaft in Tübingen belegt. Dann bin ich nach Berlin gegangen, wollte ins Verlagswesen und habe dort Angewandte Literaturwissenschaft im Master absolviert – mit einem Schwerpunkt auf Literaturvermarktung und Kommunikation. Danach folgte ein Aufbaustudium in Design Thinking am Hasso-Plattner-Institut, das sich stark auf Innovation konzentrierte.

Woher kanntest Du das Hasso-Plattner-Institut?

Das Hasso-Plattner-Institut war in meinem Umfeld schon bekannt, vor allem unter Studierenden. Der Design-Thinking-Studiengang aber war super neu und man musste durch ein relativ aufwendiges Auswahlverfahren, um angenommen zu werden.

Eigentlich wollte ich weiterhin ins Verlagswesen und hatte mir zum Ziel gesetzt, zum Suhrkamp Verlag zu gehen. Mich hat immer eher die Literaturvermittlung interessiert. Zu der Zeit hatten viele Verlage große Sorgen, dass E-Book-Reader das gedruckte Buch verdrängen würden. Ich fand dagegen diese Entwicklung spannend und wollte die neuen Möglichkeiten aktiv mitgestalten.

Über eine Station im Produktteam von Sony, wo ich an der Entwicklung des E-Readers mitgearbeitet habe, bin ich schließlich in die Webredaktion des Suhrkamp Verlags gewechselt. Dort habe ich zahlreiche digitale Kanäle mit aufgebaut.

Später kam Instagram – was ich als großes Potenzial für den Verlag gesehen habe. Es gab Widerstände von der Geschäftsführung, die den Mehrwert für den Bücherverkauf nicht gesehen haben. Das war der Moment, an dem ich gemerkt habe: Das ist zu sehr fokussiert auf die Risiken und nicht die Chancen der Digitalisierung.

Hm, die Verlage waren wahrscheinlich nicht die Einzigen, die damals eher Bedenken hatten.

Ich wollte Teil dieser transformierenden Welt sein. Nach einem Job in einer Agentur für die digitale Transformation von Medienhäusern war ich dann noch einmal knapp fünf Jahre als Programmleiterin für Design-Thinking-Projekte beim Hasso-Plattner-Institut tätig.

2022 bist Du zum DigitalService gekommen. Was war Deine erste Aufgabe?

Beim DigitalService war ich zunächst im Fellowship-Team von Tech4Germany als Transformation Managerin. Damit war ich eine der ersten Personen mit dieser Rolle beim DigitalService. Gemeinsam haben wir ausprobiert, ob es sinnvoll ist, Transformationsarbeit in einer eigenen Rolle bzw. Disziplin zu bündeln – und wir sind zu dem Schluss gekommen: Ja, das ist eine sehr gute Idee!

Was macht für Dich die Arbeit als Transformation Managerin beim DigitalService aus?

Als wir diese Disziplin definiert haben, war zunächst noch nicht klar, ob Transformation Manager:innen tatsächlich eine übersetzende Rolle einnehmen würden. In den vergangenen zwei Jahren hat sich das jedoch eindeutig bestätigt. In Software-Entwicklungsprojekten arbeiten wir iterativ, agil und erkenntnisgetrieben. Gleichzeitig sind unsere Arbeitsweisen zyklisch und interdisziplinär.

Diesen Ansatz wollen wir zunehmend auch in die Verwaltung tragen. Dafür braucht es viel Übersetzungsleistung, um Verständnis und Akzeptanz zu schaffen. Eine zentrale Rolle spielt dabei auch das Stakeholder-Management: Wenn man mit den richtigen Menschen über die relevanten Themen spricht, wird deutlich, welche Arbeitsweise wir verfolgen und warum.

Wenn man als Transformation Managerin nicht gut übersetzt, entstehen schnell Missverständnisse. Wir sprechen über dasselbe Thema und verwenden die gleichen Begriffe, haben dabei aber unterschiedliche Bilder im Kopf. Diese Unterschiede zu erkennen und die Bilder zusammenzuführen, sehe ich als eine zentrale Aufgabe von Transformationsarbeit.

Das ist sehr interessant, denn wenn ich erklären soll, was wir im Communications Team machen, spreche ich auch oft von Übersetzung.

Ja, Transformation ist auch ganz viel Kommunikationsarbeit. Ich kann dabei viel aus meinem Literaturstudium einbringen, etwa aus der Sprachtheorie. Ein Wort besteht immer aus dem Begriff selbst und dem Bild, das man damit verbindet. Nehmen wir etwa das Wort „Button“: Jede Person hat eine andere Funktion dieses Buttons im Kopf. Wenn diese Vorstellungen nicht übereinstimmen, entstehen Probleme. Und genau diese gilt es aufzulösen.

Was ist Deine aktuelle Rolle?

Ich empfand es schon als immer spannend, in die Produktwelt einzutauchen, und bin inzwischen in den Bereich „Zugang zum Recht“ gewechselt, konkret zum Projekt Digitale Rechtsantragstelle. Ich bin nun nicht mehr nur als Transformation Managerin tätig, sondern bin auch Project Lead.

Wie hat sich Dein konkreter Aufgabenbereich verändert, seitdem Du Project Lead bist?

Seit 2024 ist meine Arbeit deutlich strategischer geworden. Ich kommuniziere eng mit unseren Projektpartner:innen, um beispielsweise die übergeordnete Strategie abzustimmen oder sie gemeinsam mit ihnen zu erarbeiten.

Hinzu kommen klassische Aufgaben der Projektleitung beim DigitalService, etwa Budgetverantwortung, Controlling und regulatorische Themen.

Woran arbeitet Ihr aktuell?

In unserem Projekt digitalisieren wir Prozesse an Amtsgerichten. Dabei liegt unser Fokus auf rechtsuchenden Personen als auch auf den Mitarbeitenden in den Gerichten, die die Anträge bearbeiten. Aktuell besteht unser Team aus 18 Personen. Wir haben inzwischen vier Services beziehungsweise Anträge digitalisiert und dadurch einen großen Erfahrungsschatz aufgebaut.

Der erste Antrag, den wir digitalisiert haben, war der Antrag auf Beratungshilfe. Dafür haben wir uns bewusst viel Zeit genommen und einen intensiven Lernprozess durchlaufen. Darauf aufbauend haben wir inzwischen ein achtstufiges Vorgehensmodell entwickelt, das wir bei jeder weiteren Antragsdigitalisierung anwenden. Dieses Modell orientiert sich stark an den Prinzipien von Design Thinking.

Was war eine besondere Herausforderung aus Deiner Sicht?

Eine der größten Herausforderungen zu Beginn war die Zusammenarbeit mit sehr unterschiedlichen Akteuren auf Bundes- und Länderebene. Neben den Projektpartnern waren auch Partnerländer und Pilotgerichte beteiligt – alle mit eigenen Perspektiven, Rollen und Anforderungen. Um diese Vielfalt sinnvoll zu organisieren, brauchte es ein neues Partizipationsmodell – die „Zwiebel der Zusammenarbeit“.

Das Modell hilft dabei, klarzumachen, wer zu welchem Zeitpunkt wie eng eingebunden ist. Es hat uns sehr geholfen, Erwartungen zu klären, Informationsbedarfe sichtbar zu machen und die Zusammenarbeit insgesamt strukturierter zu gestalten. Mittlerweile sind es eher technische Themen, was der Historie der organisch gewachsenen Verwaltungsarchitektur geschuldet ist.

Wie erfolgt die Zusammenarbeit mit den Pilotgerichten?

Die enge Zusammenarbeit mit den Pilotgerichten ist ein zentraler Bestandteil unseres Projekts. Uns war von Anfang an wichtig, dabei möglichst transparent vorzugehen. Deshalb haben wir eine öffentlich zugängliche Webseite geschaffen, auf der alle relevanten Informationen gebündelt sind für alle, die sich für das Thema interessieren.

Parallel dazu haben wir die Länder aktiv gefragt, wer sich beteiligen möchte. Aktuell arbeiten wir mit elf Partnerländern und 24 Pilotgerichten zusammen, die wir regelmäßig vor Ort besuchen. Mindestens einmal im Monat sind wir direkt an einem Gericht – zuletzt etwa am Amtsgericht Hamburg zum Thema Nachlass – und testen dort gemeinsam unsere Lösungen.

Du bist ja schon länger dabei: Für welche Arbeit steht der DigitalService aus Deiner Sicht?

Wenn man an den DigitalService denkt, fallen einem schnell Begriffe wie iterativ, agil und datengetrieben ein. Diese Prinzipien sind tief in der DNA des DigitalService verankert und prägen unsere Projekte und Produkte ganz wesentlich. Sie sind zu echten Kernelementen unserer Arbeitsweise geworden.

Ein Wert beim DigitalService, der sich auf jeden Fall auf unser Projekt überträgt, ist „Open by Default“. Wir verstehen uns als offenes Projekt: Wenn ein weiteres Bundesland mit uns arbeiten möchte, stehen wir dem offen gegenüber. Unsere Informationen sind öffentlich zugänglich, unser Code ist offen – Transparenz ist für uns kein Zusatz, sondern ein Grundprinzip.

Was hast Du noch gelernt bzw. was kannst Du weitergeben?

Diese Frage finde ich gar nicht so leicht zu beantworten, weil ich die ganze Zeit etwas Neues lerne. Als Transformation Managerin begleite ich andere Menschen in Veränderungsprozessen. Gleichzeitig arbeite ich in einem Unternehmen, das in kurzer Zeit von rund 50 auf etwa 200 Mitarbeitende gewachsen ist. Dadurch bin ich selbst Teil eines fortlaufenden Transformationsprozesses und lerne dabei auch für mich viel. Was ich aber wiederum weitergeben kann.

Gibt es einen Ratschlag für Leute, die hier arbeiten wollen? Was wäre wichtig zu wissen?

Ein ehemaliger Kollege gab mir mal den Rat: zuhören, um zu verstehen und nicht unbedingt, um zu antworten. Und ich finde, das drückt gut aus, was wir im Transformationsbereich machen.

Oft gibt es den Impuls, vom Problem möglichst schnell in die Lösung zu springen. Fast wie eine Übersprungshandlung nach dem Motto: „Gefahr erkannt, Problem gebannt.“ Man will schnell raus aus diesem Problemraum, weil er sich unangenehm anfühlt. Aber gerade hier liegt der Schlüssel: sich Zeit zu nehmen, wirklich zuzuhören, das Problem in seiner Tiefe zu verstehen und nicht vorschnell zu reagieren.

Was macht denn für Dich eine gute Unternehmenskultur aus?

Viele Kolleg:innen sagen, dass sie in ihrem Leben sinnstiftend arbeiten möchten und sich deswegen den DigitalService ausgesucht haben. Für mich ist genau das ein zentraler Bestandteil unserer Unternehmenskultur: Wir sind intrinsisch motiviert und haben hier einen Rahmen gefunden, in dem wir diesen Sinn tatsächlich umsetzen können. Das ist auch für mich der größte Antrieb.

Gerade in unsicheren Zeiten denke ich: Wenn ich mit meiner Arbeit einen kleinen Beitrag dazu leisten kann, den Rechtsstaat durch gut gemachte Digitalisierung zu stärken, dann mache ich das sehr gern. Meine fachliche Expertise – also das, was ich wirklich kann, nicht nur meine Arbeitskraft – kann ich hier optimal einbringen.

Und ich glaube, ich war noch nie in einem Arbeitsverhältnis mit so vielen sympathischen, netten, schlauen, klugen und witzigen Leuten zusammen.

Gibt es etwas, worauf Du besonders stolz bist?

Ich bin auf die ganze Teamarbeit stolz. Ich würde bei keiner Sache sagen, das habe ich jetzt hier ganz allein gemacht, sondern für mich ist es immer das Team. Vielleicht ist genau das der Kern dessen, worauf ich stolz bin.

Kommen wir noch mal zu einem anderen Thema: Was hast Du noch für Träume?

In Bezug auf die Arbeit würde ich gern einmal sagen können: Ich habe Menschen zu ihrem Recht verholfen. Dass Menschen, die diesen Schritt vielleicht sonst nicht gegangen wären, zu ihrem Recht gekommen sind – oder zumindest verstanden haben, welches Recht sie haben. Gleichzeitig wünsche ich mir, dass wir die Arbeit von Mitarbeitenden der Justiz erleichtern: durch gut ausgefüllte Anträge, weniger Rückfragen und reibungslosere Abläufe. Das fände ich toll und in Ansätzen sehen wir das tatsächlich auch schon. Projekte wie das Justizportal und die digitale Rechtsantragstelle tragen auf jeden Fall dazu bei.

Privat habe ich ebenfalls viele Träume. Ich mache gerade eine Ausbildung zur Yogalehrerin, nur für mich selbst, um meine eigene Praxis zu vertiefen. Und ich habe mit Triathlon angefangen. Dieses Jahr war ich beim Berlin Triathlon: Du schwimmst einmal um die Insel der Jugend, fährst mit dem Fahrrad durch den Treptower Park und läufst durch den Plänterwald. Das ist ein schöner Triathlon, den fast jeder mitmachen kann.

Dann lese ich viel und gehe gern in die Schaubühne. Neulich war ich in dem fantastischen Stück „Changes“. Zurzeit lese ich noch mal „Stiller” von Max Frisch.
Und wenn ich mir etwas wünschen dürfte: mehr Stunden am Tag. Gerade in der Rushhour des Lebens mit zwei Kindern und Beruf möchte man dieses prall gefüllte Leben möglichst intensiv erleben. Dafür hätte ich gern diesen Zeitumkehrer von Hermine Granger. Da kann man mehrere Tage parallel erleben. Das fände ich total schön.