Interview Compliance Managerin Julie

Seit Juni 2021 ist Julie Compliance Managerin beim DigitalService und möchte das Team befähigen und darin unterstützen sich compliant – regelkonform – zu verhalten. Wichtig ist ihr, dazu beizutragen, dass sich eine Unternehmenskultur entwickelt, in der dies selbstverständlich für alle ist. Ihre berufliche Reise begann bei T-Systems MMS und ging von der Versicherungsbranche in die Bundesverwaltung und nun in ein „Start-up im Staat“ – den DigitalService. Wenn sie nicht arbeitet, ist sie auf der Suche nach einem neuen Segelabenteuer.

Der DigitalService entwickelt digitale Lösungen für und mit der Bundesverwaltung. Was hat Dich gereizt, an Bord zu gehen?

Mitzuwirken an etwas Großem und dazu beizutragen, die Digitalisierung in der Verwaltung voranzutreiben. Das war mir bereits in meiner vorherigen Tätigkeit im Bundesministerium des Innern und für Heimat (BMI) eine Herzensangelegenheit, für die ich mich eingesetzt habe. Und nun kann ich dies in einer jungen Start-up-Atmosphäre tun. Die Stellenanzeige mit dem Satz „du liebst es, die Ärmel hochzukrempeln und Dinge anzupacken“ hat mich gecatcht. Und nun kann ich hier viel mitbewegen. Letztendlich haben die sechseinhalb Jahre wertvoller Erfahrungen in der Bundesverwaltung den Grundstein dafür gelegt.

Was nimmst Du aus dieser Zeit mit?

Extrem viel Wissen und ein extrem breites Netzwerk. Wissen, wie die Verwaltung im Inneren funktioniert, was für Strukturen bestehen und wie man diese zum Positiven verändern könnte. Und auch, dass Beamt:innen in der öffentlichen Verwaltung eine ganz andere Sprache sprechen: juristisch geprägt. Da muss man ebenso reinwachsen wie in die Regeln, Strukturen und Hierarchien. Wen darf und wen muss man Cc setzen? Das sind vermeintliche Kleinigkeiten, die aber teilweise von hoher Bedeutung sind.

Wie unterscheiden sich diese Erfahrungen mit der Unternehmenskultur beim DigitalService?

Von der Kultur her sind wir ein Start-up. Das reizt mich sehr und das finde ich sehr spannend: Beim DigitalService habe ich die Möglichkeit etwas mit aufzubauen. Die Hierarchien sind flach. Ich kann hier Richtlinien alleine erstellen, da wird extrem viel Vertrauen entgegengebracht. Hier schauen vielleicht noch 2-3 Leute drauf, im öffentlichen Dienst sind das bis zu 20. Das genieße ich total! Auch, wenn wir als Organisation eine 100%ige Tochter des Bundes sind. Ich kenne viele der Richtlinien. Ich weiß, wie es funktioniert. Es ist ein kreativer Spagat zwischen öffentlichem Dienst, Gemeinwohlorientierung und Start-up. Das ist eine fantastische Herausforderung alles so zusammenzubringen, dass alle zufrieden sind und sich damit auch wohlfühlen.

Seit Juni 2021 bist Du beim DigitalService. Wie siehst Du Deine Rolle als Compliance Managerin?

Compliance heißt ja regelkonformes Verhalten. Als Compliance Managerin hat man natürlich überall seine Augen und Ohren und möchte, dass alles in der Organisation glatt und gerade läuft – nach außen wie nach innen. Natürlich gibt es extrem viele Regeln, Richtlinien und Gesetze. Hier möchte ich alle dafür sensibilisieren: Was kann man machen? Was ist im Rahmen? Was ist angemessen? Ich sag immer: Sobald man ein schlechtes Bauchgefühl hat, kann es nicht richtig sein. Im Zweifelsfall immer an mich wenden, dann schauen wir es uns gemeinsam an.

Bist Du als Compliance Managerin auch mit anderen Organisationen im Austausch?

Bei der Erstellung der Compliance-Richtlinie letztes Jahr habe ich den Bundesrechnungshof und die anderen Beteiligungen des Bundes, beispielsweise die Autobahn GmbH und die KfW, sowie die PD, die Partnerschaft Deutschland GmbH, kontaktiert: Wie macht ihr das? Was gibt die Gesetzeslage her? Zu Compliance gehören neben Korruptionsprävention zum Beispiel auch die Themen Datenschutz und Menschenrechte. Compliance ist ein extrem weites Feld, daher ist es sehr gut, sich hier mit anderen Expert:innen zu verzahnen und auszutauschen.

Was ist Dein Anspruch?

Ich will es schaffen, dass klare Regeln für alle da sind, aber die Mitarbeiter:innen diese nicht als starres Konstrukt erleben. Sie sollen wissen: Das ist gelebte Praxis und es gibt Regeln, an die wir uns alle halten. Diese können als Leitplanken verstanden werden, die allen helfen, eindeutige und richtige Entscheidungen zu treffen. Wir wollen beim DigitalService ja auch eine Kultur der flachen Hierarchien. Die meisten können selbst sehr gut einschätzen, was Recht und Unrecht ist. Um das noch besser einschätzen zu können, werden die Mitarbeiter:innen auch von mir unterstützt. Sei es mit externen E-Learnings oder internen Schulungen. Wenn es Fragen gibt, wünsche ich mir, dass das Team weiß: Okay, ich hab hier jemanden, den ich immer ansprechen kann, wenn ich ein ungutes oder komisches Gefühl habe.

Wie definiert Ihr in der Organisation was Regeln sind? Und welche Bedeutung haben sie?

Teilweise gesetzliche Bestimmungen, teilweise interne Regelungen und Absprachen, die wir treffen. Im Bereich Compliance muss sich die Geschäftsführung wohlfühlen und das dann auch vorleben. Auch wenn unsere Hierarchien flach sind, wird natürlich schon geschaut: Was machen die da oben? Da heißt es mit gutem Vorbild vorangehen und die Regeln, die man sich selbst auferlegt, auch wirklich befolgen, top-down und bottum-up. Das passiert gleichzeitig und hat Wechselwirkungen.

Welche internen Austauschformate gibt es beim DigitalService und wie nutzt Du diese?

Beim Onboarding-Prozess waren diese für mich sehr hilfreich. Das hat mir den Einstieg sehr erleichtert, wenn man – wie ich – aus anderen Strukturen kommt. Ich finde die Formate extrem gut gemacht. Unser All-Hands-Meeting ist immer wöchentlich für 15 Minuten. Hier stellen wir in der großen Runde Neuigkeiten vor, die für alle interessant sind. Beim Weekly Update werden neueste Entwicklungen in unseren Projekten vorgestellt. Das ist für mich besonders spannend, da ich nicht so in die Projektarbeit eingebunden bin. Hier kann ich links und rechts schauen und sehen, was die anderen so machen.

Und für Deine eigene Arbeit?

Zu Beginn meiner Tätigkeit hat mich vor allem viel die Frage beschäftigt, wie ich Leute für Compliance begeistern kann. Mittlerweile habe ich ein eigenes Austauschformat: das Compliance Coffee Date, welches einmal im Quartal stattfindet. Dort gebe ich Einblicke in interessante und aktuelle Compliance-Fälle, um das Team zu sensibilisieren, teile generelle Updates und beantworte alle möglichen Fragen, die aufkommen. Wichtig ist mir, dass die ganze Thematik auch Spaß macht.

Wie erlebst Du die Organisation?

Wir leben keine überstürzte Hektik, sondern haben eine richtig gute Geschwindigkeit, wo man viel wegwuppt und trotzdem die Menschen nicht verliert, sondern mitnimmt.

Wofür steht der DigitalService in deinen Augen?

Nutzerzentrierung, auf Bedürfnisse eingehen, Empathie und Feingefühl. Wie ticken Nutzer:innen und wofür wird eine Lösung gebraucht? Auf jeden Fall Integrität, Ehrlichkeit… Dann ist auch der Teamgeist bei uns stark ausgeprägt. Wir machen viel zusammen und gehen partnerschaftlich miteinander um. Hand in Hand. Vertrauen. Und Zielorientierung: Wir wollen hier etwas schaffen, etwas Gutes tun für die Gesellschaft und alle Bürger:innen.

Worauf warst Du bei deiner Arbeit beim DigitalService besonders stolz?

Als ich meine erste Richtlinie zur Beschaffung intern veröffentlicht und vorgestellt habe. Es war beispielsweise herausfordernd, herauszufinden welche Wertgrenzen wir nehmen, wann welche Regelungen greifen. Ich wollte den Aufwand intern so minimal wie möglich gestalten – im Rahmen des Möglichen. Mir war wichtig, das Thema Beschaffung in einer für alle verständlichen, einfachen und nicht juristischen Sprache zu vermitteln.

Ohne was geht es nicht?

Ohne Wissen. Und ohne Netzwerk.

Wenn der DigitalService ein Tier wäre, welches wäre es und warum?

Ich hätte jetzt zunächst mal über ein blaues Tier nachgedacht… Wir sind kein Elefant im Porzellanladen. Wir haben schon viel Feingefühl, Samtpfoten… Wir haben eine starke eigene Kultur, daher sind wir auch kein Chamäleon. Vielleicht am ehesten eine Giraffe, die Weitblick hat und sich besonnen in ihrem Umfeld bewegt…

Wann siehst Du rot?

Ich mag es nicht, wenn zugesicherte Verabredungen oder Absprachen nicht eingehalten werden. Dies widerspricht aber der bei uns gelebten Kultur und ist dementsprechend bei uns nicht der Fall.

Wem würdest Du eine Bewerbung beim DigitalService empfehlen?

Leute, die etwas Gutes tun und einen Mehrwert für die Gesellschaft schaffen möchten. Intrinsisch motivierte Menschen, die die Verwaltung kennenlernen wollen. Agile Charaktere, die Lust am Lernen haben und schnell im lösungsorientierten Denken sind. Mit Spaß an der Umsetzung. Engagierte Leute, die keine Berührungsängste haben… Personen mit eigenen Ideen zur Gestaltung neuer Lösungen.

Bucket List: Welchen Traum möchtest Du Dir noch erfüllen?

Ich möchte auf jeden Fall einmal um die Welt segeln. Und einen Teil dieses Traums erfülle ich mir Ende dieses Jahres. Ich nehme mir eine Auszeit und werde von den Kanarischen Inseln in die Karibik segeln und von dort mit dem Rucksack durch Südamerika bis in die Antarktis reisen.