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Aufgabenboard (Kanban)

Transparenz über Aufgaben und deren Priorisierung mithilfe einer visuellen Darstellung herstellen.

Ziele und Mehrwert der Methode

Auf einem Aufgabenboard werden alle Aufgaben dargestellt, die für Einzelpersonen, eine Kleingruppe oder im Rahmen eines Projekts zu erledigen sind. Gemeinsam mit allen Verantwortlichen, insbes. der Führungskräfte, werden zunächst die Aufgaben in klarer Abfolge priorisiert. Danach wählen die (Projekt-) Mitarbeiter:innen aus, wie viele Aufgaben in der nächsten Arbeitsphase (z. B. 2 bis 4 Wochen) erledigt werden können. Nach der Arbeitsphase werden die Aufgaben neu gesammelt, priorisiert und die nächste Arbeitsphase geplant. Dadurch wird ein gemeinsamer Fokus und eine realistische Erwartungshaltung geschaffen.

Für

Referate/Kleingruppen

Übergreifende Arbeitsgruppen

Individuen

Dauer

Vorbereitung 30 min.

Durchführung 30-90 min.

Nachbereitung - min.

Ort

Präsenz

Remote

Materialien

(Online) Whiteboard oder beklebbare Wand, Klebezettel, Stifte

Schritt für Schritt Anleitung

  1. Vier Spalten anlegen mit den Titeln „Aufgabensammlung”, „Diese Phase zu tun”, „In Arbeit” und „Erledigt”.

  2. Gemeinsam alle Aufgaben in der Spalte „Aufgabensammlung” sammeln – pro Aufgabe ein Klebezettel schreiben.

  3. Die Aufgaben priorisieren, indem die wichtigsten Aufgaben von oben nach unten in der Spalte sortiert werden.

  4. (Projekt-)Mitarbeiter:innen ziehen Aufgaben für die nächste Arbeitsphase in die „Diese Phase zu tun”-Spalte.

  5. Durch die „In Arbeit” und „Erledigt”-Spalten wird während der Arbeitsphase ein Überblick ermöglicht.

  6. Nach der Arbeitsphase: Wiederholung ab 1.

Tipps für die Moderation

Oft werden Aufgaben zu groß formuliert – wenn die Aufgabe mehr als drei Arbeitsschritte umfasst, sind es mehrere Aufgaben.

Die Trennung zwischen Verantwortlichen und Mitarbeiter:innen muss nicht dogmatisch sein – ein offener Dialog hilft immer.

Farb- und Umfangkodierung der Aufgaben ermöglichen eine schnellere Orientierung.

Praxistipps und Stolperfallen

  • „Puffer” für ad-hoc-Anfragen und Regeltätigkeiten einplanen – Mitarbeiter:innen sollten nicht die gesamte Arbeitszeit verplanen.
  • Übung macht Meister:innen – auch wenn es am Anfang ungewohnt erscheint, werden Schätzungen und Klarheit mit jeder Arbeitsphase besser.

Das sagen unsere Projektpartner:innen aus den Ministerien


Mehr Fragen?

Bei weiteren Fragen stehen wir unter info@work4germany.org zur Verfügung.