Die moderne Referatsrunde
Gemeinsam werden die Bedürfnisse aller Teilnehmer:innen erarbeitet und geeignete Strukturen für eine Referatsrunde geschaffen.
Ziele und Mehrwert der Methode
Die klassische Referatsrunde führt oft zu einer Serie steifer, eigentlich bilateraler Gespräche zwischen einzelnen Teammitglieder:innen und Leitung mit lauter unbeteiligten Zuhörer:innen. Mit modernen Methoden verbessern sich Arbeitsklima, Effektivität und Zeiteffizienz.
Für
Referate/Kleingruppen
Dauer
Vorbereitung 30 - 60 min.
Durchführung 30 min.
Nachbereitung 15 min.
Präsenz
Remote
Materialien
Flipchart, oder online Whiteboard
Schritt für Schritt Anleitung
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Einführung in die Referatsrunde mit einem kurzen Impulsvortrag zu Check-ins und deren Mehrwert.
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Durch beispielsweise eine kurze Retrospektive, gilt es eine Ist-Aufnahme der aktuellen Situation im Referat durchzuführen. Folgende Leitfragen können hilfreich sein:
Was hat in den letzten Wochen in der Zusammenarbeit gut geklappt?
Was hat weniger gut geklappt?
Was wollen wir ändern? -
Bis zur nächsten Referatsrunde werden Vorschläge entwickelt, wie man die Zusammenarbeit verbessern könnte. Diese findet entweder individuell oder in Kleingruppen statt.
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In der nächsten Referatsrunde werden alle Vorschläge geteilt und diskutiert (siehe Grafik). Gemeinsam wird eine Entscheidung getroffen, welcher Vorschlag ausprobiert werden soll.
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Das Referat pilotiert diese Vorschläge. Gemeinsam einigt man sich auf einen Zeitraum für die Pilotierung.
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Am Ende der Pilotierung wird der Vorschlag im Referat bewertet und entweder fortgeführt, angepasst oder ersetzt.
Tipps für die Moderation
Es macht Sinn, stufenweise vorzugehen und mit der Einführung von Check-ins zu beginnen. Check-ins nehmen wenig Zeit in Anspruch und verändern die Teamdynamik.
Wichtig bei der Ist-Aufnahme ist „Masse statt Klasse”, alle Beiträge werden ohne Wertung gesammelt. Dadurch ergeben sich Schwerpunkte.
Das Team einigt sich auf einen Zeitraum für die Pilotierung, beispielsweise 4 Wochen. Wichtig dabei ist, dass ausreichend Zeit für die Bewertung und die Ableitung von Optimierungsmaßnahmen danach eingeplant wird.
Praxistipps und Stolperfallen
- Die Veränderung der Referatsrunde ist ein Prozess und nicht mit einem Durchlauf abgeschlossen. Ein behutsamer Einstieg in Form der Check-ins hat sich bewährt, um mit kleinen Veränderungen zu beginnen.
- Als Gedankenanstoß eignen sich kurze Impulsvorträge oder die Präsentation von alternativen Herangehensweisen, z.B. Feedbackregeln, Vorstellung eines Kanban-Boards und eine Übersicht zu unterschiedlichen Moderationsrollen.
- Es ist nicht unüblich, dass Vorschläge oder Neues zunächst abgelehnt werden. Wichtig ist es, dem Team Zeit sowie Raum für Experimente und Entwicklung zu geben. Nach einigen Wochen werden die Vorschläge vom Team ggf. wieder aufgegriffen und weiterentwickelt, so dass sie zu den Bedürfnissen des Teams passen.
Das sagen unsere Projektpartner:innen aus den Ministerien
Unsere Runde beginnt beim Check-in mit gemeinsamem Lachen. Inhaltlich ist sie viel fokussierter, weil nur abgefragt wird, was für alle relevant ist. Dafür war es wichtig, dass ich als Leiter die Moderatorenrolle abgebe. Trotz freiwilliger Teilnahme sind wir nicht weniger geworden - und als Team enger zusammengewachsen.