KOALA
Meetings strukturiert, partizipativ und verbindlich gestalten.
Ziele und Mehrwert der Methode
Die Methode eignet sich für eine strukturierte Vorbereitung, eine partizipative Durchführung und eine transparente Nachbereitung von Referatsrunden und Besprechungen. Mit KOALA erhalten diese einen roten Faden, wodurch die Teilnehmer:innen orientiert sind und die Effizienz gesteigert wird. Die Unterteilung in fünf Meeting-Phasen bringt Ergebnisse und Erfahrungen sowohl auf fachlicher (WAS) als auch auf prozessualer (WIE) Ebene hervor.
Für
Individuen
Referate/Kleingruppen
Übergreifende Arbeitsgruppen
Dauer
Vorbereitung 10-30 min.
Durchführung 60 min.
Nachbereitung 10-30 min.
Remote
Präsenz
Materialien
Post-its, Stifte, online Whiteboard
Schritt für Schritt Anleitung
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Kontakt
Der:die Moderator:in schafft eine angenehme Gesprächsatmosphäre durch z.B. ein Check-in.
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Orientierung
Der:die Moderator:in thematisiert den Gesprächsanlass/ Ziel des Meetings.
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Arbeit
Die Gruppe arbeitet am Thema.
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Lösung
Gemeinsam Lösungsansätze werden durch das Team formuliert. Nächste Schritte und Verantwortlichkeiten werden durch das Team festgelegt.
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Ausstieg
Der:die Moderator:in fasst Erarbeitetes nochmal zusammen und schließt das Meeting ab, z.B. durch einen Check-out.
Tipps für die Moderation
Go with the flow Es ist wichtig, als Moderator:in und Gruppe neben der Struktur Raum für Überraschungen zu lassen.
Motivation durch Rotation Sowohl die Moderation als auch andere Rollen (z.B. Check-in Verantwortliche:r) sollten im Team für jedes neue Meeting rotiert werden.
Auf jedes Meeting anwendbar Jede der fünf KOALA Phasen verfolgt unterschiedliche Teilziele und ist im Idealfall unabhängig von der Meetingdauer vertreten.
Praxistipps und Stolperfallen
- Der:die Moderator:in sollte die Zeiteinteilung im Blick haben: Sowohl Extrazeit für Vor-und Nachbereitung einplanen als auch ein gutes Zeitmanagement beim Check-in und Check-out.
- Der:die Moderator:in sollte nächste Schritte am Ende des Meetings festhalten und nachhalten.
Das sagen unsere Projektpartner:innen aus den Ministerien
Durch die KOALA-Methode wurde unsere Teambesprechung strukturiert und verbindliche To-Dos wurden festgehalten. Die Check-In-Frage wurden am Anfang eher kritisch gesehen. Mittlerweile freuen sich alle richtig darauf.