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Bundesministerium des Innern und für Heimat

2022

Agiles Projektmanagement in der Dienstekonsolidierung

Die Dienstekonsolidierung Bund ist das größte Digitalisierungsprojekt in der Bundesverwaltung und bündelt diverse Digitalisierungsgroßprojekte für die gesamte Bundesverwaltung, z.B. die Einführung der E-Akte, der Bundescloud, eines zentralen Personalbewirtschaftungssystems (PVS) oder die Etablierung eines übergreifenden, digitalisierten Gesetzgebungsprozesses unter Einbezug der Verfassungsorgane (E-Gesetzgebung).
Ziel des Projektes war der Kompetenzaufbau und Wissenstransfer über agiles Projektmanagement in der Verwaltung. Aus vielen Einzelerfahrungen im agilen Projektmanagement in der Dienstekonsolidierung, u.a. der Maßnahme E-Gesetzgebung, sollten Erfahrungen und Best Practices systematisch erfasst werden. Mit diesen Erkenntnissen sollte ein interaktiver Leitfaden über agiles Projektmanagement in der Bundesverwaltung entwickelt werden.

Wir bündeln Erfahrungen des Großprojektes Dienstekonsolidierung Bund in der Entwicklung und Steuerung agiler IT-Projekte und entwickeln daraus einen praxisnahen, interaktiven Leitfaden für agile Projekte in der Bundesverwaltung insgesamt.

Das konkret für jedermann nutzbare Produkt unseres Projektes ist die Erstellung eines interaktiven Praxisleitfadens bei Initialisierung und Durchführung agiler Softwareprojekte in der Bundesverwaltung. Mit dem Format eines “Flipbook” verbindet der interaktive Leitfaden , audiovisuelle Formate mit kurzen, bündigen Textbausteinen. Dabei führt der Leitfaden über alle Stadien des Projektmanagement - von der Initialisierung und Entscheidung über die Projektmanagementmethode, über die iterative, nutzerorientierte Entwicklung bis zur Abnahme des Produktes.

Digitale Gesellschaft; Informationstechnik (DG)
Programmmanagement (DGII4)
Maßnahmen Enterprise Resource Management und Elektronische Verwaltungsarbeit (DGII6)

Philipp Holtermann

Tandempartner:in

Dr. Alena Freigang

Tandempartner:in

Galina Pentzlin

Fellow
Linkedin

Phasen und Aktivitäten des Projekts

Auf der Grafik sind zwei Graphen abgebildet. Die Graphen stellen die persönlich empfundene Wirksamkeit über die Zeitdauer des Fellowships (sechs Monate) dar. Ein Graph steht für den Fellow, der andere Graph für die Tandem-Partnerin oder den Tandem-Partner.

Kurve der empfundenen, individuellen Wirksamkeit

Mai - Juni

Einarbeitung

  • Interviews: Wir haben Interviews mit fünf Projektleitern:innen und externen Dienstleistern geführt.
  • Identifizierung von Best Practices agil arbeitender Projekte in der Dienstekonsolidierung.
  • Seitens Tandempartner:innen: Wissensvermittlung über die Arbeitsweise agiler Projekte in der Dienstekonsolidierung und der Bundesverwaltung allgemein.
  • Mitgestaltung der ersten Referatsklausur.

Methoden

  • Interviews
  • Team Canvas
  • Recherche nach interaktiven Formaten für das Endprodukt (Flipbook)

Leitfrage Tandempartner:in

Wie kann man die heterogene, verzweigte Struktur der IT der Bundesverwaltung einer Person ohne Verwaltungserfahrung möglichst fundiert und schnell in der kurzen Zeit vermitteln?

Leitfrage Fellow

Welche agilen Arbeitsweisen gibt es an den Schnittstellen von externen Dienstleistern (Scrum Entwicklung) und der Projektleitung im BMI?

Auflösung der Frage

Stetige Rücksprache und Durchführung diverser Expert:innen-Interviews.
Recherchen und Austausch mit anderen Projekten in der DK.

Juli - September

Zielschärfung

  • Suche nach einem geeigneten, interaktiven Format zur Vermittlung der Erkenntnisse aus der Phase der Identifizierung von Best Practices.
  • Erstellung erster Prototypen.
  • Durchführung von Nutzerinterviews zur Produktidee (Maßnahmenverantwortliche der Dienstekonsolidierung).
  • Entscheidung über Kernprodukt: Flipbook agiles Projektmanagement.

Methoden

Anhand von den definierten Kriterien (modern, interaktiv, leicht verständlich) haben wir das Flipbook als Format und Methode ausgewählt.

Leitfrage Tandempartner:in

Wie können wir unsere Kompetenzen so bündeln, dass ein stimmiges, eingängiges und leicht nutzbares Produkt in kurzer Zeit entsteht?

Leitfrage Fellow

Wie kann ich die komplexen Inhalte in einem digitalen Format verständlich, interaktiv und auch humorvoll vermitteln - nach dem Motto: “Freude an der Arbeit lässt das Werk trefflich geraten”?

Auflösung der Frage

Brainstorming und gemeinsame Entscheidung zur Fokussierung auf das Zielprodukt Flipbook.

September - Oktober

Schlusssprint

  • Erstellung einer ersten Version des Flipbook.
  • Ergänzung verwaltungsspezifischer Inhalte und von Best Practices aus den Maßnahmen der Dienstekonsolidierung.
  • Qualitätssicherung.

Methoden

  • Iterationsschleifen bei der Erstellung des Flipbooks
  • Gemeinsame Reviews jede Woche
  • Erstes Nutzerfeedback einholen

Leitfrage Tandempartner:in

Wie stellen wir ein stimmiges Endprodukt sicher?

Leitfrage Fellow

Wie stelle ich sicher, dass die agilen Arbeitsweisen nicht durch die verwaltungsspezifischen Best Practices verzerrt werden und trotzdem für die Verwaltung nutzbar bleiben?

Auflösung der Frage

Regelmäßige Rücksprachen, QS und Feedbackloops.