Digitaler Campus
Ziel der Arbeit im Fellowship war es, das prototypisch entwickelte Plattformkonzept in die Phase der produktiven Implementierung zu überführen, d. h. Hochschulen und andere für die Student-Journey internationaler Studierender relevanten Akteure für die Beteiligung zu gewinnen, potenzielle Trägerstrukturen auszuloten sowie das internationale Profil zu stärken. Neue Impulse und innovative Arbeitsmethoden sollten dabei helfen, die notwendigen Strategien und Priorisierungen für die Steuerung dieses Digitalisierungsprojektes zu entwickeln und umzusetzen. Zudem sollten der fachliche Austausch sowie das Stakeholdermanagement entsprechend optimiert werden, um damit frühzeitig die notwendigen Weichen für einen erfolgreichen iterativen Prozess der Projektimplementierung bis 2024 zu stellen.
Etablierung gemeinsamer Kommunikationsformate zwischen dem DAAD und BMBF, die die Stakeholder des Projektes zusammenbringen. Ziel: Transparent zu machen, was der Digitale Campus braucht, um als Produkt erfolgreich zu sein.
Erfolge innerhalb des Projektes:
- Präsenzworkshop BMBF-DAAD
- Einbindung des BMBF in ein regelmäßiges Update-Format (Jour Fixe) des DAAD
Übergreifende Ergebnisse & Transfer ins Haus
- Wöchentliches Impulsformat zu New Work / Agiles Arbeiten im BMBF: Digitaler Morgenkaffee
- Wöchentliches Inhouse-Beratungsformat: New Work Sprechstunde
Nach Projektende noch in Planung befindlich
- Erweiterter Stakeholder-Workshop
- Aufsetzen weiterer Kommunikationsformate
Abteilung 4: Hochschul- und Wissenschaftssystem; Bildungsfinanzierung
Referat 413: Europäischer Hochschulraum, Internationalisierung
Dorothée Schulte
Tandempartner:in
Phasen und Aktivitäten des Projekts
Kurve der empfundenen, individuellen Wirksamkeit
Mai - Juni
Ankommen, Auftragsklärung
- Auftragsklärung.
- Kennenlernen des Referats, des Projekts und dessen Stakeholder.
- Gemeinsames Verständnis des Fellowship-Auftrags entwickeln.
Methoden
- Auftragsklärung mit Hypothesen
- Systemische Fragen
Leitfrage Tandempartner:in
Wie müssen Auftrag und Zusammenarbeit im Fellowship ausgestaltet sein, um in der kurzen Zeit etwas zu erreichen?
Leitfrage Fellow
Was ist der Auftrag, für den es Gestaltungsspielraum gibt und der Energie hat?
Auflösung der Frage
- Kennenlernen des Referats und des Projektes
- Auftragsklärung und -schärfung: Erwartungen an das Fellowship, Rollen und Strukturen im Projekt
Juni - Juli
Kontaktaufnahme zur Projektleitung
- Workshop DAAD-BMBF: Gemeinsames Verständnis zum Produkt und Klärung der Frage „Wie möchtet ihr die Zusammenarbeit in Zukunft gestalten?”
- Planung Folge-Workshop: Stategieworkshop mit Konsortialpartnern und Hochschulen zum Produkterfolg und den Kommunikationsbedarfen.
- Außerhalb des Projektes: Sprechstunde im Referat zu New Work / Agilem Arbeiten, Auftragsklärung für das Referat, Workshopkonzeption zum übergreifenden Workshop mit dem Auswärtigen Amt.
Methoden
- Check-in/Check-out
- Review
- Retrospektive
- Workshop
- Interviews
Leitfrage Tandempartner:in
Wie gestalten wir die zukünftige Zusammenarbeit im Projekt Digitaler Campus, um mehr Transparenz und Wissenstransfer zwischen BMBF und DAAD zu schaffen?
Leitfrage Fellow
Wie kann ich als Fellow im BMBF mit der Projektleitung des Digitalen Campus im DAAD in Kontakt kommen?
Auflösung der Frage
Kontakt braucht zwei Interessenspartner, um produktiv zusammenarbeiten zu können. Unser Umgang damit war, dass wir eine Retrospektive durchgeführt und Gesprächsangebote gemacht haben.
Ende Juli - September
Es dreht sich im Kreis
Besprechungen BMBF – DAAD: Der im Juni beschlossene Workshop wird mehrfach nach hinten verschoben. Es gibt mehrere Telefonate / Webex-Meetings zu der Frage, was die Zielstellung des Workshops ist und inwiefern dieser agile Arbeitsformate vorsieht.
Außerhalb des Tandems:
- Start der hausweiten Formate “Digitaler Morgenkaffee” und “New Work Sprechstunde” im BMBF. Zunächst im Piloten mit 2 Abteilungen und ab September für das ganze Haus.
- Organisation eines physischen Raums im BMBF, der Gruppenaktivitäten ermöglicht.
- Impuls-Session zu Agilem Arbeiten bei der Referatsklausur.
Ein Monat ging uns hier durch Corona verloren.
Methoden
- Retrospektive
- Sprechstunde
- Check-in
Leitfrage Tandempartner:in
Was können wir mit Blick auf das bevorstehende Ende des Fellowships im Projekt noch umsetzen und nachhaltig verankern?
Leitfrage Fellow
Wie sinnvoll ist es, noch Energie in das Projekt zu investieren?
Auflösung der Frage
Entscheidung, dass die Fellow nicht mehr wie ursprünglich geplant den Workshop mit verantwortet und moderiert, sondern von nun an beratend unterstützt (Welche Methoden eignen sich für die jeweilige Zielstellung?). Diese Entscheidung war eine Kurskorrektur bezogen auf die Rolle als Fellow und deren Auftrag und gleichzeitig unser Umgang mit der Frage, was unter den Bedingungen noch für das Projekt Sinnvolles getan werden kann.
September - Oktober
Abschluss
- Beratung von BMBF-Mitarbeitenden in der New Work Sprechstunde.
- Konzeption und Durchführung des wöchentlichen Impulsformats „Digitaler Morgenkaffee”.
- Gespräche mit der Zentralabteilung zur Frage, wie die implementierten hausweiten Formate nach dem Ende des Fellowships weiterleben können?
- Mitarbeit am Barcamp #StaatindieZukunft.
Methoden
- Feedback-Abfragen mit Menti
- Check-in
- Beratungsformate
- Paraphrasieren
Leitfrage Tandempartner:in
Welche „Take Aways“ möchte ich aus dem Fellowship noch mitnehmen, die ich auch in Zukunft sinnvoll nutzen bzw. weiterführen kann?
Leitfrage Fellow
Welche Dinge, die ich noch tun wollte, muss ich loslassen? Welche möchte ich unbedingt noch tun?
Auflösung der Frage
Tandempartnerin: Aufgreifen von Methoden und Formaten für die zukünftige Gestaltung der eigenen Arbeit im BMBF, u. a. zu strukturellen Überlegungen wie Aufgaben referats- und abteilungsübergreifend koordiniert werden können oder wie die Zusammenarbeit mit externen Projekt-Akteuren zukünftig ausgestaltet werden kann.