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Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz

2022

Digitales Onboarding

Beim Onboarding von neuen Beschäftigten sind im BMWK verschiedene Stellen beteiligt. Ziel des Projektes war es, den Gesamtprozess des Onboardings besser und nutzerzentrierter zu gestalten. Das heißt, die verschiedenen Aktivitäten sollten gebündelt, zusammengeführt, besser strukturiert und noch stärker digitalisiert werden. Ziel war es auch, in einer abteilungsübergreifenden Projektgruppe die Zusammenarbeit über die Referate hinweg zu modernisieren und mit agilen Methoden zu fördern.

Wir haben den Prozess des Onboardings nutzerzentrierter gestaltet und dabei neue Möglichkeiten der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit erkundet.

Es ist uns gelungen, eine offene und lösungsorientierte Zusammenarbeit unter den Stakeholdern verschiedener Bereiche zu gestalten. #SilosAufbrechen
Dabei haben wir einen Strauß an innovativen Methoden für uns und andere erlebbar gemacht, insbesondere Nutzerinterviews mit neuen Beschäftigten selbstständig durchgeführt und ausgewertet. #PerspektivenWechseln
Wir haben viele Ideen für die Weiterentwicklung des Onboardings generiert und begonnen umzusetzen. Jetzt geht es darum, am Ball zu bleiben: Lösungen entwickeln, testen, umsetzen, weiterführen. #NächsteKleineSchritte

Zentralabteilung Z

Z A 3 Aus- und Fortbildung

Gemeinsames Bild von Tandem-Partner Mario Viererbe und Tandem-Partnerin Lorraine Baumgart.

Mario Viererbe & Lorraine Baumgart

Tandempartner:innen

Bild von Fellow Lisa Schiemann.

Lisa Schiemann

Fellow
Linkedin

Phasen und Aktivitäten des Projekts

Auf der Grafik sind zwei Graphen abgebildet. Die Graphen stellen die persönlich empfundene Wirksamkeit über die Zeitdauer des Fellowships (sechs Monate) dar. Ein Graph steht für den Fellow, der andere Graph für die Tandem-Partnerin oder den Tandem-Partner.

Kurve der empfundenen, individuellen Wirksamkeit

Mai- Juni

Kennenlernen, Überraschen, Verweilen im Problemraum

  • Projekt-Stakeholder-Interviews: Wir haben Interviews mit 9 Projektteammitgliedern zur Auftragsschärfung geführt.
  • Planen: Wir haben eine Roadmap für den 6-monatigen Innovationsprozess erstellt.
  • Projektteam-Canvas: Wir haben Ziele, Erwartungen und Rollen geschärft.
  • Onboarding Blueprint: Das Grundgerüst unseres Blueprints ist entstanden.

Methoden

  • Transparentes, iteratives Arbeiten mit verschiedenen Tools (OneNote, Sharepoint, virtuelles Whiteboard)
  • Systemisches Fragen
  • Virtuelle Workshops inkl. Check-in/-out, virtuelles Whiteboard, Teilgruppen-Sitzungen, etc.

Leitfrage Tandempartner:in

Wie wird sich die Zusammenarbeit mit unserer Fellow und dem Projektteam entwickeln? Wie schaffe ich es, die Projektarbeit neben meinen sonstigen Arbeiten zu stemmen? Wo geht die Reise hin? Wann starten wir endlich mit dem Erarbeiten von modernen Lösungen?

Leitfrage Fellow

Wie können wir bei Ressourcenknappheit gut ins Arbeiten kommen? Wie können wir den Problemraum schätzen lernen bei aller Motivation, Ideen zu entwickeln?

Auflösung der Frage

  • Viel Aufklärung durch Work4Germany-Auftaktveranstaltung sowie stetiger Austausch mit Fellow
  • Kürzere, dafür 2-wöchige Projekttreffen am gleichen Tag #Planungssicherheit
  • Ideenspeicher von Anfang an mitführen

Juli

Wirksam & motiviert

  • Onboarding Blueprint: Wir haben den Ist-Prozess des Onboardings in drei Phasen (vor Beginn der Tätigkeit, erste Tage, erste Monate) aufgeteilt und in Kleingruppen als Hausaufgabe erarbeitet, visualisiert und vorgestellt.
  • Zwischenstand-Retro: Wir haben Highlights, Erkenntnisse und Vorhaben geteilt.

Methoden

  • Gruppen”hausarbeit” in Forscherteams
  • Moderation und Co-Moderation durch Tandem-Partner:innen von Präsenz-Workshops
  • Aufzeigen und Besprechbar-Machen von WAS und WIE-Ebene (Inhalt und Prozess)

Leitfrage Tandempartner:in

Wie schafft man es, bei den vielen Akteur:innen beim Onboarding die einzelnen Prozesse zu verstehen/zu analysieren?

Leitfrage Fellow

Wie können wir das ansteckende Gefühl der Selbstwirksamkeit in der Gruppe erhalten?

Auflösung der Frage

  • Blueprint als ganzheitliche Darstellungsmethode von Ist- und Soll-Prozessen
  • Erfolge feiern und Vorhaben für den weiteren Weg besprechen
  • Abwechslungsreiche Workshop-Protokolle, z.B. als “Pressemitteilung”

August

Ministerielles Sommerloch

  • Personas: Wir haben uns dem theoretischen Konzept von Personas angenähert sowie der Frage, wie eine Einteilung für das BMWK aussehen könnte.
  • Nutzerfokus: Wir haben in einer Kleingruppe erarbeitet, was es braucht, um Nutzerinterviews selbst(bewusst) durchzuführen.
  • Fokusverlagerung: Wir haben andere agile Projekte im Haus vorangetrieben.

Methoden

  • Infragestellen und Anpassen unserer Roadmap
  • Spannungsspeicher
  • Aktives Zuhören

Leitfrage Tandempartner:in

Wie schaffen wir es, ein Projektteam trotz diverser Abwesenheiten am Laufen zu halten?

Leitfrage Fellow

Wie können wir nach der Sommerpause alle wieder abholen und gut in den Lösungsraum eintreten?

Auflösung der Frage

  • In kleinerer Gruppen transparent weiterarbeiten
  • Bewusstes Pausieren

September- Oktober

Ergebnisoffen, mutig, feiernd

  • Nutzerinterviews: Wir haben acht Interviews mit neuen Beschäftigten in der Orientierungsphase (erste Monate) durchgeführt und ausgewertet.
  • Ideen generieren und priorisieren: Wir haben alte und neue Ideen, basierend auf allen bisherigen Ergebnissen, zusammengetragen und priorisiert.
  • Prototypen bauen: Wir haben erste Prototypen begonnen und getestet.
  • Transfer sichern: Wir haben uns darauf geeinigt, wie die Projektarbeit über das Fellowship hinaus weitergehen wird.

Methoden

  • Narratives Interview
  • Ausstellung (Gallery Walk) aller Ergebnisse als Übergang in den Lösungsraum
  • Octopus Clustering
  • Mehrwert-Aufwand-Matrix
  • Workathon
  • Retro

Leitfrage Tandempartner:in

Wie führt man ein Interview, um nutzerzentriert zu arbeiten? Wie geht es nach dem Fellowship weiter?

Leitfrage Fellow

Wie kann wirkliche Ergebnisoffenheit verstanden und erlebt werden? Wie kann die Projektgruppe über das Fellowship hinaus weiter gut bestehen?

Auflösung der Frage

  • Besprechen und Erleben von echter Ergebnisoffenheit.
  • Einladen von (externen) Expert:innen, hier: User Researcher:innen.
  • Nutzerinterviews in Zweierteams durchführen.
  • Workshop Vorbereitung, Durchführung, Nachbereitung an Tandem-Partner:innen abgeben - noch während des Fellowships.
  • SETT (safe enough to try) und shitty first drafts.