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Bundesministerium für Bildung und Forschung

2022

Digitales Stakeholder-Management

Ziel des Projektes „Digitales Stakeholdermanagement” war die Entwicklung einer verbesserten, adressatengerechten, digitalen Kommunikation für das Programm „Zukunft der Wertschöpfung". Das Programm umfasst eine komplexe Stakeholderlandschaft aus Wissenschaft, Wirtschaft, Politik und Interessenvertretungen, die durch das Projekt identifiziert, kartografiert und adressiert werden sollte. In einer Stakeholder- und Bedarfsanalyse wurden die Mehrwerte für jeden Stakeholder identifiziert, so dass die weitere Kommunikation adressatengerecht gestaltet werden kann.

Ergänzend zu dem bisherigen Austausch wurden der Einsatz einer digitalen Plattform vorbereitet bzw. pilothaft erprobt und konkrete Anwendungsfälle diskutiert.

Projektergebnisse und aufgebautes Know-how zur agilen/digitalen Arbeiten wurden und werden in Zukunft für andere Referate im BMBF aufbereitet und zur Verfügung gestellt. So werden die Ergebnisse im BMBF nachhaltig verankert.

Wir gestalten gemeinsam eine nachhaltige und sichere Wertschöpfung und arbeiten offen und wertschätzend mit unseren Stakeholdern zusammen.

Die Zusammenarbeit mit dem Fachbeirat „Arbeitsforschung” zur „Zukunft der Wertschöpfung” wurde neu strukturiert. Das Referat wird eine digitale Plattform aufbauen, um Kommunikation und Austausch zur „Zukunft der Wertschöpfung” zu bündeln. Erste Anwendungsfälle für die Plattform wurden entwickelt, weitere werden über den Zeitrahmen des Fellowships hinaus mit den Stakeholdern entwickelt werden.

Abteilung Forschung für technologische Souveränität und Innovation

Referat 521: Zukunft von Arbeit und Wertschöpfung; Industrie 4.0

Profilfoto Henning Krassen

Henning Krassen

Tandempartner:in
Linkedin

Profilfoto Fatima Giuliano-Arnaout

Fatima Giuliano-Arnaout

Fellow
Linkedin

Phasen und Aktivitäten des Projekts

Auf der Grafik sind zwei Graphen abgebildet. Die Graphen stellen die persönlich empfundene Wirksamkeit über die Zeitdauer des Fellowships (sechs Monate) dar. Ein Graph steht für den Fellow, der andere Graph für die Tandem-Partnerin oder den Tandem-Partner.

Kurve der empfundenen, individuellen Wirksamkeit

Mai-Juni

Agile Methoden

  • Einarbeitung in agiles Arbeiten: Gemeinsam haben wir im Referat eine Übersicht über agiles Arbeiten allgemein und einzelne agile Methoden gewonnen.
  • Kennenlernen des Verwaltungskontextes: Im Tandem haben wir reflektiert, wie agile Methoden für unsere Arbeit eingesetzt werden können und an welche Herausforderungen/Grenzen wir stoßen.
  • Visions-Workshop: Wir haben die Vision erarbeitet, nachhaltig, offen und wertschätzend mit unseren Stakeholdern zusammenzuarbeiten.

Methoden

„Objectives and Key Results“ (OKRs) wurden als Management-System eingesetzt, um unsere Aufgaben zielgerichtet zu planen und zu priorisieren.

Leitfrage Tandempartner:in

Bei welchen Aufgaben bringt der Einsatz von agilen Methoden einen Mehrwert?

Leitfrage Fellow

Welche Methoden soll ich vorstellen und wie erkennen wir, welche zu uns passt?

Auflösung der Frage

Die erste Phase war geprägt von gegenseitigem Kennenlernen und intensivem Austausch. Wir haben über perspektivische Anwendungsfälle gesprochen, Methoden kennengelernt und einfach ausprobiert.

Juni-Juli

Der erste Pilot

  • Stakeholderanalyse: Wir haben eine gemeinsame Übersicht zentraler Stakeholder und der bisherigen Kommunikationsanlässe gewonnen.
  • Personas & Nutzer-Reise: Diese Methoden wurden eingesetzt, um das Bewilligungsverfahren in der Projektförderung zu analysieren.
  • OKR-Planning: Zur Abstimmung und Priorisierung der anstehenden Aufgaben.
  • Community-Canvas: Vorbereitung des Canvas.

Methoden

Große Bedeutung kam den User-Journeys in der Projektförderung zu. Ausgehend von dieser Analyse entwickelten wir in der Folge das Konzept der „Agilen Experteneinbindung in der Projektförderung”, das in einem ersten Auswahlprozess mit großem Erfolg erprobt wurde.

Leitfrage Tandempartner:in

Die Suche nach low-hanging Fruits: Wo kann der Einsatz agiler Methoden unsere Arbeitsprozesse unmittelbar verbessern?

Leitfrage Fellow

Wie kommen wir mit dem Community Canvas zurecht? Wird es wirklich all’ unsere Fragen beantworten?

Auflösung der Frage

  • Wir haben alle Beteiligten überzeugt, sich auf den ersten Piloten einzulassen und das Verfahren auszuprobieren.
  • Der Community Canvas beantwortete nicht alle Fragen, trug aber maßgeblich dazu bei, zu verstehen, welche Entwicklungspfade wir in Zukunft verfolgen können.

Juni-August

Transferfokus

  • Digitaler Morgenkaffee: Themen rund um agiles Arbeiten, neue Methoden, Rollen und Nutzerzentrierung werden in einem wöchentlichen Input-Format für das BMBF aufbereitet.
  • Agile Sprechstunde: Beide Fellows stehen für die vertiefende Diskussion auch für andere Referate zur Verfügung.
  • Ressortübergreifende AG: Austausch zum Einsatz digitaler Tools in der Bundesverwaltung.

Methoden

Der digitale Morgenkaffee wurde als Frontalvortrag in WebEx konzipiert und verfolgte das Ziel, grundlegendes Wissen für den Einsatz agiler Methoden zu vermitteln. Zudem erfolgten zahlreiche Gespräche über das Thema allgemein, u.a. mit der Staatssekretärin, Abteilungsleiter Z und mit Mitgliedern des Personalrats.

Leitfrage Tandempartner:in

Was kann das Work4Germany-Fellowship beitragen, um die Diskussion von agilem Arbeiten im BMBF zu verstetigen und an geeigneten Stellen umzusetzen?

Leitfrage Fellow

Welche Themen sind als Einstieg sinnvoll, welche Anwendungsbeispiele gibt es aus der Verwaltung und wie kann ich Mitarbeitende für die Impuls-Formate begeistern?

Auflösung der Frage

Unseren Ansatz haben wir mit Schlüsselakteuren im Haus besprochen, um sicherzustellen, dass Aktivitäten über das Ende des Fellowships hinaus fortgeführt werden können.

September-Oktober

Schritt nach Außen

  • Digitale Plattform vorbereiten: Es wurden zahlreiche konkrete Anwendungsfälle für den Einsatz einer Plattform entwickelt.
  • Kommunikationsanalyse: Die Kommunikationsanlässe mit dem Fachbeirat „Arbeitsforschung” wurden analysiert und die zukünftige Kommunikationsstruktur auf diese Anforderungen ausgerichtet.

Methoden

Es wurde entwickelt, wie ein Community-Management zur „Zukunft der Wertschöpfung” aussehen kann. Welche Anforderungen bestehen und welche Mehrwerte für die Stakeholder und das BMBF entstehen können. Im Fokus stand dabei die Vorbereitung des Fachbeirats „Arbeitsforschung” als ersten Schritt nach Außen.

Leitfrage Tandempartner:in

Wie können wir den Mehrwert einer Community gegenüber bestehenden informationsorientierten Formaten am besten veranschaulichen?

Leitfrage Fellow

Wie lässt sich eine Community veranschaulichen und iterativ entwickeln, ohne bereits auf die angedachte Softwarelösung zugreifen zu können.

Auflösung der Frage

Wir haben die Anwendungsfälle in einem Workshop gemeinsam mit dem Fachbeirat identifiziert und nutzen diese als Basis für den Aufbau einer Plattformlösung. Es wurde entschieden, die Plattform für zwei Anwendungsfälle in jedem Fall aufzubauen. Dies schafft die Möglichkeit, weitere Anwendungsfälle gemeinsam mit den Stakeholdern (in den kommenden Jahren) zu entwickeln und auszuprobieren.