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Auswärtiges Amt

2022

Digitales Wissensmanagement

Im Auswärtigen Amt laufen Umsetzungsmaßnahmen für die neue Gesamtstrategie Wissensmanagement an. Dazu gehören die Entwicklung einer digitalen Plattform für Wissensmanagement und kollaboratives Arbeiten, Modernisierung der Abläufe im Kontext elektronischer Aktenführung und Vorgangsbearbeitung sowie die Entwicklung neuer Aufgabenprofile für Wissensmanagement und Teamassistenz.
Mit Work4Germany sollte das Potenzial einer agilen Herangehensweise für diese Großprojekte besser ausgeschöpft und gleichzeitig die einzelnen Maßnahmen besser miteinander verzahnt werden.

Mit Work4Germany sollte das Potenzial einer agilen Herangehensweise für Großprojekte besser ausgeschöpft werden.

Wir haben das Projekt „Weltweiter Rollout E-Akte” gemeinsam mit dem Team geplant, das Monitoring mit Kanban aufgesetzt, ein Projekt Management Office (PMO) etabliert, Retrospektiven zur Reflexion integriert und sind bereits in die Umsetzung gestartet. Auch das Projekt „Einführung neues Intranet” hat einen eigenen Ansatz zur Projektsteuerung über Sharepoint entwickelt und ist erfolgreich in die Umsetzung gestartet. Die Referatsrunde wurde zur Zufriedenheit aller modernisiert, mit mehr Spass bei gleichzeitiger Effizienzsteigerung. Das Projekt Teamassistenz/Wissensmanagement wurde bottom-up evaluiert.

Zentralabteilung 1

Referat 121
Digitales Wissensmanagement

Profilfoto Moritz Jacobshagen

Moritz Jacobshagen

Tandempartner:in

Profilfoto Gudrin Seyffer

Gudrun Seyffert

Fellow
Linkedin

Phasen und Aktivitäten des Projekts

Auf der Grafik sind zwei Graphen abgebildet. Die Graphen stellen die persönlich empfundene Wirksamkeit über die Zeitdauer des Fellowships (sechs Monate) dar. Ein Graph steht für den Fellow, der andere Graph für die Tandem-Partnerin oder den Tandem-Partner.

Kurve der empfundenen, individuellen Wirksamkeit

Mai

Kennenlernen

  • Interviews Teammitglieder: Es wurden Interviews mit 10 Teammitgliedern geführt und ein Stimmungsbild eingefangen.
  • Projekte kennenlernen: E-Akte und Intranet und Ansatzpunkte für Fellowship definieren.
  • Persönliches Kanban Board: Planung der Aufgaben für das Fellowship.

Methoden

  • Einzelinterviews
  • Feedback
  • Kanban
  • Gantt Diagramm
  • Coaching
  • Workshops

Leitfrage Tandempartner:in

Müssen wir uns erst mit unseren teaminternen Abläufen beschäftigen oder können wir uns gleich daran machen, wie wir ins restliche Haus wirken?

Leitfrage Fellow

Wo steht das Team und wie kann ich mich sinnvoll einbringen und etwas bewirken?

Auflösung der Frage

Kennenlernen der einzelnen Perspektiven, Ideen entwickeln, gemeinsam diskutieren und einfach mal anfangen.

Juni - Mitte Juli

Impulse setzen

  • Projektplan E-Akte: Durchführung von Workshops mit dem E-Akte Team, Erstellung Projektplan, Iteration und erste Retrospektive.
  • Projekt Intranet: Vorbereitungsworkshop intern, Kick-off mit Projektteam, Erstellung Projektstruktur.
  • Team: Modernisierung Referatsrunde in mehreren Iterationen, Erstellung von alternativen Vorschlägen und Entwicklung eines gemeinsamen Vorgehens, Einführung Check-in.
  • Impulsvorträge zu Nutzung von Skype, Scrum, Kanban, Feedback.

Methoden

  • Projekt Canvas
  • Retrospektiven (Sailboat; Stop, Start, Continue)
  • Aufwand/Nutzen Matrix zur Priorisierung
  • Check-in/Check-out (Stimmungsbarometer, Umfragen)
  • Mindmapping

Leitfrage Tandempartner:in

Wie können wir das seit Jahren laufende Projekt E-Akte in der kritischen Abschlussphase noch auf moderne Methodik trimmen? Und wie können wir das gerade anlaufende Projekt Intranet-Ablösung von vornherein zeitgemäß aufgleisen?

Leitfrage Fellow

Wo und wie kann ich #andersArbeiten erlebbar machen und dadurch Veränderungen anstoßen?

Auflösung der Frage

Immer wieder Impulse geben und einfach mal anfangen. Durch viel Spielraum konnten wir im Referatsmeeting Neues ausprobieren und in verschiedenen Workshops mit den Teams an ihren jeweiligen Projekten arbeiten und gemeinsame Erlebnisse schaffen und Lust auf “mehr” generieren.

Mitte Juli - Ende August

Aufbruch

  • Projektziel-Workshop: Online und offline mit Zielkreuz für “Rollout E-Akte” und “Einführung neues Intranet”, smarte Zieldefinition, herunterbrechen in Aktionen.
  • Risiko-Workshop: Für die Projekte “Rollout E-Akte” und “Einführung neues Intranet” wurden in Workshops Risiken im Team identifiziert, bewertet und Maßnahmen abgeleitet.
  • Projektstruktur: Für beide Projekte wurde die für das Team passende Projektstruktur erarbeitet; Arbeitspakete wurden in Teilschritte heruntergebrochen und eine Monitoring-Struktur aufgesetzt.
  • Optimierung Teamassistenz/Wissensmanager:in (TA/WM) Projekt: Optimierte Struktur des Projektes.

Methoden

  • Zielkreuz
  • Smarte Zieldefinition
  • Risikobewertungsmatrix
  • Brainstorming
  • Check-in/Check-out
  • Kanban
  • Projekt Management in Sharepoint
  • Kollegiale Fallberatung

Leitfrage Tandempartner:in

Wie können neue Strukturen und Methoden im Abnutzungskampf gegen lang eingeschliffene Kultur bestehen?

Leitfrage Fellow

Wie kann ich die positive Energie und Motivation dauerhaft verstetigen?

Auflösung der Frage

Sehr viel Lob und positives Feedback geben dem Team Energie; Erfolg feiern wird als Aufgabe implementiert.

September - Oktober

Abnabelung

  • Schulungsworkshop E-Akte: Retrospektive zum bisherigen Schulungskonzept zur Vorbereitung des weltweiten Rollouts. Gleichzeitiges Aufgleisen der externen Berater.
  • Aufsetzen und Etablieren eines PMO: Die Teams organisieren ihre Abläufe und setzen PMOs auf mit von ihnen erarbeiteten Regeln (Sprints + Kanban).
  • Retrospektive 1. Welle: Das Team gestaltet den Workshop zum großen Teil selber, Festlegung der Retrospektiven für die übrigen Wellen bis Ende des Jahres.
  • Bottom up Workshop: TA/WM zur Aufnahme der Wünsche und Erwartungen der Pilotteilnehmer:innen.
  • Referatsklausur: Das Team erarbeitet gemeinsam den Ablauf und die Inhalte der Referatsklausur.

Methoden

  • Retrospektiven (Starfish, Toffifee)
  • Check-in/Check-out
  • Workshop
  • Kanban
  • Sprints
  • Brainstorming

Leitfrage Tandempartner:in

Gibt es ein Arbeitsleben nach Work4Germany?

Leitfrage Fellow

Was bleibt?

Auflösung der Frage

Check-in/Check-outs, Kanban Board und einige Anwendungen in der SIB-Box sind bereits fest etabliert. Fortführung der Retrospektiven und Übernahme der Moderation ist geplant.