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Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz, nukleare Sicherheit und Verbraucherschutz

2022

Entwicklung einer bedarfsorientierten internen Kommunikation

Die interne Kommunikation spielt sowohl im Arbeitsalltag als auch bei großen Veränderungsprozessen innerhalb des BMUV eine zentrale Rolle und ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor.
Das Ziel dieses Projektes war es, ein Konzept der internen Kommunikation im BMUV zu erarbeiten. Hierbei sollte gemeinsam mit den relevanten Stakeholdern eine Vision entwickelt, daraus Ziele abgeleitet und Maßnahmen identifiziert werden. Dabei wurden gleichermaßen die Herausforderungen des digitalen Wandels und die bestehenden Kommunikationsstrukturen und -prozesse berücksichtigt.
Die daraus entwickelten Angebote des Referats sollten bedarfsorientiert ausgerichtet und Ergebnis eines breiten Partizipationsprozesses sein. Das Konzept ist iterativ angelegt, um einen fortlaufenden Verbesserungs- und Evaluationsprozess zu gewährleisten.

Das erarbeitete Konzept für die interne Kommunikation im BMUV soll einen Rahmen geben für eine transparente, partizipative, nutzerzentrierte Kommunikation im ganzen Haus.

Wir haben eine breite Einbindung der relevanten Stakeholder erreicht. Wir haben ein Konzept für die interne Kommunikation im BMUV erstellt. Wir haben agile Methoden gewinnbringend im Projekt eingesetzt und dabei Kompetenzen im Projektteam aufgebaut.

Zentralabteilung Z
Z III 3 Interne Kommunikation, Verwaltungsdigitalisierung

Foto von Tandem-Partnerin Theresia Raaz.

Maria-Theresia Raaz

Tandempartnerin
Linkedin

Foto von Fellow Christina Stahl.

Christina Stahl

Fellow
Linkedin

Phasen und Aktivitäten des Projekts

Auf der Grafik sind zwei Graphen abgebildet. Die Graphen stellen die persönlich empfundene Wirksamkeit über die Zeitdauer des Fellowships (sechs Monate) dar. Ein Graph steht für den Fellow, der andere Graph für die Tandem-Partnerin oder den Tandem-Partner.

Kurve der empfundenen, individuellen Wirksamkeit

Mai - Juni

Kick-off und intensive Projektplanung

  • Onboarding und technische Ausstattung.
  • Zielschärfung im Projektteam: Projektziele (Was?), Prozessstruktur (Wie?), Zeitschiene (Wann?), gemeinsames Verständnis zu Projektdefinition, Umfang und Begrifflichkeiten.

Methoden

  • Nutzung digitaler Tools
  • Projekt agil aufstellen (Sprints und Meilensteine)
  • Einführung von Arbeiten in Rollen

Leitfrage Tandempartner:in

Nehmen wir uns zu viel vor?

Leitfrage Fellow

Wie kann ich das Projektteam methodisch bestmöglich unterstützen?

Auflösung der Frage

Im Tandem viel reden und austauschen und die direkte Führungskraft ganz eng einbinden.

Juli

Arbeit an Outputs

Workshops:

  • Gemeinsames Verständnis schaffen und Ideen und Feedback der Kolleg:innen einholen .
  • Ausrichten auf ein gemeinsames Warum und eine gemeinsame Vision.
  • Vorstellung und Testen eines ersten Prototyps.
  • Feedback der Kolleg:innen.

Outreach:

  • Vorstellung des Fellowships im Format “Digitaler Espresso”.
  • Abstimmung eines Angebots der Work4Germany Fellows im BMUV an das Haus: Der “Agile Happen”.

Methoden

  • Check-ins und Check-outs, Weeklys
  • Retros/Reviews/Sprint Planning
  • Brainstorming
  • Feedback
  • Stakeholder-Analyse, Rollenspiel

Leitfrage Tandempartner:in

Wie lässt sich die Fülle der Ergebnisse in ein prägnantes Konzept gießen?

Leitfrage Fellow

Bekommen wir schnell genug die Stakeholder an Bord?

Auflösung der Frage

Sparring und Feedbackrunden. Unfertiges früh besprechen.

August - September

Führungsebene und Stakeholder einbinden

Präsenz und Remote Meetings und Workshops mit:

  • Unterabteilungsleitung
  • Abteilungsleitung
  • Büros der Staatssektretär:innen

Methoden

  • Check-ins und Leitfragen in den Referatsrunden
  • Etablierung des “Methodenroulettes” als Austauschformat zu möglichen agilen Arbeitsansätzen im Referat
  • Kompetenzcheck
  • Stimmungsbarometer
  • Agile Workshopgestaltung in Präsenz und remote

Leitfrage Tandempartner:in

Werden unsere Ergebnisse und Lösungsansätze von den Führungskräften mitgetragen und sind sie praktikabel für das Haus?

Leitfrage Fellow

Wie gestalten wir unsere Workshops so, dass sie für uns und die Teilnehmenden gewinnbringend sind?

Auflösung der Frage

Einfach mal machen - no risk no fun!

Oktober

Zusammenfassen und Festhalten

Ergebnisse aufbereiten:

  • Kommunikationskonzept 1.0.
  • Strategie zur Kommunikation der Projektergebnisse ins Haus entwickeln.
  • Finalisierung der Angebote/Servicepakete des Referats an das Haus.
  • Abschlussprodukte für Work4Germany.
  • Mitwirkung und Einbettung am Leitbildprozess in der Zentralabteilung Z im BMUV.

Verankerung:

  • Wissenstransfer an das Referat insbesondere zu Methoden.
  • Abschlussgespräche führen.

Methoden

  • Weiterführung der eingeführten Methoden

Leitfrage Tandempartner:in

Wie kann ich Gelerntes auch zukünftig ohne die Fellow anwenden?

Leitfrage Fellow

Was bleibt im Referat vom Fellowship bestehen?

Auflösung der Frage

Dokumentation und Wissenstransfer der Methoden und Tools.