Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie
Das Auswärtige Amt wollte ab März 2021 eine Digitalisierungsstrategie entwickeln, die deutlich über die Erfassung und Priorisierung von IT-Projekten hinausgeht und sich als umfassendes Veränderungsprojekt versteht. Hiermit sollte auch die Resilienz des Auswärtigen Amts in der damaligen Krise und für künftige Krisenfälle gestärkt werden.
Durch die Strategie sollten v.a. Themenfelder definiert werden, in denen Veränderungsbedarf für eine gelungene Digitalisierung besteht, sowie konkrete Maßnahmen beschlossen und eingeleitet werden. Das Projekt befand sich in einer frühen konzeptionellen Phase.
Abteilung 1 (Zentralabteilung)
Referat 120 (Grundsatz Digitalisierung)
Benedikt Göller
Fellow
Dr. Dennis-Jonathan Mann
Tandem-Partner
Phasen und Aktivitäten des Projekts
Kurve der empfundenen, individuellen Wirksamkeit
Mai
Kennenlernen
- Erster Video-Call, um das Grundsatzreferat Digitalisierung und den Fellow (virtuell)zusammen zu führen.
- Freude über das hervorragende „Match“, Respekt vor der gemeinsamen Aufgabe (Digitalisierungsstrategie für den Geschäftsbereich des AA).
Leitfrage Tandempartner:in
Wie schaffen wir es, den Fellow weder zu unterfordern noch mit
Aufgaben zu überfrachten?
Leitfrage Fellow
Was sind die Erwartungen an mich und daran, was wir in den
sechs Monaten erreichen sollen?
Auflösung der Frage
Die Situation auf sich zukommen lassen.
Juni
Ankommen und Erwartungen klären
Ankommen im Ministerium
- Schnelles Onboarding, (unter Covid-Bedingungen).
- Organisation von dienstl. Notebook/Smartphone, Raumetc., um direkt Arbeitsfähig zu sein.
- Erwartungen im Referat.
- Verknüpfung mit allen Innovations-Stakeholdern im AA.
- U.a. Termine bei Abteilungsleiterin, Beauftragter und CTO.
Konzeption des Projekts
- Konzeption der Kommunikationsaktivitäten des Digitalisierungs-Referats und des Prozesses der Strategieerstellung.
- Workshop zu den Methodische und inhaltliche Vorschläge des Fellows werden aufgegriffen.
Leitfrage Tandempartner:in
Ankommen im Ministerium
- Haben wir an alles gedacht, damit der Fellow direkt „loslegen“ kann?
Konzeption des Projekts
- Muss modernes, agiles Arbeiten so komplex sein?
Leitfrage Fellow
Ankommen im Ministerium
- Wie schaffe ich es in der kurzen Zeit alle Zusammenhänge zu verstehen und die relevanten Stakeholder einzubinden?
Konzeption des Projekts
- Wie bekommen wir die komplexen Anforderungen umgesetzt?
Auflösung der Frage
Ankommen im Ministerium
- Erwartungen abfragen und einen Plan machen
Konzeption des Projekts
- Lösungsszenarien entwickeln (wenn wir X bekommen,können wir Y erreichen)
Juli - August
Projektarbeit
Analyse
- Quantitative und Qualitative Analyse und Auswertung der Digitalisierungsvorhaben des AA und bereits existierender Papiere Strategien und Prozesse
- Mapping der Inhalte, Ableiten von strategischen Zielen.
Outreach
- Einbinden der Kolleginnen und Kollegen in der Breite zurSchärfung der Analyse.
- Kommunikation des Vorhabens und der Methodik ins Haus und die Leitungsebene.
Workshops
- Erstellen eines Rahmenkonzepts anhand der OKR-Logik
- (Weitere) Schärfung der strategischen Ziele und Erarbeitung von sog. Etappenzielen in insg. 12 Workshops, geleitet durch Fellow.
- Dazu Präsentationen durch Referatsleiter, Tandem-Partner, Fellow.
Leitfrage Tandempartner:in
Analyse:
- Wie kommen wir aus den vielen Vorhaben zu einer kohärenten Strategie?
Outreach
- Nehmen die Kolleg:innen unsere Methodik wirklich an?
Workshops
- Wie können wir den Prozess nach dem Ende des W4G-Fellowships nachhalten?
Leitfrage Fellow
Analyse:
- Wie kommen wir aus der Theorie in die Umsetzung?
Outreach
- Wie erziele ich nachhaltige Veränderungen?
Workshops
- Wie schaffen wir es in kurzen Workshops im hybriden Format nutzbare Ergebnisse zu erzielen?
Auflösung der Frage
Analyse:
- Nutzung der OKR-Methode für die Operationalisierung der Strategie
Outreach
- Das offene Gespräch suchen. Anonyme Umfragen.
Workshops
- Schon jetzt Mechanismen fest etablieren.
September - Oktober
Verankerung
Produkt V1.0.
- Erstellen einer Digitalisierungsstrategie V1.0 in einem integrativen und iterativen Verfahren.
- Umsetzung als dynamisches Dokument im Intranet auf SharePoint-Basis.
- Hierzu Steuerung einer externen Agentur durch Fellow und Tandem-Partner.
Abschluss und Übergabe
- Abschluss der ersten Etappe des Prozesses Digitalisierungsstrategie 2027 (Dokument V1.0).
- Retrospektive und Abschlussgespräche.
- Knowledge-Transfer an das gesamte Referat, insb. zu Methoden.
- Abschlussgespräch mit Abteilungsleiterin.
Leitfrage Fellow
Abschluss und Übergabe
- Wird die Veränderung die ich eingebracht habe auch in Zukunft gelebt?
Auflösung der Frage
Produkt V1.0.
- Einbindung einer externen Agentur für die Kommunikation nach innen
Abschluss und Übergabe
- Den Prozess für die kommenden Monate skizzieren und alles was benötigt wird vorbereiten (Templates, etc.)