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Bundesministerium für Gesundheit

2022

Entwicklung neuer Formate zum internen Wissensmanagement

Der Themenkomplex Digitalisierung und Innovation im Gesundheitswesen wird im BMG von einer Vielzahl von Teams und Projekten, vorrangig innerhalb der Abteilung 5, umgesetzt. Im Rahmen von Work4Germany 2022 sollte deren inhaltliche Vernetzung gestärkt und der Austausch von Wissen gefördert werden. In neuen Formaten sollten Erkenntnisse aus allen Bereichen verfügbar gemacht werden. Dazu zählten beispielsweise Erkenntnisse aus aktuellen Forschungsprojekten, Studien und Modellprojekten zum Thema Innovation und Digitalisierung, als auch Erfahrungen aus aktuellen Regulierungsinitiativen oder Änderungen bei technischen Rahmenbedingungen. Ziel war es, einen regelmäßigen und niedrigschwelligen Austausch von Wissen und Erfahrungen zu etablieren, um den Teilnehmenden neue Perspektiven und Impulse für die tägliche Arbeit zu ermöglichen und Synergieeffekte zu schaffen.

Wir haben neue Formate für die referatsübergreifende, abteilungsinterne Vernetzung und den niedrigschwelligen Wissensaustausch entwickelt.

Aus mehreren getesteten Formaten konnte sich das Referats-Spotlight, ein Format zur Diskussion aktueller Fokusthemen, durchsetzen. Die im Rahmen des Fellowships genutzten Methoden und Tools (z.B. digitales Whiteboard, geteilte Laufwerke, Kanban-Tool etc.) wurden auch in anderen Aufgabenbereichen des Referates angewendet.

Abteilung 5: Digitalisierung & Innovation

Referat 513 - Innovationsfonds, Zukunftsregion Digitale Gesundheit

Foto von Tandemparter Joschua Seits

Joschua Seitz

Tandempartner
Linkedin

Foto von Fellow Franziska Kruger

Franziska Krüger

Fellow
Linkedin

Phasen und Aktivitäten des Projekts

Auf der Grafik sind zwei Graphen abgebildet. Die Graphen stellen die persönlich empfundene Wirksamkeit über die Zeitdauer des Fellowships (sechs Monate) dar. Ein Graph steht für den Fellow, der andere Graph für die Tandem-Partnerin oder den Tandem-Partner.

Kurve der empfundenen, individuellen Wirksamkeit

Mai

Kennenlernen & Teamaufbau

  • Ankommen: Einzelgespräche zum Kennenlernen der Kolleg:innen innerhalb der Abteilung.
  • Orientierung: Kennenlernen der inhaltlichen Arbeit im Referat, der Arbeitskultur und bestehender Formate.
  • Stakeholder Analyse: Erarbeitung einer Stakeholder Analyse im Tandem.
  • Kennenlern-Workshop: Impuls zur Arbeitsweise, Abfrage von Erwartungen und Kennenlernen der Referats- und Laufbahngruppen-übergreifenden Projektgruppe.
  • Kick-Off Workshop: Workshop zur gemeinsamen Zielsetzung.

Methoden

1:1 Meetings, Beobachtung und Mitlaufen, Kennenlern-Workshop, Stakeholder Analyse, Kick-Off Workshop, Zielbild, Rollenklärung, Brainstorming, agiles Projektmanagement & zweiwöchentlicher Team-Sync

Leitfrage Tandempartner:in

Wie binden wir die Mitarbeitenden der Abteilung möglichst aktiv ein, ohne sie zugleich zeitlich zu überfordern?

Leitfrage Fellow

Welche Art der Teamorganisation und des Projektmanagements sind die richtige?

Auflösung der Frage

Selbstgewählte Rollen der Projektmitglieder und Etablierung eines zweiwöchentlichen Team-Syncs (Hop-on/Hop-off).

Juni

Bedarfserhebung

  • Team-Sync: Etablierung eines optionalen Update-Termins alle 2 Wochen zur Arbeitsorganisation und Kommunikation des Projektfortschritts.
  • Nutzer:innen Interviews zur Bedarfsanalyse: Erstellung eines Fragebogens; Interviews mit Vertreter:innen aller Laufbahngruppen und Vertreter:innen der Führungskräfte in Abteilung 5.
  • Ergebnispräsentation: Analyse und Synthese der Interviews zu Einblicken und Handlungsfeldern, Aufbereitung in einer Präsentation für den Unterabteilungsleiter und die Abteilungsleiterin.
  • Konzeptpapier modernes Wissensmanagement: Erstellung eines Impulspapiers zum Thema “Wissensmanagement in Organisationen” im Kontext einer Abteilungsleitungsklausur.
  • Zwei Workshops zur Formatentwicklung: Brainstorm unterschiedlicher Format-Ideen zu den Schwerpunkten Vernetzung und Wissensaustausch, Auswahl und Weiterentwicklung von drei Formaten zur Pilotierung.
  • Methodische Unterstützung im Referat: Pilotierung eines Wochen Check-outs.

Methoden

Halbstrukturierte Tiefen-Interviews, digitaler Ideation-Workshop (Präsentation von Erkenntnissen aus den Interviews, Priorisierung, co-kreative Formatentwicklung), agiles Projektmanagement und zweiwöchentlicher Team-Sync

Leitfrage Tandempartner:in

Wie können wir konkrete Bedarfe der Kolleg:innen erheben, ohne zugleich Erwartungen an neue Formate zu hoch anzusetzen?

Leitfrage Fellow

Welchen Themenbereiche sind für Vernetzung und Wissensaustausch besonders wichtig? Wo liegen die größten Potenziale und Herausforderungen?

Auflösung der Frage

Transparente Kommunikation an alle Projektmitglieder über Reichweite und Limitationen eines Work4Germany Projekts. Umsetzung von Workshops und Interviews zur Bedarfserhebung, Identifizierung von Best Practices aus Vergangenheit.

Juli - September

Ideation & Pilotierung

  • Pilotierung Lunch Roulette: Pilotierung des Formates über die Standorte Bonn und Berlin, Feedback und Evaluation über Online Fragebogen.
  • Pilotierung Referats-Spotlight: Auswahl und Rekrutierung von Impulsgeber:innen im Referat, digitale Umfrage zur Themenfindung.
  • Pilotierung Steckbriefe: Konzeption von zwei Prototypen mit unterschiedlichen Schwerpunkten, Test mit Nutzer:innen.
  • Stakeholder Management: Einbindung der relevanten Stakeholder, insbesondere der Abteilungs- und Unterabteilungsleitungen sowie Datenschutzbeauftragte und IT.
  • Abteilungsweiter Sharepoint: Initiierung eines Sharepoints zur kollaborativen Zusammenarbeit aller Mitarbeitenden der Abteilung in Absprache mit der Abteilungsleiterin.
  • Iteration und Anpassung: Iteration der einzelnen Formate basierend auf Nutzer:innenfeedback, vorläufige Einstellung des Lunch Roulette.
  • Abteilungsklausur: Angebot der methodischen Begleitung, Auftragsklärung und Konzeption der Abteilungsklausur.

Methoden

Referats-Spotlight, Lunch-Roulette und Steckbriefe, Online Fragebogen, agiles Projektmanagement und zweiwöchentlicher Team-Sync

Leitfrage Tandempartner:in

Wie bekommen wir Momentum für die Pilotierung (Wahl des Zeitpunkts, Art der Kommunikation etc.) und wie schaffen wir es, eine kritische Masse zu erreichen?

Leitfrage Fellow

Wie motivieren wir trotz Ferienzeit und gleichzeitiger hoher Arbeitsbelastung zur Teilnahme an nicht vordergründig inhaltlich getriebenen Formaten? Wie transportieren wir den Mehrwert von Vernetzung?

Auflösung der Frage

Einbindung der Führungsebene in die Formate (Teilnahme am Lunch Roulette), kaskadierende Kommunikation und Gewinnung einzelner Führungskräfte der Abteilung als Multiplikator:innen und Unterstützer:innen. Sicherstellung der Kontinuität der Formate durch Direktansprache einzelner Mitglieder der Projektgruppe und “friendly user”.

Oktober

Evaluation und Verstetigung

  • Lessons Learned Workshop: Retrospektive in der Projektgruppe, Ableitung von Lessons Learned, Wertschätzung des Beitrags der einzelnen Projektmitglieder.
  • Übergabe: Verstetigung des Referats-Spotlight durch monatlich rollierende Vergabe der Organisation.
  • Ableitungen für die Abteilung: Synthese und Auswahl von Lessons Learned, Aufbereitung in einer Präsentation.
  • Abschlussmeeting: Finales Meeting und Präsentation von Lessons Learned mit Unterabteilungsleiter und Abteilungsleiterin.

Methoden

Retrospektive, Agiles Projektmanagement und Team-Sync

Leitfrage Tandempartner:in

Wie lassen sich die Formate erfolgreich verstetigen und wie lassen sich die Learnings aus dem Fellowship für die weiteren Entwicklungen innerhalb der Abteilung nutzen?

Leitfrage Fellow

Wie befähigen wir die kontinuierliche Durchführung und Weiterentwicklung der Formate? Wie gelingt der Transfer der Lessons Learned für weitere Initiativen in der Zukunft? Wie erhalten wir die Lust am Ausprobieren über das Fellowship hinaus?

Auflösung der Frage

Verschriftlichung der Ergebnisse der eigenen Projektevaluation und Ableitung von Handlungsempfehlungen für Folgeprojekte. Vorbereitung einer rollierenden Organisation des Referats-Spotlights.