Entwicklung eines neuen Onboarding-Konzepts

• Ausnahmesituation: Die erste Fellow verlässt uns nach nur einem Monat. Sie führt noch das Format Blitzlichter ein und stellt das Projektteam zusammen.
• Die neue Fellow beginnt und wir lernen uns kennen. Nachdem die Nachricht verdaut war und die neue Fellow feststand, geht die Stimmung wieder nach oben.

Leitfrage Tandempartner:in

Wie geht‘s jetzt weiter? Wie können wir die Zeit gut nutzen? Geht das gut?

Leitfrage Fellow

Wie übernehme ich am Besten? Wie kann ich den Transfer gestalten?

Auflösung der Frage

Sehr gute Übergabe; gemeinsames Kennenlernen und Herantasten

Orientierung im Tandem:

• Gemeinsam überlegen wir uns, wie wir zusammenarbeiten wollen. Um im regelmäßigen Austausch zu sein, führen wir das Daily ein.
• Ein früher Workshop zur Rollenklärung bringt viel für das gemeinsame Verständnis.
• Regelmäßige Retrospektiven vertiefen die Zusammenarbeit.

Orientierung im Projekt:

• Aufgrund des verzögerten Starts steigen wir schnell ins Projekt ein.
• Das Auftakt-Meeting mit den Stakeholdern findet bereits drei Wochen nach Beginn der (zweiten) Fellow statt.
• Eine Woche später kommt das referatsübergreifende Kern-Projektteam zusammen, lernt sich kennen und nimmt die Arbeit auf.

Leitfrage Tandempartner:in

Orientierung im Tandem:

• Was ist meine/unsere Rolle?

Orientierung im Projekt:

• Wie können wir das Projekt erfolgreich machen (v.a. wegen Ressourcenknappheit)?

Leitfrage Fellow

Orientierung im Tandem:

• Was ist meine Rolle? Wie arbeiten wir zusammen?

Orientierung im Projekt:

• Wie gehe ich es an, dass ich die Leute nicht überfordere? (Methodik, Technik)

Auflösung der Frage

Orientierung im Tandem:

• Rollenklärungsworkshop; offener Austausch; Retrospektiven; gemeinsamer Prozess

Orientierung im Projekt:

• Frühes Einbinden der Stakeholder; regelmäßiger Austausch im Tandem

Operative Projektarbeit:

• Wir arbeiten nutzer:innenzentriert und führen Interviews mit 48 „neuen“ Mitarbeiter:innen. Die Ergebnisse sind die Basis unserer Lösungsideen. Wir identifizieren zwei Kernthemen und arbeiten daran in zwei Teilprojektgruppen. Für die Arbeit im Projektteamführen wir das Weekly ein und nutzen Miro sowie ein Kanban Board.

Stakeholder Management:

• Uns war es wichtig, unsere Stakeholder von Anfang an miteinzubinden. In unserem Auftakt-Meeting einigen wir uns auf monatliche Updates, um Zwischenstände zu präsentieren und Feedback einzuholen. In der Urlaubszeit finden die Updates per E-Mail statt – nicht als Webex-Konferenz.

Methoden:

• Verschiedene Tools und Methoden kommen in der Projektarbeit zum Einsatz: u.a. das Kanban Board, Miro, Time Boxing, Brainstorming-Techniken, Check-ins und Retrospektiven. Neue Meetingformate wie Daily & Weekly werden ausprobiert.

Leitfrage Tandempartner:in

Operative Projektarbeit:

• Machen wir das Weekly auch wenn nur wenige teilnehmen (Kontinuität vs. Nutzen)? Wie gestalten wir die Arbeit in der Urlaubszeit?

Stakeholder Management:

• Nehmen wir sie genug mit, sodass wir sie als Multiplikatoren gewinnen können?

Methoden:

• Woran liegt es, dass das Kanban Board sich nicht etabliert? Wie weit kann man eine Timebox ausweiten?

Leitfrage Fellow

Operative Projektarbeit:

• Wie funktioniert das mit den Fokusgruppen? Was kann geschafft werden trotz Urlaubszeit?

Stakeholder Management:

• Habe ich zu viel versprochen (E-Mail statt Webex-Konferezen)?

Methoden:

• Wie kann ich Tandempartner/ Projektteam befähigen, sodass auch nach meinem Weggang weiter so gearbeitet wird?

Auflösung der Frage

Operative Projektarbeit:

• Kleingruppenaufteilung; Einzelne übernehmen Aufgaben – weniger Teamarbeit

Stakeholder Management:

• Just do it! Präsentation statt Webex-Konferenz – wurde angenommen

Methoden:

• Pragmatischer Umgang – haben es für uns passend gemacht

Hausweites Angebot:

• Mit Hilfe des Formats „Blitzlicht“ – zweiwöchige, halbstündige Input-Sessions zu unterschiedlichen Themen rund um New Work – werden im Haus Impulse gesetzt und Informationen vermittelt.

Implementierung:

• Eines der Teilprojekt, der Leitfaden für Führungskräfte, ist zum Ende des Fellowships abgeschlossen und wird durch AL-Z kommuniziert.
• Für das zweite Teilprojekt, die Einführungs-veranstaltung, steht der Termin, an welchem das neue Format getestet wird.

Leitfrage Tandempartner:in

Hausweites Angebot:

• Gibt es Interesse aus dem Haus? Wie können andere im Haus davon profitieren?

Implementierung:

• Wie geht es weiter, wenn die Fellow nicht mehr im Haus ist? Wie wird der Leitfaden genutzt?

Leitfrage Fellow

Hausweites Angebot:

• Kommen die Themen an? Wie kann ich weitere Zuhörer dafür gewinnen?

Implementierung:
Wie geht es weiter, wenn ich nicht mehr im Haus bin? Welche Veränderung hat stattgefunden?

Auflösung der Frage

Hausweites Angebot:

• Kommunikation im Newsletter; aktiv Feedback eingeholt

Implementierung:

• Klar machen, was auf jeden Fall beibehalten werden soll und auch kann.