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Bundesministerium der Finanzen

2022

Harmonisierung des Begriffs „Einkommen“

„Once-only“ schnellstmöglich umsetzen – das ist das Ziel des Koalitionsvertrags, der Digitalstrategie des Bundes und des Beschlusses des Bundeskanzlers und der Regierungschefinnen und Regierungschefs der Länder vom 8. Dezember 2022. Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen sollen ihre Daten nur einmal bei der Verwaltung angeben müssen. Was als Handlungsmaxime plausibel und vernünftig erscheint, ist in der Umsetzung oftmals mit erheblichen praktischen Schwierigkeiten verbunden. Dies zeigt sich besonders deutlich an dem vieldeutigen Begriff des „Einkommens", der für eine Vielzahl – rund zweihundert – von Verwaltungsleistungen von Relevanz ist, die „Einkommen" generieren oder die das „Einkommen" für die Prüfung der Bedürftigkeit oder der Leistungsfähigkeit benötigen.

Es gilt, „das Einkommen“ im Sinne von „Once-only“ praktisch handhabbar zu machen. Hierfür bedarf es interdisziplinärer und kreativer Problemlösungen, die konsequent aus der Nutzendenperspektive – sowohl der Bürgerinnen und Bürger, der Unternehmen aber auch der Verwaltung – heraus gedacht sind. Hierfür ist ein ressort- und ebenenübergreifendes agiles Arbeiten und die Überwindung des Silodenkens erforderlich.

Das agile Projekt „Once-only und Einkommen“ zeigt, das kollaborative ressort- und behördenübergreifende Zusammenarbeit in festen Projektteams nicht nur zielführend ist, sondern es für die Realisierung des „Once-only”-Prinzips auch neue Formen der Zusammenarbeit und der Lösungsfindung bedarf.

Digitalisierung: Der Mensch macht`s. Digitalisierung gelingt, wenn man Prozesse und Verwaltungsleistungen im Sinne einer Ende-zu-Ende-Digitalisierung ganzheitlich denkt und gestaltet. Dafür braucht es ganzheitliches Denken und multidisziplinäres agiles Arbeiten in kollaborativen ressort- und ebenenübergreifenden Projekt- und Innovationsteams.

“Once-only”: Das geht nur gemeinsam.
Digitalisierung gelingt nur, wenn man Prozesse und Verwaltungsleistungen im Sinne einer Ende-zu-Ende-Digitalisierung ganzheitlich denkt und gestaltet. Dafür braucht es ganzheitliches Denken und multidisziplinäres agiles Arbeiten in kollaborativen ressort- und ebenenübergreifenden Projekt- und Innovationsteams. Unser Projekt ist Blaupause für solches Arbeiten.

  1. In einem ressort- und behördenübergreifenden Design Sprint entstand ein erster Prototyp zur antragslosen Einkommensprüfung für die zukünftige Kindergrundsicherung.
  2. Gemeinsam mit dem Land Bremen entwickelten wir ein Video. Es zeigt unsere Idee zur Vereinfachung und Digitalisierung der einkommensabhängigen Elternbeiträge für die Kinderbetreuung auf kommunaler Ebene. Das Video war Bestandteil der 39. Sitzung des ITPlanungsrates.
  3. Aus unserer Reihe ko-kreativer Workshops mit dem Bundeskanzleramt entstand ein Netzwerk von Bundesministerien und Bundesländern zur Verwirklichung des “Once-only”Prinzips für Einkommensdaten.

Abteilung IV Steuerabteilung - direkte Steuern

Referat IV C 4 - Bereich Digitalisierung Steuern

Foto von Tandem-Partnerin Kathleen Jennrich.

Kathleen Jennrich

Tandempartner:in
Linkedin

Foto von Fellow Christiane Gerigk.

Dr. Christiane Gerigk

Fellow
Linkedin

Foto von Fellow Katrin Lutkemoller Shaw.

Katrin Lütkemöller Shaw

Fellow
Linkedin

Phasen und Aktivitäten des Projekts

Auf der Grafik sind zwei Graphen abgebildet. Die Graphen stellen die persönlich empfundene Wirksamkeit über die Zeitdauer des Fellowships (sechs Monate) dar. Ein Graph steht für den Fellow, der andere Graph für die Tandem-Partnerin oder den Tandem-Partner.

Kurve der empfundenen, individuellen Wirksamkeit

Mai - Juni

Orientierung

  • Zweiter ressortübergreifender Workshop zu Datenaustauschverfahren und Einkommensbegriff: konkrete Umsetzungsprojekte identifiziert und gestartet.
  • Anwendungsfälle konkretisiert: 1. Kindergrundsicherung - Angebot an BMFSFJ für einen Design Sprint; 2. KiTa-Beitragsbemessung.
  • Team zusammenstellen und regelmäßige Termine aufsetzen für unsere gemeinsame Zusammenarbeit mit der Freien Hansestadt Bremen.
  • Teamarbeit: Kennenlernen des Doppel-Fellowship Teams und Erarbeitung, wie wir künftig zusammenarbeiten wollen.

Methoden

Projektplan, Stakeholder Map, Möglichkeitsfelder, Interviews, Service Pitch, Weekly

Leitfrage Tandempartner:in

Wie baut man ein ressort- und ebenenübergreifendes agiles Team auf? Wen braucht man dafür? Wie gewinnt man Ressourcen bei den anderen Ressorts und Ländern für das gemeinsam arbeitende agile Team?

Leitfrage Fellow

Was ist eine greifbare Vision in diesem abstrakten Themenfeld? Wie können wir in sechs Monaten umsetzbare Aufgaben konkretisieren?
Wie können wir die Stärken von zwei verschiedenen Fellows möglichst gewinnbringend in das Projekt einbringen?

Auflösung der Frage

Workshops mit verschiedenen Stakeholdern zum Abholen und
Aufteilen des großen Projekts in drei Handlungsstränge.

Juni - Juli

Start der Teilprojekte

  • Anwendungsfall KiTa-Beitragsbemessung: Vision und Vorgehensweise im Projektteam remote herausarbeiten; bundesweite Recherche zu einkommensabhängigen Kita-Beiträgen.
  • Visionsworkshop BMF-intern zum Gebäude- und Wohnungsregister im InnoLab.
  • Dritter und vierter ressortübergreifender Workshop „Datenaustauschverfahren und Einkommensbegriff” und erster länder-ressortübergreifender Workshop.

Methoden

  • Durch Online Whiteboard unterstützte Kollaboration in virtuellen Workshops
  • Semantische Analyse
  • Service Pitch, Brainstorming

Leitfrage Tandempartner:in

Wie eröffnet man Möglichkeitsfelder für agiles ressort- und ebenenübergreifendes Arbeiten? Wie steuert und koordiniert man ressort- und ebenenübergreifende agile Teams? Wo ist unsere „Spielwiese”? Wie gewinnen wir gemeinsam? Welche Ressourcen brauchen wir?

Leitfrage Fellow

Wie erziele ich in rein virtuellen Team- und Workshop-Situationen mit 30 und mehr Teilnehmenden nachhaltiges Engagement?

Auflösung der Frage

  1. Unterstützung durch andere Fellows, die in den großen Workshops Teilgruppensitzungen angeleitet und in der Benutzung mit dem Online Whiteboard ausgeholfen haben.
  2. Kleines Kernteam aus Fellow und Berater:innen des Landes Bremen, das sich zweiwöchentlich mit Tandem-Partnerinnen und den Kolleg:innen aus der Finanzverwaltung Bremen zur Rückschau und Planung trifft.

Juli - August

Sommerloch

  • Recherche, Interviews und Online Erhebung für Kita-Beitragsbemessung.
  • Bilaterale Interviews mit Expert:innen zu Datenaustauschverfahren.
  • Anwendungsfall Kindergrundsicherung: Gemeinsames Engagement für den Design Sprint, Detailplanung der fünf Module des Design Sprints, Kick-off-Workshop mit sechs Ressorts und Behörden durchgeführt.
  • Konzeption eines ressort- und ebenenübergreifenden Netzwerks zu „Digitalen Datenaustauschverfahren und Einkommensbegriff” zusammen mit dem Bundeskanzleramt.

Methoden

Qualitative Nutzerforschung, Ideen-Workshop unter Beteiligung von KiTa-Verwaltungsmitarbeiter:innen, Expert:innen-Interviews, viel Teambuilding (Check-ins, Retros), Datenlandkarte zur Visualisierung der digitalen Datenaustauschverfahren erarbeitet; viel, viel Kommunikation. -> „Veränderung geht nicht mit schriftlichen Vorlagen und E-Mails”
Vorbereitung Nutzer:innen-Forschung und Expert:innen-Interviews für den Anwendungsfall Kindergrundsicherung.

Leitfrage Tandempartner:in

Wie schaffe ich die Basis für breit akzeptierte Veränderungen? Wie koordiniere und organisiere ich agile Teams mit Kolleg:innen aus mehr als sechs Ministerien und Behörden?

Leitfrage Fellow

Wie bekomme ich in der Abwesenheit der Co-Fellow schnell genug einen fachlichen Einblick, um Interviews führen zu können?

Auflösung der Frage

Visualisieren, Kommunikation, Vertrauensbildung, Nachbesprechungen und intensive Nachrecherche zu den jeweiligen Inputs aus den verschiedensten Interviews; regelmäßiges re-priorisieren, Ziel: trotz Abwesenheiten virtuell immer gut in Verbindung.

August - Oktober

Mit Volldampf voraus

  • Anwendungsfall Kindergrundsicherung: sechs Design Sprint- Workshops mit Kolleg:innen aus dem BMF, BMFSFJ, BMI, BMAS, BZSt, BVA, BfDI und der Bundesagentur für Arbeit; dritte iterierte und visualisierte Lösungsidee erarbeitet; Legist:innen für die rechtliche Umsetzung einbezogen und abgeholt; Strategiearbeit; extrem viele Nutzer:innen- und Expert:innen-Interviews sowie Feedback-Gespräche zur Lösungsidee geführt.
  • Anwendungsfall KiTA-Beitragsbemessung: Ideen-Workshop zur Lösungsidee und Videoanimation für die Lösungsidee umgesetzt.
  • Achter ressort- und ebenenübergreifender Netzwerk-Workshop zu „Digitalen Datenaustauschverfahren und Einkommensbegriff” auf dem GovTech Campus.

Methoden

Design Thinking in allen Phasen, mehrfache Iterationen der Kommunikations-Prototypen, Nutzertest-Interviews, Beobachtungs-Tools, Golden Circle, Präsentations-Methoden, Pretotyping, Helden-Reisen

Leitfrage Tandempartner:in

Die (Arbeits-)Ergebnisse agiler ressort- und ebenenübergreifender Teams erfordern andere Formen sowie Art und Weise der Ergebnisaufbereitung und -dokumentation sowie andere Entscheidungs- und Kommunikationswege. Wie gelingt dies optimal?

Leitfrage Fellow

Wie können wir die Ergebnisse unserer Arbeit so kompakt wie möglich visualisieren und demonstrieren, damit sie aufgegriffen und fortgeführt werden?

Auflösung der Frage

Moderations- und Coaching-Aufgaben wurden schrittweise auf die Tandempartnerin übertragen, (Leitungs-)Entscheidungen zur Projektfinanzierung und Fortführung des Projektes, offene und transparente Kommunikation des Projektes.