Ideenmanagement
Im Projekt “Ideenmanagement” wurde der aktuelle Prozess der Einbringung von Vorschlägen der Beschäftigten zur Verbesserung von Arbeitsprozessen und -bedingungen überarbeitet. Ziel war es, die Motivation und das Vertrauen der Beschäftigten mit einem attraktiven Konzept für eine bessere und transparentere Zusammenarbeit und Kommunikation über Hierarchien hinweg zu steigern sowie die Identifikation mit der Verwaltung zu stärken. Hierzu sollte das gesamte Verfahren nutzerzentriert neu gedacht und Anreizmodelle für innovative Ideen und Verbesserungsvorschläge geschaffen werden.
Das Ideenmanagement bietet allen Beschäftigten der Bundestagsverwaltung, die Lust haben, sich aktiv an der Weiterentwicklung ihrer Organisation zu beteiligen, eine einfache und wertschätzende Möglichkeit, ihre Ideen einzubringen.
Wir haben eine Vision für das Ideenmanagement in der Verwaltung entwickelt und daraus ein konkretes Konzept für den Bundestag abgeleitet. Der neue Prozess ist für alle Mitglieder des Ideenmanagements verständlich visuell abgebildet. Die einzelnen Konzeptideen werden nun in den nächsten Monaten Schritt für Schritt umgesetzt.
Zentralabteilung Z
Referat Z4 Organisation
Phasen und Aktivitäten des Projekts
Kurve der empfundenen, individuellen Wirksamkeit
Mai- Juli
Von 0 auf 100!
- Analyse des Ist-Prozesses aus interner Sicht: Interviews mit den Mitgliedern des Ideenmanagements und Abbilden des gemeinsamen Ist-Prozesses.
- Projektzieldefinition: Gemeinsames Zielverständnis und Aufnahme von Erwartungen im Tandem anhand verschiedener Frameworks.
- Projektplan: Erstellen eines visuellen Überblicks über das Fellowship, um Aktivitäten und Meilensteine zu planen.
- Nutzerinterviews: Interviews mit Ideeneinreicher:innen und Bewerter:innen.
- Best Practices und Sekundärrecherche: Austausch mit dem Ideenmanagement anderer Verwaltungen sowie Print- und Online-Recherche.
- Ideensammlung: Formulierung von “Wie könnten wir?”-Fragen. Festhalten und Zuordnen aller aufkommenden Konzeptideen.
- Großer Konzeptionsworkshop: Teilen der Insights aus der Analysephase, Bewerten und Priorisieren aller Ideen.
Methoden
- Projekt-Templates
- Kanban
- Service Pitch
- Service Blueprint des Ist-Zustands
- Interview-Training
- Nutzer- und Experteninterviews
- Wie könnten wir? (WKW)-Fragen
- Partizipative Ideengenerierung (Poster mit WKWs im Flur)
- Konzeptionsworkshop
- Schätzfragen
- Check-in und Check-out
- Warm-up
Leitfrage Tandempartner:in
Wie grundlegend wollen wir das Ideenmanagement verändern und finden wir dafür Unterstützung?
Leitfrage Fellow
Wie stark involviere ich mich inhaltlich im Projekt und wie groß kann mein Wirkungskreis darüber hinaus sein?
Auflösung der Frage
Wir haben gemeinsam beschlossen, uns in der inhaltlichen Projektarbeit voll einzubringen. So wollen wir die notwendige Tiefe erreichen, um andere von unseren Ideen zu überzeugen. So erreichen wir eine Wirksamkeit für alle Beschäftigten der Bundestagsverwaltung.
August
“Denken Sie groß!”
- Unterstützung der Leitung einholen: Pitch unserer Vision beim Direktor, um die notwendige Aufmerksamkeit und Unterstützung zu erhalten.
- Netzwerk aufbauen: Weitere Kontaktaufnahme und vertiefter Austausch mit anderen Verwaltungen; die Idee eines Netzwerktreffens entstand.
- Konzeption der Vision: Diskussion und Präzisierung der für die Vision kritischen Konzeptideen in einem zweiten Workshop. Im Nachgang folgte die Ausarbeitung als Service Blueprint.
Methoden
- Pitch-Deck
- Value Network
- Wertversprechen
- Konzeptionsworkshop
Leitfrage Tandempartner:in
Können wir unsere gemeinsame Vision tatsächlich umsetzen und stehen die nötigen personellen Kapazitäten dafür zur Verfügung?
Leitfrage Fellow
Welches Wertversprechen bietet das Ideenmanagement der Hausleitung?
Auflösung der Frage
Wir haben uns die Zusage zur Unterstützung einer “großen Lösung” von der Hausleitung eingeholt.
September
Detailarbeit
- Finale Konzeptabstimmung: Digitale Aufbereitung des zukünftigen Prozessablaufs als Service Blueprint und Abstimmung mit dem IM-Team in einem Workshop.
- Roadmap: Übertragung der einzelnen Konzeptideen in kleine konkrete Projekte und Festhalten der wichtigsten Schritten in einem Zeitstrahl.
- Start Umsetzung: Beginn der Umsetzung des Konzepts mit der Erstellung der neuen Intranet-Inhalte.
Methoden
- Service Blueprint des neues Konzepts
- Kanban
Leitfrage Tandempartner:in
Haben wir im Team des Ideenmanagements auch im Detail ein gemeinsames Verständnis der künftigen Prozesse?
Leitfrage Fellow
Wie können wir alle Teammitglieder auch über die lange Zeit der Umsetzungsphase weiterhin motiviert halten?
Auflösung der Frage
Kontinuierliche Kommunikation mit allen Projektbeteiligten.
Oktober
Umsetzung
- Umsetzung: Anstoßen weiterer Konzeptteile
Methoden
- Service Pitch
- Fragebogen für interne Evaluation
Leitfrage Tandempartner:in
Können wir alle Konzeptideen bis zum Ende des Fellowships noch umsetzen?
Leitfrage Fellow
Wie geht es nach dem Fellowship für das Ideenmanagement weiter?
Auflösung der Frage
Wir haben uns über das Fellowship hinaus ein konkretes Zieldatum für den Neustart des Ideenmanagements gesetzt und alle nötigen Prozesse angestoßen, um dieses Ziel zu erreichen.