Zum Inhaltsbereich wechseln

Deutscher Bundestag

2022

Ideenmanagement

Im Projekt “Ideenmanagement” wurde der aktuelle Prozess der Einbringung von Vorschlägen der Beschäftigten zur Verbesserung von Arbeitsprozessen und -bedingungen überarbeitet. Ziel war es, die Motivation und das Vertrauen der Beschäftigten mit einem attraktiven Konzept für eine bessere und transparentere Zusammenarbeit und Kommunikation über Hierarchien hinweg zu steigern sowie die Identifikation mit der Verwaltung zu stärken. Hierzu sollte das gesamte Verfahren nutzerzentriert neu gedacht und Anreizmodelle für innovative Ideen und Verbesserungsvorschläge geschaffen werden.

Das Ideenmanagement bietet allen Beschäftigten der Bundestagsverwaltung, die Lust haben, sich aktiv an der Weiterentwicklung ihrer Organisation zu beteiligen, eine einfache und wertschätzende Möglichkeit, ihre Ideen einzubringen.

Wir haben eine Vision für das Ideenmanagement in der Verwaltung entwickelt und daraus ein konkretes Konzept für den Bundestag abgeleitet. Der neue Prozess ist für alle Mitglieder des Ideenmanagements verständlich visuell abgebildet. Die einzelnen Konzeptideen werden nun in den nächsten Monaten Schritt für Schritt umgesetzt.

Zentralabteilung Z

Referat Z4 Organisation

Foto von Tandem-Partnerin Claudia Bulter.

Claudia Bülter

Tandempartnerin
Linkedin

Foto von Fellow Sigrid Ackermann.

Sigrid Ackermann

Fellow
Linkedin

Phasen und Aktivitäten des Projekts

Auf der Grafik sind zwei Graphen abgebildet. Die Graphen stellen die persönlich empfundene Wirksamkeit über die Zeitdauer des Fellowships (sechs Monate) dar. Ein Graph steht für den Fellow, der andere Graph für die Tandem-Partnerin oder den Tandem-Partner.

Kurve der empfundenen, individuellen Wirksamkeit

Mai- Juli

Von 0 auf 100!

  • Analyse des Ist-Prozesses aus interner Sicht: Interviews mit den Mitgliedern des Ideenmanagements und Abbilden des gemeinsamen Ist-Prozesses.
  • Projektzieldefinition: Gemeinsames Zielverständnis und Aufnahme von Erwartungen im Tandem anhand verschiedener Frameworks.
  • Projektplan: Erstellen eines visuellen Überblicks über das Fellowship, um Aktivitäten und Meilensteine zu planen.
  • Nutzerinterviews: Interviews mit Ideeneinreicher:innen und Bewerter:innen.
  • Best Practices und Sekundärrecherche: Austausch mit dem Ideenmanagement anderer Verwaltungen sowie Print- und Online-Recherche.
  • Ideensammlung: Formulierung von “Wie könnten wir?”-Fragen. Festhalten und Zuordnen aller aufkommenden Konzeptideen.
  • Großer Konzeptionsworkshop: Teilen der Insights aus der Analysephase, Bewerten und Priorisieren aller Ideen.

Methoden

  • Projekt-Templates
  • Kanban
  • Service Pitch
  • Service Blueprint des Ist-Zustands
  • Interview-Training
  • Nutzer- und Experteninterviews
  • Wie könnten wir? (WKW)-Fragen
  • Partizipative Ideengenerierung (Poster mit WKWs im Flur)
  • Konzeptionsworkshop
  • Schätzfragen
  • Check-in und Check-out
  • Warm-up

Leitfrage Tandempartner:in

Wie grundlegend wollen wir das Ideenmanagement verändern und finden wir dafür Unterstützung?

Leitfrage Fellow

Wie stark involviere ich mich inhaltlich im Projekt und wie groß kann mein Wirkungskreis darüber hinaus sein?

Auflösung der Frage

Wir haben gemeinsam beschlossen, uns in der inhaltlichen Projektarbeit voll einzubringen. So wollen wir die notwendige Tiefe erreichen, um andere von unseren Ideen zu überzeugen. So erreichen wir eine Wirksamkeit für alle Beschäftigten der Bundestagsverwaltung.

August

“Denken Sie groß!”

  • Unterstützung der Leitung einholen: Pitch unserer Vision beim Direktor, um die notwendige Aufmerksamkeit und Unterstützung zu erhalten.
  • Netzwerk aufbauen: Weitere Kontaktaufnahme und vertiefter Austausch mit anderen Verwaltungen; die Idee eines Netzwerktreffens entstand.
  • Konzeption der Vision: Diskussion und Präzisierung der für die Vision kritischen Konzeptideen in einem zweiten Workshop. Im Nachgang folgte die Ausarbeitung als Service Blueprint.

Methoden

  • Pitch-Deck
  • Value Network
  • Wertversprechen
  • Konzeptionsworkshop

Leitfrage Tandempartner:in

Können wir unsere gemeinsame Vision tatsächlich umsetzen und stehen die nötigen personellen Kapazitäten dafür zur Verfügung?

Leitfrage Fellow

Welches Wertversprechen bietet das Ideenmanagement der Hausleitung?

Auflösung der Frage

Wir haben uns die Zusage zur Unterstützung einer “großen Lösung” von der Hausleitung eingeholt.

September

Detailarbeit

  • Finale Konzeptabstimmung: Digitale Aufbereitung des zukünftigen Prozessablaufs als Service Blueprint und Abstimmung mit dem IM-Team in einem Workshop.
  • Roadmap: Übertragung der einzelnen Konzeptideen in kleine konkrete Projekte und Festhalten der wichtigsten Schritten in einem Zeitstrahl.
  • Start Umsetzung: Beginn der Umsetzung des Konzepts mit der Erstellung der neuen Intranet-Inhalte.

Methoden

  • Service Blueprint des neues Konzepts
  • Kanban

Leitfrage Tandempartner:in

Haben wir im Team des Ideenmanagements auch im Detail ein gemeinsames Verständnis der künftigen Prozesse?

Leitfrage Fellow

Wie können wir alle Teammitglieder auch über die lange Zeit der Umsetzungsphase weiterhin motiviert halten?

Auflösung der Frage

Kontinuierliche Kommunikation mit allen Projektbeteiligten.

Oktober

Umsetzung

  • Umsetzung: Anstoßen weiterer Konzeptteile

Methoden

  • Service Pitch
  • Fragebogen für interne Evaluation

Leitfrage Tandempartner:in

Können wir alle Konzeptideen bis zum Ende des Fellowships noch umsetzen?

Leitfrage Fellow

Wie geht es nach dem Fellowship für das Ideenmanagement weiter?

Auflösung der Frage

Wir haben uns über das Fellowship hinaus ein konkretes Zieldatum für den Neustart des Ideenmanagements gesetzt und alle nötigen Prozesse angestoßen, um dieses Ziel zu erreichen.