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Bundesministerium der Finanzen 2021

Aufbau eines Innovation Lab

Zur strukturierten und bedarfsorientierten Einführung und Umsetzung von Innovationen in der Bundesfinanzverwaltung soll in der Abteilung VI ein Innovation Lab konzipiert und aufgebaut werden. Folgende Aufgaben sollen vom Innovation Lab wahrgenommen werden:

  • Ausarbeitung und Umsetzung von Analytics-/KI-Anwendungsfällen mit den Fachabteilungen zur Umsetzung des E-Government mit innovativen Methoden
  • Methodische Unterstützung bei der Erarbeitung und Umsetzung von abteilungsspezifischen Fachstrategien
  • Erstellung von Management-Cockpits für die Abteilungsleitungen und Hausleitung
  • Erarbeitung eines Konzeptes für den Fähigkeiten-Aufbau
  • Ausarbeitung eines Kommunikationskonzeptes für das Haus und das Ressort im Rahmen der E-Government-Strategie.
  • Das Innovation Lab soll ein Raum der Zusammenarbeit von IT und Fachseite sein, in dem an neuartigen Anwendungsfällen und bestehenden Projekten mit innovativen Methoden (z.B. Design Thinking) gearbeitet wird.

Dieses Angebot an die Fachseite gilt es räumlich, gestalterisch, methodisch und kommunikativ vorzubereiten und durch innovative Lab-Ansätze, die bereits in der OZG-Umsetzung erprobt wurden, zum Laufen zu bringen.

Das Innovation Lab, welches direkt der Abteilungsleitung VI unterstellt ist, soll dabei als Angebot für die gesamte Bundesfinanzverwaltung (BFV) etabliert werden.

Abteilung VI (Informationstechnik; IT-Beauftragter für die Bundesfinanzverwaltung)

Foto von Fellow Elias Barrasch

Elias Barrasch
Fellows

Foto von Tandemartner Hans-Jörg Schaper

Hans-Jörg Schaeper
Tandem-Partner

Phasen und Aktivitäten des Projekts

Kurve der empfundenen, individuellen Wirksamkeit

Mai

Kennenlernen

Kennenlernen

  • Vernetzung im Haus. Fellow wird Mitarbeitenden des BMF vorgestellt. Gemeinsame Mittagessen oder virtuelle Kennenlernrunden finden statt.

Leitfrage Tandempartner:in

  • Wie gelingt es mir, unseren Fellow mit der ministeriellen Arbeitsweise vertraut zu machen?

Leitfrage Fellow

  • Welche Erwartungen hat das BMF an mich und das Innovation Lab? Wie kann ich unterstützen?

Auflösung der Frage

  • Gemeinsame Termine und Abstimmungsformate wie Daily, Weekly und Jour Fixes etabliert.

Juni - Juli

Onboarding

Orientierung

  • Zielvision des Innovation Lab wird definiert.
  • Es findet eine Abgrenzung von anderen Formaten wie „Konzept Labs“, „Digital Lab“, „Accelerator“ oder „Inkubator“ statt.
  • Kennenlernen der Rahmenbedingungen für den späteren Regelbetrieb.

Steuerung externer Berater

  • Rollenklärung zwischen Fellow und externer Beratung.
  • Vorbereitung von Workshops und Durchführung von Nutzerforschung.
  • In enger Zusammenarbeit und intensivem Austausch entsteht das Konzept des aufzubauenden InnovationLabs.

Organisationsaufbau

  • Innovation Lab Beratung und Erfahrungsaustausch mit externen Innovation Labs und Experten zum Aufbau einer solchen Innovationseinheit.
  • Kennenlernen von Stolpersteinen und Innovationsbarrieren sowie Erarbeitung flankierender Maßnahmen zur Etablierung.

Leitfrage Tandempartner:in

Orientierung

  • Welche Rolle wird das Innovation Lab im BMF einnehmen – Chancen und Risiken?

Steuerung externer Berater

  • Wie können wir externe Beratung und Fellow zu einem Team formen?

Organisationsaufbau
-Mit welchen konkreten Schritten werden wir das Lab sukzessive aufbauen?

Leitfrage Fellow

Orientierung

  • Wer ist das Team? Wie schaffen wir eine gemeinsame Sprache und Verständnis über das Innovation Lab?

Organisationsaufbau

  • Welche flankierenden Maßnahmen braucht es, um die Anschlussfähigkeit in der Organisation zu gewährleisten?

Auflösung der Frage

Orientierung

  • Exkursion zu Inno Labs, Bau von Verständnis-Prototypen & Moodboards zur Visualisierung der Vision

Steuerung externer Berater

  • Gemeinsames Kanban Board, Daily, Weekly und Retrospektive einführen

Organisationsaufbau

  • Konzeption einer „Community of Practice“ von Design Thinking und Agile Coaches

Juni - August

Pilotbetrieb

„Sicher Spenden”-App

  • Entwicklung eines erstenPrototypen einer digitalen Anwendung, welche die Verwaltung eines Spendenprozess vollständig automatisiert. Im Vorfeld finden mehrere Gespräche zum Rahmen und der Erwartungshaltung an den Design Sprint statt.

Personalmanagement Dashboard

  • Start der Entwicklung eines zweiten Pilot im Innovation Lab: „Wie kann ein Dashboard für das Personalmanagement der Zukunft für eine nachgeordnete Behörde aussehen?“ Dafür wurde umfassend Nutzerforschung und Ko-Kreation durchgeführt. Ein Click Dummy als Prototyp wurde entwickelt.

Leitfrage Tandempartner:in

„Sicher Spenden”-App

  • Wie etablieren wir das Lab im BMF? Benötigen wir ein Produkt, das im Lab entwickelt wird?

Personalmanagement Dashboard

  • Wie gelingt es uns, innovative Ideen und Entwicklungen des Labs zu realisieren und mit den Fachabteilungen umzusetzen?

Leitfrage Fellow

„Sicher Spenden”-App

  • Wie und wer setzt den Prototyp konkret um? Wie können wir Synergien und Koalitionen mit Externen und Startups herstellen?

Personalmanagement Dashboard

  • Wie können wir gemeinsam Themen vorantreiben – unabhängig von formalen Zuständigkeiten?

Auflösung der Frage

„Sicher Spenden”-App

  • Gespräche mit Fachreferaten und IT Abteilung

Personalmanagement Dashboard

  • Nutzerinterviews, Ko-Kreations-Workshop, Prototypen designen

September - Oktober

Impulse zur Verstetigung

Agile Sprechstunde

  • Alle zwei Wochen führen wir das Format des Agilen Morgen Kaffee – offen für alle Interessierte zu modernen Arbeitsweisen durch. Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit, die beiden Fellows im BMF zu agilen Themen in der Agilen Sprechstunde um Unterstützung zu bitten.

Strukturelle Verankerung

  • Wir informieren und sensibilisieren Fürsprecher für agiles Arbeiten. Wir bereiten damit in vielen Gesprächen den Weg zur Vorlage vor. Die frühzeitigen Gespräche mit Ideenskizzen sind eine Einladung, um gemeinsam an neuen Formaten und Entitäten im BMF zu arbeiten.

Leitfrage Tandempartner:in

Agile Sprechstunde

  • Wie bauen wir um die Aktivitäten des Innovation Labs ein Netzwerk und ein Ökosystem auf? Wie verändern wir das Mindset?

Strukturelle Verankerung

  • Wir kommunizieren wir? Wie erreichen wir Interessierte, wie begeistern wir für die Arbeit im Inno Lab?

Leitfrage Fellow

Agile Sprechstunde

  • Wie erreichen wir möglichst viele Menschen im BMF und können diese für agiles Arbeiten begeistern?

Strukturelle Verankerung

  • Wer sind die Akteure, welche die Verankerung neuer Strukturen und Formate im BMF unterstützen?

Auflösung der Frage

Agile Sprechstunde

  • Direkt an die Formate wie „Agiler Kaffee Morgen“ noch 30 Minuten für konkrete Fragestellungen dranhängen.

Strukturelle Verankerung

  • Gespräche mit Personalrat, Gleichstellungsbeauftragte, Referat für Rekrutierung und Weiterbildung.