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Auswärtiges Amt

2022

Klima- und Nachhaltigkeitsstrategie für die AKBP

Das Work4Germany Projekt „Klima und Nachhaltigkeitsstrategie“ hat dabei unterstützt, ökologische, soziale und ökonomische Nachhaltigkeit in einer komplexen Themenlandschaft vernetzt anzugehen. Es hat Klima-/Umweltschutz und Nachhaltigkeit inhaltlich wie strukturell als Querschnittsziele der Auswärtigen Kultur- und Kommunikationspolitik verankert. Ein unkomplizierter Informationsfluss zwischen den Beteiligten sollte in einer gemeinsam erarbeiteten Klima- und Nachhaltigkeitsstrategie für den Bereich Kultur und Kommunikation resultieren. Diese (co-kreative) Art der Strategieentwicklung stellt vollkommen neue Fragen nach einer strukturübergreifenden Abstimmung und treibt eine enge Verzahnung von Verwaltungsarbeit und Regierungshandeln voran.

Mit dem Fellowship sollten neue Methoden erlernt werden, die dabei unterstützen, ressortübergreifend und crossfunktional zu arbeiten. Dabei steht ein strukturiertes Stakeholder Management im Vordergrund.

  • Wir haben eine ressortübergreifende Arbeitsgruppe bestehend aus AA, BMUV, BMZ und BKM gegründet
  • Wir haben eine Nachhaltigkeits- und Klimastrategie für die AKBP entwickelt und einen inklusiven Feedbackprozess aufgesetzt
  • Wir haben ein neues Austauschformat zwischen Jugenddelegierten und Staatssekretärin Jennifer Morgan erarbeitet
  • Das Format #AndersArbeiten gemeinsam mit dem Kompetenzzentrum Führung ins Leben gerufen, damit agile Arbeitsmethoden mehr Sichtbarkeit und Neugier im AA erwecken
  • Wir haben das 1. Online Barcamp für alle Mitarbeitenden der (Bundes-)Verwaltung ins Leben gerufen. #StaatindieZukunft2022
  • Gemeinsam mit Tech4Germany haben wir einen SDG Lotsen Protoypen entwickelt, der den Zuwendungsempfänger:innen helfen soll ihre Projekte nachhaltiger anhand der Sustainable Development Goals (SDGs) messbarer zu gestalten.

Kultur und Gesellschaft - Abteilung 6

Strategie und Planung AKBP - Referat 600

Profilbild Nele Heinevetter

Nele Heinevetter

Tandempartner:in
Linkedin

Profilbild Martin Albers

Martin Albers

Fellow
Linkedin

Phasen und Aktivitäten des Projekts

Auf der Grafik sind zwei Graphen abgebildet. Die Graphen stellen die persönlich empfundene Wirksamkeit über die Zeitdauer des Fellowships (sechs Monate) dar. Ein Graph steht für den Fellow, der andere Graph für die Tandem-Partnerin oder den Tandem-Partner.

Kurve der empfundenen, individuellen Wirksamkeit

Mai

Ankommen & Kennenlernen

  • Interviews Teammitglieder: Interviews mit allen Teammitgliedern und dem Referatsleiter führen und ein Stimmungsbild einfangen.
  • Projekte kennenlernen: Gedanken und Ideen der Strategie verstehen und durcharbeiten.
  • Persönliches Kanban Board: Planung der Aufgaben für das Fellowship.
  • Stakeholder Analyse: Gemeinsame Erarbeitung einer Stakeholder Analyse und eines Kommunikationskonzeptes.
  • Vernetzung der Fellows im AA: Aufsetzen von regelmäßigen Austauschformaten.

Methoden

  • Einzelinterviews
  • Feedback
  • Kanban
  • Coaching
  • Workshop

Leitfrage Tandempartner:in

Welche Shortcuts bieten agile Methoden und woher nehme ich die Zeit im bisherigen Büroalltag für die Implementierung zusätzlicher agiler Methoden?

Leitfrage Fellow

Wie kann ich mit meinen Methoden am meisten meine Tandempartnerin unterstützen?

Auflösung der Frage

Die Probleme erstmal verstehen, unterschiedliche Perspektiven einholen und Geduld haben.

Juni - Mitte Juli

Methoden ausprobieren

  • Referatstag mit agilen Arbeitsmethoden gestalten (Mini-Retro, Aufgabenspeicher, Teambuilding, Aufgabenpriorisierung).
  • Nachbereitung des Referatstages anhand eines Team-Kanban-Boards.
  • Erstes Lunch Roulette für die Abteilung vorbereiten, Format vorstellen und 25 Kolleg:innen matchen.
  • Tech4Germany Onboarding vorbereiten: Stakeholder abholen, interne Kommunikation planen und nutzerzentrierte Interviews organisieren, Kick-Off Workshop mit dem Kernteam.

Methoden

  • Kanban Board
  • Lunch Roulette
  • Nutzerzentrierte Interviews
  • Workshop
  • Stakeholder Management
  • Team Canvas + 16 Personality Test
  • Teamretrospektive
  • Check-in und Check-out in der Referatsrunde
  • Process-Blueprint
  • OKR (Objectives & Key Results) Light Methode

Leitfrage Tandempartner:in

Wie lässt sich das Eingehen auf die Bedürfnisse und Stärken und von Stakeholder:innen wie auch Kolleg:innen langfristig besser in den Arbeitsalltag integrieren?

Leitfrage Fellow

Wie kann ich die Kommunikation und die Zusammenarbeit im Team mit den agilen Arbeitsmethoden verbessern?

Auflösung der Frage

Mit gutem Vorbild vorangehen und Vertrauen aufbauen.

Mitte Juli - Ende August

Erste kleinen Veränderungen beobachten

  • Nachbereitung des Referatstages anhand eines Teamkanban-Boardes.
  • Tech4Germany Welcoming: Problemraum vorstellen, Erkenntnisse teilen, Stakeholder vorstellen, Teambuilding initiieren.
  • Ressortübergreifende Format/Stakeholder Management Workshop AA-BMUV-BMZ-BKM (SDG Spielentwicklung damit die SDGs für alle Mitarbeitenden der Behörden verständlich und gelebt werden).
  • Petersberger Klima Dialog: Stakeholder Management für die Paneldiskussion zwischen 38 Jugenddelegierten, der Staatssekretärin Jennifer Morgan und Bundesministerin Annalena Baerbock.
  • #AndersArbeiten: Fellows im AA und das Kompetenzzentrum Führung rufen ein „agiles/neues Arbeiten Format” für die gesamte Belegschaft im AA auf.
  • Erster Entwurf der Klima- und Nachhaltigkeitsstrategie wird inklusiv in der Abteilung abgestimmt (jedes Referat kann Feedback und Wünsche einbringen).
  • Brown-bag Lunch zum Thema Infrastruktur und Dokumentation damit die Zusammenarbeit im Referat noch weiter verbessert wird.

Methoden

  • Workshop
  • Stakeholder Management
  • Retrospektive
  • Check-in und Check-out in der Referatsrunde
  • OKR (Objectives & Key Results) Light Methode
  • Brown-Bag Lunch
  • Design Thinking
  • Agile Arbeitsweisen Impulse (Was ist ein Kanban Board, Wie organisiere ich einen guten Workshop, Scrum im Referatsalltag

Leitfrage Tandempartner:in

Geht Design Thinking auch weniger unflexibel? Das Abarbeiten der Phasen erschien bisweilen als erstickendes, zeitraubendes Korsett.

Leitfrage Fellow

Wie kann ich dafür sorgen, dass im AA das Thema „agile/neue” Arbeitsweisen mehr Aufmerksamkeit findet?

Auflösung der Frage

Vernetze dich mit den richtigen Stakeholdern im Haus und halte Irritation auch mal aus.

September - Ende Oktober

Loslassen und Methoden nachhaltig verankern

  • Prototyping: Tech4Germany - AA und Work4Germany arbeiten gemeinsam in Workshops an den 1. Prototypen.
  • Nutzer-Reise: Basierend auf den Nutzer:innen Interviews Erarbeitung einer Nutzer-Reise.
  • Team Retrospektive: 2. Retrospektive mit dem gesamten Referat, dabei wird die Moderation von 2 Kolleginnen übernommen.
  • Workshop mit Jugenddelegierten und Staatssekretärin Jennifer Morgen: Gemeinsam wird ein neues Austauschformat in einem gemeinsamen Workshop erarbeitet.
  • #StaatindieZukunft (Online Barcamp): Koordination der gesamten Kommunikation in den Häusern und interessante Impulsgeber:innen finden.
  • Das Netzwerk mit anderen Behörden verstetigen indem man reguläre Austauschformate kreiert.
  • Abteilungsklausur für 160 Teilnehmer:innen mit agilen und interaktiven Formaten erarbeiten und durchführen.

Methoden

  • Workshop
  • Stakeholder Management
  • Team Retrospektive
  • Check-in und Check-out in der Referatsrunde
  • OKR (Objectives & Key Results) Light Methode
  • Nutzer:innen Interviews
  • Design Thinking
  • Feedback mit Mentimeter
  • World Cafe
  • Energizer

Leitfrage Tandempartner:in

Wie können wir gewinnbringende agile Methoden davor bewahren, von den gewohnten und akzeptierten (administrativen) Arbeitsprozessen in der Bundesbehörde wieder überschrieben zu werden?

Leitfrage Fellow

Wie kann ich die Methoden, die wir genutzt haben, langfristig im Alltag im Ministerium verankern?

Auflösung der Frage

Kolleg:innen motivieren selbst mal zu moderieren und sich nach und nach etwas zurückziehen.