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Bundesministerium für Arbeit und Soziales 2021

Konzeption und Pilotierung innovativer Organisationsstrukturen

Ziel des Projekts ist es, ein Konzept zu entwickeln, das Lösungen aufzeigt, wie im BMAS aktiver Veränderungsmanagement betrieben werden kann. Außerdem sollten die entwickelten Lösungsansätze getestet bzw. pilotiert werden. Kern des Konzepts ist ein Vorschlag bzw. Szenario, wie dies in die Organisationsstruktur und in die Arbeitsabläufe des BMAS integriert werden kann. Das Projekt knüpft an das übergeordnete Projekt “Aufbau einer agilen Community im BMAS” (s. Fellowship 2020) an und soll gemeinsam mit diesem die Implementierung agiler Formen der Zusammenarbeit voranbringen.

Zentralabteilung Z

Referat Zb 3 (Organisationsmanagement)

Foto von Fellow Benjamin Jadkowski

Benjamin Jadkowski
Fellow

Platzhalter für Tandempartnerin

Ulrike Neundorf
Tandem-Partnerin

Platzhalter für Tandempartnerin

Ruth Unkelbach
Tandem-Partnerin

Phasen und Aktivitäten des Projekts

Kurve der empfundenen, individuellen Wirksamkeit

Mai

Erstes Kennenlernen

Erster Call zum Kennenlernen. Es wird klar: Die angestoßenen Projekte aus dem letzten Fellowship sind auf positive Resonanz gestoßen. Hierauf soll aufgebaut werden.

Leitfrage Tandempartner:in

Haben wir ein gemeinsames Verständnis für den Projektansatz?

Leitfrage Fellow

Welche Erwartungen haben meine Tandempartnerinnen an mich als Fellow?

Auflösung der Frage

Gemeinsame Ziele für die Zeit

Juni- August

Arbeitsphase

Verstehen:

  • Der Fellow wird “arbeitsfähig”, begleitet Termine und kommt durch projektunabhänigige Einsätze bei den agilen Coaches im BMAS schnell mit vielen Mitarbeiter:innen in Kontakt.
  • Der Kick-Off Workshop verschiebt sich auf Ende Mai. Hier werden Ziele definiert und Stakeholder analysiert.

Zuhören & Analysieren:

  • Es folgen Nutzer:innen Interviews, Vor- und Nachbereitungstermine. Nach anfänglichen Verzögerungen nimmt die Intensität der Projektaktivitäten kontinuierlich zu.

Protoyp Erstellen:

  • Durch mehrere Zwischensynthese-Workshops und iterativem Vorgehen ist die Erstellung eines ersten Prototpyen erleichtert.
  • Es bleibt herausfordernd, ein Konzept zu erarbeiten was „dem ganzen Haus“ dienen soll.

Leitfrage Tandempartner:in

Verstehen:

  • Wie wird sich die Zusammenarbeit entwickeln?

Zuhören & Analysieren:

  • Wie können wir ohne Erkenntnisverlust die Ergebnisse methodisch umsetzen?

Protoyp Erstellen:

  • Wie kann ich das Projekt neben meinen weiteren Aufgaben sachgerecht inhaltlich begleiten?

Leitfrage Fellow

Verstehen:

  • Wo kann ich den größten Mehrwert liefern?

Zuhören & Analysieren:

  • Ist meine Rolle „nur“ methodisch begleitend oder arbeite ich auch inhaltlich mit?

Protoyp Erstellen:

  • Wie gelingt die Synthese zum nutzer:innen-zentrierten Konzept für „alle“ ?

Auflösung der Frage

Verstehen:

  • Wöchentlicher Jour Fixe, Kennenlerntermine und Einblicke in viele Bereiche

Zuhören & Analysieren:

  • Fellow übernimmt Befähigung, aber auch inhaltliche Arbeit

Protoyp Erstellen:

  • Anpassung agiler Methoden an BMAS-O

September

Testen

Protoyp Testen:

  • Positive Resonanz durch Rückmeldungen via Fokusgruppen mit Führungskräften und einem BrownBag Lunch, der offen für alle Interessierte ist.
  • Das Projekt wird bekannter im Haus.
  • Auch ohne Fellow (im Urlaub) läuft das Projekt gut weiter.

Ergebnisse Präsentieren:

  • Die Tandempartner:innen sind im Urlaub, das Projekt muss nichtsdestotrotz schnellstmöglich präsentiert werden. Der Fellow übernimmt, finalisiert das Grobkonzept und stellt es den Führungskräften vor.

Leitfrage Tandempartner:in

Protoyp Testen:

  • Wie kann die positive Dynamik über das Ende des Fellowships hinaus aufrecht erhalten werden?

Ergebnisse Präsentieren:

  • Wie wird das Projekt in meiner Abwesenheit weitergeführt?

Leitfrage Fellow

Protoyp Testen:

  • Wie wird das Projekt in meinem Urlaub weitergeführt?

Ergebnisse Präsentieren:

  • Wie kann ich der Rolle als „befähigender“ Fellow gerecht werden, wenn ich allein die Ergebnisse vorstelle?

Auflösung der Frage

Protoyp Testen:

  • Kombination verschiedener Testformate um Zielgruppen einzubinden

Ergebnisse Präsentieren:

  • Fellow übernimmt inhaltliche Arbeit

Oktober

Abschluss

Iteration & Pilotkonzept:

  • Das Feedback wird nun gemeinsam eingearbeitet und in ein Pilotkonzept überführt. Eine Umsetzung ist angedacht.

Reflektion:

  • Abschlussgespräche, Retrospektive & Fragen der Weiterverfolgung des Pilotkonzepts werden in Angriff genommen.

Leitfrage Tandempartner:in

Iteration & Pilotkonzept:
Wie können wir den Übergang in die praktische Umsetzung unterstützen?

Reflektion:
Hat mich das Fellowship persönlich und fachlich weitergebracht?

Leitfrage Fellow

Iteration & Pilotkonzept:

  • Wie können die vielen losen Enden zusammengeführt werden?

Reflektion:

  • Abgesehen vom Projektergebnis – was bleibt dem Referat vom Fellowship?

Auflösung der Frage

Iteration & Pilotkonzept:

  • Konkretisierung des Pilotvorhabens

Reflektion:

  • Überprüfung der Projekt- und Fellowship-Ziele