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Bundesministerium für Digitales und Verkehr

2022

Nutzerzentrierung Förderplattformen

Optimierung und Nutzerzentrierung der Bundesförderung Breitband und Gigabit (Förderprozess)

Das Referat beschäftigt sich mit der deutschlandweiten Breitbandförderung und arbeitet dafür mit zwei Projektträgern zusammen. Zur Verbesserung des Antragsverfahren haben beide Projektträger eine Online-Plattform entwickelt, über die der Förderprozess abgewickelt wird. Diese Online-Plattformen sollten während des Fellowship-Programms hinsichtlich ihrer Nutzer:innenfreundlichkeit weiterentwickelt werden. Die Fellow sollte das Team darin unterstützen, die Plattformen in Zusammenarbeit mit den Projektträgern nutzer:innenzentriert zu gestalten und dabei neue Arbeitsmethoden anzuwenden.

Der Förderprozess inklusive der Online-Plattformen sollte stärker an den Nutzenden ausgerichtet werden - hierdurch soll die Durchführung seiner Projekte erleichtert und beschleunigt werden.

In einer qualitativen Umfrage mit 13 Zuwendungsempfänger:innen sowie einer anschließenden quantitativen Umfrage unter allen Zuwendungsempfänger:innen bundesweit, konnten die Herausforderungen des Förderprozesses beleuchtet und analysiert werden. Anschließend wurden in zwei Ko-Kreations Workshops mit Zuwendungsempfänger:innen aus vier Bundesländern, vier konkrete Lösungsideen entwickelt. Hiervon wurden zwei zu Klick-Dummies und Mockups weiterentwickelt und mit den Projektträgern sowie Mitarbeitenden des Referats vertestet. Durch das Vorgehen nach dem Design Thinking Prozess und anderer agiler Methoden, konnte das Projektteam Erfahrungen in der praktischen Anwendung sammeln.

DK Digitale Konnektivität

DK 13 Festnetzförderung

Platzhalter Foto Tandempartnerin

Caroline Muenzer

Tandempartner:in

Profilfoto Katharina von Sohlern

Katharina von Sohlern

Fellow
Linkedin

Phasen und Aktivitäten des Projekts

Auf der Grafik sind zwei Graphen abgebildet. Die Graphen stellen die persönlich empfundene Wirksamkeit über die Zeitdauer des Fellowships (sechs Monate) dar. Ein Graph steht für den Fellow, der andere Graph für die Tandem-Partnerin oder den Tandem-Partner.

Kurve der empfundenen, individuellen Wirksamkeit

Mai

Orientierung

  • Analyse der Bundesförderprozesse Breitband und Gigabit: Gemeinsames Verständnis des Projektes und Zieldefinition, Stakeholder Identifikation und Hypothesenbildung zu den Bedürfnissen der Nutzer:innen.
  • Projektkonzeption: Festlegen der Herangehensweise und Methoden, Identifikation der Meilensteine.
  • Vorbereitung qualitative Interviews: Durchführung von Interviews mit Zuwendungsempfänger:innen aus allen Bundesländern um die Nutzerperspektive zu validieren und eine Problemdefinition zu erarbeiten.
  • Geführtes Testing der Online-Plattform PTA: Analyse der Online-Plattform aus Zuwender-Perspektive, Identifikation von Problemen/Hindernissen bzw. nicht erfüllten Bedürfnissen.

Methoden

  • Ökosystem der Breitbandförderung als Map
  • Persona-Entwicklung der Stakeholder
  • Projektplan-Visualisierung auf virtuellen Whiteboard
  • Fester wöchentlicher Termin zur Arbeit im Projektraum
  • Einführung digitaler Tools zur agilen Projektarbeit (Confluence, WeKan, Miro etc.)
  • Hypothesenentwicklung und Leitfaden für Interviews
  • Festlegung der Recruiting-Kriterien für Interviews
  • Geführtes Testing der Online-Plattform des Projektträgers

Leitfrage Tandempartner:in

Passt unsere Zieldefinition zur Realität und wie gehen wir vor?

Leitfrage Fellow

Was ist der richtige Prozess, um alle Ziele unter einen Hut zu bringen und der Komplexität des Themas gerecht zu werden?

Auflösung der Frage

Wir haben unsere Ideen in einen Plan umgesetzt und mit dem Bewusstsein begonnen, dass wir noch nicht wissen, wie es sich entwickeln wird.

Juni - Juli

Analyse

  • Durchführung qualitativer Interviews: Durchführung von Interviews mit acht Zuwendungsempfänger:innen aus Thüringen, Brandenburg, Sachsen, Sachsen-Anhalt, Niedersachsen, Rheinland-Pfalz, Baden-Württemberg und Bayern.
  • Agiles Projektmanagement: Schaffung einer Struktur, um die Projektplanung iterativ an die sich verändernden Gegebenheiten anzupassen.
  • Ko-Kreations-Workshops: Anpassung des Workshop-Konzeptes an die Erkenntnisse aus den Interviews.
  • Abschluss der qualitativen Interviews und Analyse: Durchführung von insgesamt 13 Interviews mit Zuwendungsempfänger:innen aus 12 Bundesländern, Analyse der Ergebnisse und Erstellung eines Reports.
  • Ko-Kreations-Workshops: Vorbereitung von zwei offline Ko-Kreations-Workshops mit Zuwendungsempfänger:innen aus vier Bundesländern.
  • Entwicklung der quantitativen Umfrage: Die quantitative Umfrage soll an die bundesweiten Zuwendungsempfänger:innen gerichtet werden.

Methoden

  • Workshop mit Projektteam: Methodisches Eintauchen in das Thema qualitative Interviews
  • Recruiting: Identifikation, Kontaktaufnahme und Terminierung der Interviews
  • Test-Interview und kontinuierliche Weiterentwicklung des Interviewleitfadens
  • Ad-hoc Synthesen nach Interviews
  • Entwicklung eines Ideen-Speichers
  • Agile Tools: Aufbau der Projektstruktur in einer Kollaborationssoftware
  • 2-stündiger Forschungssynthese-Workshop auf Online Whiteboard mithilfe eines Synthese Gitters
  • Prototyping-Session mithilfe des Feature Canvas
  • Entwicklung der quantitativen Umfrage

Leitfrage Tandempartner:in

Wie können wir die vielfältigen und wertvollen Erkenntnisse durch das Gespräch mit den Nutzer:innen gut und zielführend nutzen?

Leitfrage Fellow

Wie können wir eine Balance zwischen inhaltlicher Projektarbeit und Methodentransfer schaffen?

Auflösung der Frage

Wir haben uns intensiv mit dem Problemraum beschäftigt, da wir wirklich verstehen wollten, was das Kernproblem unserer Nutzer:innen ist. Dabei haben wir diverse agile Methoden und Tools angewendet, alles eingebettet in unseren Leitprozess Design Thinking.

August - September

Ideen entwickeln

  • Durchführung Ko-Kreation Workshop in Salzwedel: Workshop mit 11 Teilnehmenden aus Sachsen-Anhalt und Niedersachsen.
  • Entwicklung quantitativer Fragebogen: Entwicklung eines Fragebogens für die quantitative Umfrage auf Grundlage der qualitativen Interviews (Problemfelder etc.).
  • Gestaltung und Durchführung des Teamtages: Diskussion zum Thema Digitalisierung und Vorstellung zweier digitaler Tools (Conceptboard und Confluence).
  • Interne Kommunikation: Beitrag im internen Newsletter "Flaschenpost".
  • Ergebnisreport der qualitativen Umfrage: Erstellung eines Reports inklusive der Ableitung von strategischen und konkreten Handlungsempfehlungen.

Methoden

  • Entwicklung von Lösungsideen mit Hilfe der Design Thinking Methode beim Ko-Kreations-Workshop 1.
  • Spillover Effekte ins Referat DK 13 - Tools und Methodenkompetenz– Moderation des Teamtages: Vorstellung zweier digitaler Tools (Conceptboard und Confluence), Moderation einer Diskussion zum Thema „Digitalisierung in unserem Referat” mithilfe der „World-Cafe” Methode.
  • Workshop zur Identifikation der strategischen und operativen Empfehlungen als Ableitung aus den Ergebnissen der qualitativen Umfrage.

Leitfrage Tandempartner:in

Wie schaffen wir unsere Erkenntnisse unter einen Hut zu bringen/in eine Lösung umzusetzen und gleichzeitig unsere vielschichtigen methodischen Ansätze zu verwirklichen?

Leitfrage Fellow

Wie können wir die Ergebnisse unserer Arbeit im Referat teilen, sodass möglichst viele Personen davon profitieren?

Auflösung der Frage

Die kontinuierliche Nutzung der unterschiedlichen Methoden im Rahmen des Design Thinking Prozesses ist die effektivste Art des Wissenstransfers.
Darüber hinaus berichten wir monatlich über unsere Projektarbeit und haben einen Überblick über das Gesamtprojekt sowie dessen Methoden dem Referat vorgestellt.

September - Oktober

Prototypen bauen

  • Durchführung Ko-Kreation Workshop Grevesmühlen: Eintägiger Workshop mit 12 Teilnehmenden (Zuwendungsempfänger, Projektteam, Vertreter von Bund und Land) aus Brandenburg und Mecklenburg-Vorpommern.
  • Umsetzung und Testrunde quantitativer Fragebogen: Einholen von internem und externem Feedback, Iteration und Einpflegen des Fragebogens in ein Online Fragebogen Tool.
  • Umsetzung und Testung des Prototypen: Konzeptentwicklung und Umsetzung des Konzepts als Klick-Dummy in kollaborativer Interface-Design-Software. Testung mit Projektträger:innen und Mitarbeitenden des Referats sowie Gestaltung von Mock-ups.
  • Finalisierung und Versenden des Ergebnisreports: Aussenden des Reports an Projektteam, sowie organisationsintern und Durchlaufen mehrerer Feedbackschleifen.

Methoden

  • Entwicklung von Lösungsideen beim Workshop 2 mithilfe der Design Thinking Methode.
  • Testung des quantitativen Fragebogens mit Zuwendungsempfänger aus qualitativer Umfrage.
  • Prototyping Workshop
  • Autodidaktisches Einlernen in Interface-Design-Software zur anschließenden Erstellung der Klick-Dummies.
  • Testing Sessions
  • Methodentransfer Sessions: Sessions mit dem Projektteam, um die Methodenkenntnisse im Bereich Design Thinking, Service Design und agilen Arbeitsmethoden zu vertiefen.

Leitfrage Tandempartner:in

Wie setzen wir die Lösungsideen soweit um, dass sie nach dem Projekt in Auftrag gegeben werden können und somit ein nachhaltiger Projekterfolg entsteht?

Leitfrage Fellow

Wie können wir unsere Herangehensweise und Methodik im Referat teilen und sicherstellen, dass das Projekt weitergeht?

Auflösung der Frage

Wir fokussieren unsere Kapazitäten auf die iterative Weiterentwicklung der Prototypen, während wir geeignete Formen finden, um den Nutzen für alle Stakeholder zu visualisieren. Parallel arbeiten wir an einer ansprechenden Projektdokumentation.