Exemplarische Erprobung und Optimierung der Zusammenarbeit durch agile Arbeitsmethoden
Um die Digitalisierung im Gesundheitswesen voranzubringen, sieht der Koalitionsvertrag von 2021 unter anderem die Mitgestaltung des Europäischen Gesundheitsdatenraums (EHDS) und ein Gesundheitsdatennutzungsgesetz (GDNG) vor. Diese werden einen besseren wissenschaftlichen Nutzen, der in Einklang mit der DSGVO steht, auf den Weg bringen und auch eine dezentrale Gesundheitsdateninfrastruktur aufbauen. Hierfür bedarf es interdisziplinärer und kreativer Problemlösungen, die konsequent aus Nutzerperspektive gedacht werden und damit nur in Zusammenarbeit Vieler entstehen können.
Durch interaktive Kollaboration innerhalb komplexer Themengebiete und großer Projekte wollte und will das Team neue Strukturen und Methoden wagen.
Ziel war es, die Zusammenarbeit im Referat und der Projektgruppe (PG Datenraum Gesundheit) den Bedürfnissen der Mitarbeitenden entsprechend zu strukturieren. Durch den Einsatz moderner Arbeitsmethoden und digitaler Toolsets wurden die effektive Arbeitsteilung und zielorientierte Absprachen weiter verbessert. Die Erkenntnisse und Erfahrungen aus der Zusammenarbeit sollen zukünftig übergreifend eingesetzt werden, um einen Mehrwert auch über Referat und Projektgruppe hinaus zu schaffen.
Das Projekt hatte einen verkürzten Projektzeitraum von circa 9 Wochen.
Durch interaktive Kollaboration innerhalb komplexer Themengebiete und großer Projekte wagen wir neue Strukturen und Methoden.
Ergebnisse der Zusammenarbeit
Abteilung 5 - Digitalisierung und Innovation
Referat 511 - Grundsatzfragen neue Technologien und Datennutzung
Projektgruppe "Datenraum Gesundheit"
Phasen und Aktivitäten des Projekts
Kurve der empfundenen, individuellen Wirksamkeit
August
Orientierung
- Kennenlernen, Orientierung & Identifikation des Problems/der Probleme.
- Evaluation bestehender Lösungsideen.
- Vernetzung im Referat, der Abteilung, im Ministerium und ressortübergreifend.
Methoden
- Lean Value Tree
- Selbsteinschätzung (New Work Trends)
- Miteinander reden (Tandem, Projektgruppe)
Leitfrage Tandempartner:in
Wie kann modernes Arbeiten in festen Hierarchien angewandt werden?
Leitfrage Fellow
Wo sollte unsere Priorität liegen und wo im Moment (noch) nicht?
Auflösung der Frage
Evaluation der bestehenden Lösungsideen, um dem zu lösenden Problem auf den Grund zu gehen und einen sinnhaften ersten Ansatzpunkt zu finden.
September
Umsetzung
- Austausch mit Referatsleitung zu Erkenntnissen und aktuellen Ansätzen für Feedback und zur Absprache des weiteren Vorgehens.
- Referatsmatrix: Visualisierung der Mitarbeitenden, Themen, Tätigkeiten und deren Verknüpfungen untereinander und zu relevanten Informationen - Erstellung eines digitalen Prototyps als Grundlage für weitere Abstimmungen im Referat.
- Termin Referatsklausur: Festlegung zeitlicher Dimension, Sammlung möglicher Inhalte und Ziele.
Methoden
- Brainstorming
- Prototyping
- Miteinander reden (Tandem, Projektgruppe, Referat)
Leitfrage Tandempartner:in
Wie können alle von neuen Methoden profitieren, ohne zusätzlichen Aufwand für Einzelne zu verursachen?
Leitfrage Fellow
Wie können wir einen Mehrwert für alle und damit Akzeptanz bei allen schaffen?
Auflösung der Frage
Planung der Referatsklausur, die sich sowohl damit befasst, welche Themen bearbeitet werden, als auch wie die Zusammenarbeit gestaltet werden soll. Damit werden alle Sichtweisen und Standpunkte berücksichtigt und ein gemeinsames Verständnis geschaffen.
September
Weiterentwicklung
- Durchführung der Referatsklausur.
- Vorstellung des Prototypen der Referatsmatrix.
Methoden
- Retrospektive
- Futurespective
- Roadmap
- Working Agreements
Leitfrage Tandempartner:in
Ist ein Schritt zurück eine Niederlage oder der Weg eine breit akzeptierte Lösung zu etablieren?
Leitfrage Fellow
Haben wir einen guten Ausgangspunkt identifiziert, von dem aus sich das Referat und die Projektgruppe selbstorganisiert weiter entwickeln kann?
Auflösung der Frage
Es ist eine wertvolle Erkenntnis zu entdecken, dass gedachte Lösungen im Moment nicht passen und dass es Lösungen gibt, die anfangs niemand im Blick hatte.
Oktober
Verfestigung
- Check-out: Gemeinsame Reflektion über den Stand der Dinge und zukünftige Optionen.
Methoden
- Check-out - Was nehme ich/wir mit?
Leitfrage Tandempartner:in
Wie kann der fruchtvolle Austausch und die Vernetzung über das eigene Referat hinaus auch nach dem Programm bestehen bleiben? #SynergienNutzen
Leitfrage Fellow
Wie wirken die gesetzten Impulse? Werden sie weitergetragen?
Auflösung der Frage
Wir können der „Stein des Anstoßes“ sein und aktiv unsere Zukunft gestalten. Wir sind zuversichtlich, dass wir andere mit Zeit und Geduld „anstoßen“ können, althergebrachte Arbeitsweisen zu überdenken.