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Bundesministerium der Finanzen

2022

Partizipatives Gestalten neuer Prozesse im Personalreferat

Das Bundesministerium der Finanzen hat rund 2200 Mitarbeiter:innen in Berlin, Bonn und Brühl. Im Personalreferat arbeiten 35 Kolleg:innen daran, die Personalthemen der Beschäftigten zu betreuen: von Bewerbungs- und Einstellungsprozess, über die klassische individuelle Personalentwicklung bis zum Eintritt in den Ruhestand oder den Renteneintritt. Auch danach bricht der Kontakt nicht ab.
Ziel des Projektes war es, Arbeitsabläufe zu hinterfragen, den Arbeitsaufwand im Referat zu reduzieren und somit Freiräume für neue Ideen und Personalthemen zu schaffen und das durch Partizipation. Neue Lösungen sollten gemeinsam erarbeitet werden, um Erfahrungen, Ideen und Bedürfnisse der Kolleg:innen zu integrieren.

Neue Lösungen sollten gemeinsam erarbeitet werden, um Erfahrungen, Ideen und Bedürfnisse der Kolleg:innen zu integrieren.

Auf Grundlage der Hinweise aus dem Referat und auf Basis des zielorientierten Arbeitens konnten wir an verschiedenen Stellen Prozesse neu gestalten: Mit der Einführung der e-Sachakte konnte ein zentraler Meilenstein für digitale Prozesse umgesetzt werden.

Zentralabteilung Z

ZA 2: Personalien des Ministeriums (Personalreferat)

Profilfoto Jenny Engström

Jenny Engström

Tandempartner:in

Profilfoto Robert Oswald

Robert Oswald

Tandempartner:in

Profilfoto Vera Weyand

Vera Weyand

Tandempartner:in

Platzhalter für Profilfoto

Renate Rampf

Tandempartner:in

Profilfoto Christian Müller

Christian Müller

Fellow
Linkedin

Phasen und Aktivitäten des Projekts

Auf der Grafik sind zwei Graphen abgebildet. Die Graphen stellen die persönlich empfundene Wirksamkeit über die Zeitdauer des Fellowships (sechs Monate) dar. Ein Graph steht für den Fellow, der andere Graph für die Tandem-Partnerin oder den Tandem-Partner.

Kurve der empfundenen, individuellen Wirksamkeit

Mai

Ankommen im Prozess

  1. Abfrage der Veränderungsbedarfe und Wünsche im Referat durch analoge (Starterbox) und digitale Befragung: Mehr als zwei Drittel der Referatsmitglieder haben sich an den Befragungen beteiligt.
  2. Verständigung auf gemeinsamen Purpose im Kernteam (Tandem-Partner:innen und Fellow).
  3. Entwicklung von strategischen Zielen: Was wollen wir bis Ende Oktober gemeinsam erreichen?
  4. Transparenz: Ergebnisse des Kernteams wurden über Aushänge im Flur geteilt und die Ergebnisse der Befragungen veröffentlicht.
  5. Workshop (Kernteam): „Agiles Projektmanagement".
  6. Erste Retrospektive im Kernteam zur Stärkung der Zusammenarbeit.

Methoden

  • Quantitative und qualitative Befragung
  • IDM-Methoden (integreted decision making / Integrativer Entscheidungsprozess)
  • Purpose-Turnier
  • Mehrwert-Discovery
  • 4 L-Retrospektive

Leitfrage Tandempartner:in

Was soll nach den 6 Monaten besser sein, in welcher Reihenfolge packen wir es an und wie kommen wir agil dorthin? Was verändert sich überhaupt im Vorgehen, wenn wir agil arbeiten?

Leitfrage Fellow

Was erwartet mich ganz konkret im BMF und im Referat?

Auflösung der Frage

  • Austausch mit den Tandem-Partner:innen und weiteren Referatsmitgliedern, um mehr über Bedürfnisse und Erwartungen zu erfahren.
  • Herantasten an die agilen Möglichkeiten durch den Workshop (Theorie) und praktische Erfahrungen (Doing); wir werden uns klar darüber, was - ganz konkret - angepackt werden soll.

Juni - August

Veränderungen nehmen Gestalt an

  • Arbeiten nach monatlicher Sprint-Logik mit gemeinsamer Planung, Review und Retro mit operativen Zielen (und Schlüsselergebnissen) und verteilter Verantwortlichkeit.
  • Visions-Workshop mit dem gesamten Referat (Wo steht das Referat in 3-5 Jahren?).
  • Austesten eines kurzen Meetingformats zur Synchronisation sowie eines Meetings für ein Sprint-Update im Kernteam (Sync-Meeting & Sprint-Update).
  • Workshop zum agilen Arbeiten für das Referat.
  • Anpassung der Referatsrunde zur Stärkung der Übernahme von Verantwortung und der Beteiligung an/durch die Referatsmitglieder.

Methoden

  • Sprintsystematik
  • Review (Rose-Thorn-Bud)
  • Retrospektive (Seestern und Start-Stop-Continue)
  • Kanban-Board (analog und digital)
  • Held:innen-Übung
  • Titelgeschichten-Übung
  • Mini-Nutzerreise (für Genehmigungsprozess Nebentätigkeiten)

Leitfrage Tandempartner:in

Wo könnten die schnellen Mehrwerte, v.a. im Bereich der Personalregistratur/Kommunikation liegen? Welchen idealtypischen Veränderungsprozess betrachten wir als erstes? Welche Prozessanpassung ist ebenso wichtig wie „groß”?

Leitfrage Fellow

Wie stellen wir sicher, dass wir aus Review und Retro konkrete Maßnahmen ableiten?

Auflösung der Frage

  • Wir nehmen uns Zeit für beide Reflektionstermine und achten auf die Entwicklung konkreter Maßnahmen.
  • Wir verändern im Bereich Kommunikation zunächst die Referatsrunden (terminlich und inhaltlich), die Beantragung und Genehmigung von Nebentätigkeiten wird digitalisiert, die Umstellung auf die e-Sachakte und die e-Verfügung wird vorbereitet.

September

Vieles ist erreicht…

  • Fortsetzung des Arbeitens nach monatlicher Sprint-Logik mit gemeinsamer Planung, Review und Retro mit operativen Zielen (mit Schlüsselergebnissen) und verteilter Verantwortlichkeit.
  • Weiterentwicklung des Meetingformats zur Synchronisation im Kernteam (Sync-Meeting).
  • Start einer Workshop-Reihe zum agilen Arbeiten, Arbeiten mit Zielen, Nutzerorientierung, Feedback und Meeting für das Referat.
  • Einführung eines digitalen Meetingformats für das Referat zu den aktuellen Sprint-Zielen, Kernaktivitäten und Fortschritte.
  • Überarbeitung der Sprint-Ausrichtung durch Verlagerung von Kernaktivitäten auf neu gebildete thematisch orientierte Kleinteams außerhalb des Kernteams.
  • Einführung der e-Sachakte im Referat und Begleitung durch ein hierarchie- und laufbahnübergreifendes Team.

Methoden

  • Review
  • Retrospektive
  • Sprint-Systematik
  • Workshops und Impulse

Leitfrage Tandempartner:in

  • Wie können wir die Arbeit vom Kernteam und den übrigen Referatsmitgliedern am Projekt verzahnen?
  • Welche Struktur soll bis zum Projektende tragen und welche Rolle soll dabei jeder einnehmen?
  • Was können wir bis zum Projektende noch lernen (neue Methoden, neue Herangehensweisen etc.)?

Leitfrage Fellow

Was kann ich unter den aktuellen Bedingungen tun, um über das eigentliche Projekt hinaus wirksam zu sein?

Auflösung der Frage

  • Entwicklung verschiedener Impulse zum selbstorganisierten Arbeiten, um das Methoden-Know-how im Referat zu stärken und die Nachhaltigkeit der Veränderung zu unterstützen.

  • Impuls-Workshops unseres Fellows zu verschiedenen Themen, Klärung der dynamischen Strukturen (Tandem), wöchentliche Sprint-Updates für das Referat.

Oktober

… es gibt viel zu tun

  • Umstellung von Zeichnungsbefugnissen.
  • Entbürokratisierung der Einstellungsprozesse in den Laufbahnen.
  • Fortsetzung der Workshop- und Impulsreihe zum agilen Arbeiten.
  • Entwicklung eines referatsspezifischen Methodenkoffers für die nachhaltige Anwendung im Referat.
  • Neu-Ausrichtung des Sprint-Fokus auf nachhaltige Abschluss-Produkte.
  • Entwicklung von Perspektiv-Zielen im Kernteam, die nach Oktober 2022 angegangen werden.
  • Finalisierung der ersten Visions-Prototypen und Entwicklung von nächsten Schritten für die Umsetzung.
  • Einführung von Rollen und Timeboxing in der Referatsrunde zur Stärkung von Fokus und Verantwortung.
  • Abschluss-Review zu methodischen Ansätzen und Abschluss-Retrospektive (Sailboat).

Methoden

  • Visions-Workshop (Aufbau-Workshop)
  • Review
  • Retrospektive
  • Sprintsystematik
  • Workshops und Impulse

Leitfrage Tandempartner:in

Was können wir realistischer Weise noch erreichen bis zum Projektende, was packen wir noch an? Welches waren die dringlichen Punkte auf der „Wunschliste” (Starterbox/Menti-Umfrage)?

Leitfrage Fellow

Was kann ich noch tun, um meine Themen für die Zeit nach Work4Germany gut im Referat zu verankern? Welche Ansätze haben einen besonderen Mehrwert für alle im Referat?

Auflösung der Frage

  • Stärkung des zielorientierten Arbeitens und Abschluss der Visionsarbeit, um dem Referat Sicherheit und Orientierung zu geben.
  • Neue Kultur der Referatsrunden weiter leben, mehr Freiräume durch Herabstufung von Zeichnungsbefugnissen schaffen, Einstellungsprozesse werden weiter angepasst (ggf. auch über die Projektlaufzeit gestreckt).
  • Auch wenn das Projekt endet, bleiben einige Baustellen offen, die wir uns noch vornehmen wollen. Als Orientierungshilfe, in welche Richtung wir weitergehen wollen, diente der Visions-Workshop im Tandem.