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Auswärtiges Amt

2022

Personalgewinnung: Personalgewinnungsprozess und Bewerbungsverfahren

Im Auswärtigen Amt gibt es sieben Organisationseinheiten, die in verschiedenen Bereichen für die Auswahl von Personal verantwortlich sind. Sämtliche Referate nutzen derzeit unterschiedliche intern entwickelte Software-Lösungen für das Bewerbungsmanagement und auch die Bewerbungsverfahren laufen unterschiedlich ab. Ziel dieses Projektes war die Nutzung einer einheitlichen Software für das Bewerbungsmanagement im Auswärtigen Amt. Die Personalgewinnungsprozesse sollten effizienter gestaltet, nach Möglichkeit angeglichen und zugleich stärker an den Bedürfnissen der Bewerbenden ausgerichtet werden. Dafür bedurfte es einerseits einer Analyse der bisherigen Personalgewinnungsprozesse, um ggf. Optimierungsbedarfe zu ermitteln, und andererseits eines agilen Ansatzes, um festzustellen, ob eine einheitliche Bewerbungsmanagement-Software nutzbar ist. Ergänzend sollte untersucht werden, wie die Karriereseite des Auswärtigen Amtes noch zielgruppenorientierter gestaltet und die Auffindbarkeit weiter optimiert werden kann.

Die Personalgewinnungsprozesse sollten effizienter gestaltet und zugleich stärker an den Bedürfnissen der Bewerbenden ausgerichtet werden.

Die Nutzung der Software wurde stufenweise in den zur Anwendung kommenden Referaten ausgerollt. Für die Optimierung der Personalgewinnungsprozesse wurde ein Format für Prozessverbesserungen etabliert, mit dem Fokus auf den Bedürfnissen der Bewerbenden und der Reduktion des operativen Aufwands. Die strategische Ausrichtung für das Referat in 2023 wurde erarbeitet und dient als Basis für die Planung weiterer Projekte.

Zentralabteilung 1

Referat 104 Personalstrategie und -gewinnung

Profilfoto Marten Popp

Marten Popp

Tandempartner:in
Linkedin

Profilfoto Veronika von Dehn

Veronika von Dehn

Fellow
Linkedin

Phasen und Aktivitäten des Projekts

Auf der Grafik sind zwei Graphen abgebildet. Die Graphen stellen die persönlich empfundene Wirksamkeit über die Zeitdauer des Fellowships (sechs Monate) dar. Ein Graph steht für den Fellow, der andere Graph für die Tandem-Partnerin oder den Tandem-Partner.

Kurve der empfundenen, individuellen Wirksamkeit

Mai

Ankommen & Verstehen

  • Auftragsklärung und Beantworten der wichtigsten Projektfragen.
  • Projektteilnehmer:innen kennenlernen und Zusammenarbeit besprechen.
  • Zusammenhänge und Rahmenbedingungen im Ministerium für die Fellow erklären.

Methoden

  • Einführung in agiles Projektmanagement mit Scrum
  • Einführung Kanban Board

Leitfrage Tandempartner:in

Habe ich alles gut vorbereitet und wird sich unsere Fellow bei uns wohl fühlen?

Leitfrage Fellow

„Habe ich das richtig verstanden?“
„Worin genau besteht der Auftrag unseres Projektes?“

Auflösung der Frage

Aus Perspektive der Fellow: Ich bin noch nie so strukturiert und gut durchdacht eingearbeitet worden. Mit einem Plan für die ersten zwei Wochen konnte ich innerhalb kürzester Zeit einen Überblick über das anstehende Projekt und die aktuellen Herausforderungen gewinnen. Dazu gab es ausreichend Raum für persönliche Gespräche und
Rückfragen.

Juni

Grundlagen legen

  • Projekt Kick-off mit den verschiedenen Projektteams: Wir haben uns dazu entschieden, das Projekt in unterschiedliche Teilbereiche zu untergliedern, um effizienter zu sein.
  • Besseres Problemverständnis durch Gespräche mit Stakeholdern und dem Dienstleister.

Methoden

  • Kollaboratives Arbeiten im Sharepoint
  • Stakeholderanalyse
  • Scrum als Methode für die Zusammenarbeit innerhalb des Referats
  • Strukturierter Projekt Kick-off inklusive Rollenklärung

Leitfrage Tandempartner:in

Wie können wir das Projekt organisieren und wer muss einbezogen werden?

Leitfrage Fellow

Welche Probleme wollen wir lösen? Mit welchen Personen arbeiten wir in diesem Projekt zusammen und welche Verantwortlichkeiten gibt es?

Auflösung der Frage

Zeit nehmen, um alle Stakeholder kennenzulernen. Erkenntnis: Es ist viel komplexer als im ersten Moment gedacht. Um in kurzen iterativen Zyklen mit den Projektteams arbeiten zu können, haben wir uns in regelmäßigen zweiwöchentlichen Sprints organisiert.

Juli - August

Auf Projektarbeit fokussieren

  • Strategieklausur: Definition eines Leitbilds und der strategischen Ziele für 2023.
  • Testen von Veränderungen im Referatsalltag: Wie können wir gemeinsam zielgerichteter und fokussierter arbeiten?
  • Klärung der technischen Möglichkeiten und Zuständigkeiten für die Überarbeitung der Website.
  • Einführung einer ministeriumsweiten Veranstaltungsreihe zum Thema agiles Arbeiten mit den anderen Fellows im Haus.

Methoden

  • Purpose Turnier zur Erarbeitung des Leitbildes
  • Einführung von Meeting Rollen, Retrospektive, Design Thinking Workshop

Leitfrage Tandempartner:in

Wie schaffen wir es, die Projektbeteiligten zu aktivieren, damit wir unsere Ziele erreichen?

Leitfrage Fellow

Wie schaffen wir es, mit den vorhandenen Ressourcen das Projekt in der zur Verfügung stehenden Zeit umzusetzen? Welche Dinge können wir anschieben und wo müssen wir akzeptieren, dass wir kurzfristig die Rahmenbedingungen nicht ändern können?

Auflösung der Frage

Priorisierung der verschiedenen Projekte im Team und Konzentration auf die Teilprojekte mit der größten Wirkung. Pausierung einzelner Themen, bis die Nachbesetzungen der offenen Stellen eingearbeitet sind. Anpassung der Projektziele an Rahmenbedingungen, die nicht kurzfristig verändert werden können. Mit dem passenden Ziel kommt auch der Fokus wieder.

September - Oktober

Nachjustieren & Übergeben

  • Prozessverbesserungsworkshops unter der Berücksichtigung der Perspektiven von Bewerbenden, den Fachreferaten, Personalreferaten und der durchführenden Arbeitseinheit.
  • Anpassung der Scrum Methodik mit den Erfahrungswerten der ersten Monate.
  • Referatsübergreifende Retrospektiven zur Evaluation von Ereignissen.
  • Übergang nach dem Fellowship organisieren.

Methoden

  • Scrum für die Organisation des Referatsalltags
  • Online Retrospektive
  • Personas

Leitfrage Tandempartner:in

Wie schaffen wir es, die neuen Methoden zu verankern? Wie können wir es schaffen, die Projekte mit der gleichen Intensität weiterzuverfolgen?

Leitfrage Fellow

Was bleibt, wenn ich weg bin? Wie schaffen wir es, Veränderung möglichst gut zu verstetigen?

Auflösung der Frage

Rollen und Aufgaben verteilen. Bereits vor Ende des Fellowships Dinge übergeben und als Fellow nur unterstützend im Hintergrund sein. Die Teilnahme am Fellowship hat Lust auf mehr agiles Arbeiten gemacht, sodass sich Referatsmitglieder für das Angebot einer Coaching-Ausbildung im Ministerium entschieden haben.