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Bundesministerium des Innern und für Heimat

2022

Projekt GIRAFFE

Government Insight Research Analytic Foresight Function and Exploration

Das Vorhaben GIRAFFE hat das Ziel, neue, technologiebasierte Herangehensweisen zu fördern und moderne, nutzerzentrierte Arbeitsweisen in der Verwaltung zu stärken. Das Vorhaben ist im August 2021 gestartet und ist Teil des Architektur- und Innovationsmanagement der IT des Bundes. Die Fellow sollte das Vorhaben dabei unterstützen, die interne und externe Sichtbarkeit zu erhöhen, zielgruppenspezifische Kommunikationskonzepte und Beteiligungsformate zu entwickeln und neue Impulse zu setzen.

Das Vorhaben GIRAFFE will die richtigen Informationen zur richtigen Zeit zum richtigen Zeitpunkt bringen.

Die geplanten Mock-ups sind entstanden und die geplanten Workshops sind gelaufen.

Die Sichtbarkeit des Projektes ist deutlich gestiegen.
Die Social Intranet des Bundes (SIB)-Community ist initiiert und wird schrittweise ausgebaut.

DG digitale Gesellschaft

Arbeitsgruppe DG II 3 Strategie; Standards; Gemeinsame IT Bund

Foto von Tandem-Partner Heiko Hartenstein.

Dr. Heiko Hartenstein

Tandempartner:in
Linkedin

Foto von Tandem-Partnerin Annkristin Falkenhain.

Ann Kristin Falkenhain

Tandempartner:in

Foto von Fellow Barbara Hilgert.

Barbara Hilgert

Fellow
Linkedin

Phasen und Aktivitäten des Projekts

Auf der Grafik sind zwei Graphen abgebildet. Die Graphen stellen die persönlich empfundene Wirksamkeit über die Zeitdauer des Fellowships (sechs Monate) dar. Ein Graph steht für den Fellow, der andere Graph für die Tandem-Partnerin oder den Tandem-Partner.

Kurve der empfundenen, individuellen Wirksamkeit

Mai - Juni

Check-in

  • Überblick über GIRAFFE und das Umfeld: Teilnahme an Stand-ups und Lessons Learned-Meetings, Retrospektive Giraffe und Architektur-Richtlinie (Vergleichsaktivität im Referat).
  • Verinnerlichen des Zielbildes der GIRAFFE und Gestaltung der Zukunftsperspektive sowie Reflektion der Nutzendenworkshops und des MockUps.
  • Mitwirkung am Open Innovation Workshop: Feedback und Retro.
  • Start der Kommunikationsaktivitäten: Vorstellung des Vorhabens bei öffentlichen Veranstaltung (Zukunftskongress, Infotag DK InnoM, KI-Dialog RZZ MV, bundesweiter Digitaltag, Lübeck).
  • Besonderheit: Nachschärfen der zu kommunizierenden Inhalte, sodass diese zielgruppengerechter sind und einfacher verstanden werden.
  • Aufbau Öffentlichkeitspräsenz: www.Giraffe-dg.de

Methoden

Brainstorming und Reflexion zu Personas im Projekt. Gemeinsame Modifikation (Persona-Approach).

„Wir-machen-einfach“-Methode ;-)

Leitfrage Tandempartner:in

Wie können wir die Energie und Impulse des Fellowships bestmöglich für das Vorhaben nutzen?

Leitfrage Fellow

Was braucht das Vorhaben und das Team?

Auflösung der Frage

Fellow: Identifikation von Optimierungspotenzial und gemeinsame Festlegung der Zielsetzung für das Fellowship, Kommunikation und Sichtbarmachung des Projektes.
Teambuildung zur Verstetigung des Projektes nach Fellowship-Ende
Tandem-Partner: Der Check-in mit der Fellow und dem Team hat im ersten Schritt die Sichtbarkeit des Vorhabens erhöht. Das Feedback von außen hat so manchen blinden Fleck des bisherigen Teams offenbart.

Juli - August

Sommerloch

  • Initiale Ideen zur weiteren Kommunikation/Kommunikationsstrategie: Zielgruppe/Zielpersonen identifiziert, Kommunikationskanäle ausgesucht, Entwicklung und Aufbereitung von Content (Flyer/Seite im Social Intranet des Bundes).
  • Feedback zur Vorbereitung und Durchführung der GIRAFFE-Workshops: Unterstützung bei der Vorbereitung und Austausch mit dem BVA DIS-Team.
  • Transparenz im Projekt/Perspektivplanung: Abstimmung mit dem Projektteam, Retrospektive, Coaching in Richtung Projekttransparenz und Arbeitspaketplanung.
  • Unterstützung bei der Workshopgestaltung und der Übernahme der Moderation.

Methoden

  • Check-in Formate
  • Kollaborative Optimierung
  • Kanban/Mindmap (Test Click-up)
  • Moderation
  • Workshopgestaltung: Impuls und interaktive Übungen

Leitfrage Tandempartner:in

Wie kann ich die Arbeit der Fellow trotz Urlaubszeit und Vertretungssituation und - dadurch bedingt - sehr geringem Zeitbudget bestmöglich unterstützen?

Leitfrage Fellow

Wie können die einzelnen Fokusgruppen innerhalb des Projekts gut miteinander verschränkt werden?

Auflösung der Frage

Fellow: Optimierung des Zusammenarbeitsprozesses durch die Einführung von Kanban (Fokus Transparenz über individuelle Stärken und Zielsetzungen; größtmögliche Transparenz über Projektablauf und Vision, um die diversen Kompetenzen im Team optimal einbringen zu können)
Tandem-Partner: Die Teamzusammenarbeit hat sich durch die Nutzung eines Kanban-Boards vereinfacht. Dadurch, dass alles sehr transparent ist, kann ich die nächsten Schritte gut nachvollziehen, auch wenn ich nicht immer live dabei sein kann.

September

Agilitäts-Booster

  • Fachworkshops: Konzeption, Vorbereitung und Durchführung eines weiteren Workshop-Formats mit Fokus auf kleine Fachanwendungsgruppe inkl. Einführung eines neue Kollaborationswerkzeuges (Online Whiteboard) und Neujustierung der Rollenverteilung bei der Unterstützung dessen.
  • Weiterentwicklung der 2. Nutzendenreise: Begleitung der Prototyp-Entwicklung, Abstimmung der Boards und der Workshopdurchführung.
  • Ausbau der Intranet-Präsenz: Bereitstellung neuer Inhalte, weitere Bekanntmachung der Intranet-Präsenz, Integration der Blog-Funktion.
  • Differenzierung der Projektumsetzung (zwei Projektstränge: Netzwerk und Prototypen-Entwicklung): u.a. Fachworkshops (intensiverer Austausch), Nutzendenworkshops (Prototypentwicklung), Architekturentwicklung (Vorbereitung Pilotierung, Umsetzung), Vermarktung/strategische Positionierung.

Methoden

  • kollaboratives und co-kreatives Projektmanagement
  • Persona-Ansatz
  • Kollaborative und co-kreative Methodenentwicklung
  • Conversation Café
  • Feedback-Radar

Leitfrage Tandempartner:in

Wie können wir die Sichtbarkeit der GIRAFFE weiter stärken und die bestehenden hohen Erwartungen an die Ergebnisse erfüllen?

Leitfrage Fellow

Wie kann die GIRAFFE-Community in Gang kommen? Das netzwerken untereinander nimmt einen größeren Stellenwert ein, als gedacht. Dafür braucht es eine niederschwellige Möglichkeit, um den Wunsch, Wissen zu teilen, am Leben zu erhalten.

Auflösung der Frage

Fellow: Experimente mit dem SIB und weiteren Plattform-Optionen (z.B. Confluence mit Community-Lizenz/Nutzung der Team-Raum-Funktionalität).
Ideen zur Verstetigung: NeXT-CoP?
Tandem-Partner: Die Trennung von Community- und Entwicklungsfokus schärft für die Interessierten die Logik des Vorhabens. Viele wollen beim Thema Community dabei sein, aber es gibt auch Interessierte für den Prototypen-Test.

Oktober

Verstetigung

  • Vorbereitung und Organisation Online-Barcamp Staat in die Zukunft 2022: Erstellung von Werbematerialen und Website-Landingpages als Community-Booster und Sichtbarmachung von GIRAFFE.
  • Vorbereitung Prototypenentwicklung: Workshop Prototyp zur Reflexion der nächsten Schritte.
  • Unterstützungsleistung Referat (Umfeld): Vorbereitung Referatsklausur (Organistation, Typ, Methodenauswahl, Vorstellung und Abstimmung des Vorgehens).
  • Abschluss-Retrospektive mit langfristiger Next-Steps-Planung

Methoden

  • Wöchentlicher Projekt-Standup
  • Inhalt-Erstellung
  • Auswertung der Feedbacks aus Workshops und gemeinsame Neuausrichtungsplanung
  • Recherche, Abstimmung

Leitfrage Tandempartner:in

Wie schaffen wir es, die guten Ideen wirklich zeitnah auf die Straße zu bringen?

Leitfrage Fellow

Wie kann das Team in Zukunft gut weiterarbeiten und die ersten Schritte in Richtung Community verstetigen und verstärken?

Auflösung der Frage

Fellow: Community-Booster Barcamp, Verstetigung Teamzusammenarbeit mit größtmöglicher Transparenz, Abschluss mit gemeinsamer Visionsschärfung. Kontaktmöglichkeiten nach Ende des Fellowships.
Tandem-Partner: Das Fellowship hat viel Aufmerksamkeit gebracht, wodurch die Chance entsteht, über die Zukunft mit den richtigen Stellen zu sprechen. Herausfordernd bleibt die Administration rund um die Beauftragungen und die herausfordernde Umsetzung.

Ergebnisse der Zusammenarbeit