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Bundesministerium des Innern und für Heimat

2022

Prozessoptimierung bei Ressortabfragen zur Dezentralisierung

Die Bundesregierung will mit der dezentralen Ansiedlung von Arbeitsplätzen Impulse zur Stärkung von strukturschwachen Regionen setzen. Das Referat AG H II 1 begleitet als "Clearingstelle" diesen Prozess. Eine wesentliche Aufgabe besteht darin, Informationen zu Arbeitsplätzen des Bundes bei allen Ressorts sowie deren nachgeordneten Behörden abzufragen. Gemeinsam mit der Fellow wollte das Team den aktuell noch weitgehend manuellen Prozess evaluieren und optimieren. Mit Hilfe einer nutzerzentrierten und agilen Vorgehensweise sollte sichergestellt werden, dass der überarbeitete Prozess eine hohe Akzeptanz und Effektivität aufweist. Ziel war es, am Ende des Fellowships einen optimierten Prozess zu etablieren, der auch als Vorbild für weitere Abfrageprozesse der Bundesregierung dienen kann.
Es kam eine unvorhergesehene Aufgabe hinzu: Das Referat wurde kurz vor Beginn des Fellowships neu aufgestellt. So entstand eine Art zweites internes Projekt. Es galt, im Referat neue Arbeitsweisen und Strukturen zu etablieren, das neue Team zusammenzubringen und eine gemeinsame Strategie zu entwickeln.

Wir wollten einen Abfrageprozess, an dem viele Ministerien beteiligt sind, unter dem Aspekt der Nutzerzentrierung optimieren und Aufwand, Fehleranfälligkeit und Kommunikation verbessern.

Projekt: Austausch mit beteiligten Akteuren und Identifikation von bestehenden Problemen. Schaffung von Veränderungsimpulsen durch nutzerzentrierte Sicht und Design Thinking.
IT-Tool-Suche: Definition der Anforderungen, Überblick über im BMI vorhandene Tools, bisher ohne passende Lösung.
Geplante Maßnahmen: Plattform für die Daten; FAQs; öffentlicher, ressortabgestimmter Bericht, der nicht nur Zahlen beinhaltet.

Referat: Schärfung der inhaltlichen Ausrichtung des Referats, Stärkung des Teamgefühls, Einführung neuer Meetingstruktur und neuer Rollen.

H - Heimat, Zusammenhalt und Demokratie

AG H II 1 - Gleichwertige Lebensverhältnisse; Kommunales; Clearingstelle

Foto von Tandem-Partnerin Susanne Kleemann.

Susanne Kleemann

Tandempartner:in

Foto von Tandem-Partnerin Julia Kaiser.

Julia Kaiser

Tandempartner:in

Foto von Fellow Julia Kiessig.

Julia Kießig

Fellow
Linkedin

Phasen und Aktivitäten des Projekts

Auf der Grafik sind zwei Graphen abgebildet. Die Graphen stellen die persönlich empfundene Wirksamkeit über die Zeitdauer des Fellowships (sechs Monate) dar. Ein Graph steht für den Fellow, der andere Graph für die Tandem-Partnerin oder den Tandem-Partner.

Kurve der empfundenen, individuellen Wirksamkeit

Mai-Juni

Orientierung

Motivierender Projektstart und Kennenlernen während der Einführungswoche:

  • Vorstellung des Work4Germany-Projektes und der Fellow im Referat und der Unterabteilung.
  • Erarbeitung einer gemeinsamen Zielsetzung für die Unterabteilung nach Reorganisation in Form eines Workshops mit den Referatsleitungen.

Das Projekt „Ressortabfrage” startete leicht verzögert mit dem gemeinsamen Erarbeiten eines Projektplanes für die sechs Monate und einer umfangreichen Stakeholderanalyse.

  • Bekanntmachung von Work4Germany und Methoden durch die Einrichtung einer Bibliothek.

Methoden

Projekt:

  • Roadmap
  • Stakeholderanalyse und –Mapping, 2x2 Matrix
  • Einführung Kollaborationstool “Miro” (online Whiteboard)

Unterabteilung:

  • Vision/Mission/Ziele

Leitfrage Tandempartner:in

Neuorganisation der Unterabteilung sowie des Referats einerseits und das Projekt andererseits – Wie bekommen wir alles unter einen Hut?

Leitfrage Fellow

Wo ist mein Platz im umstrukturierten Referat und wie offen sind die Menschen für Veränderung?

Auflösung der Frage

Zu Beginn wurden insbesondere die Neuaufstellung der Unterabteilung und des Referats durch die methodischen Kompetenzen der Fellow unterstützt. Der Projektbeginn „Ressortabfrage” wurde dafür verschoben.

Juli-August

Problemraum, Referatsneuaufstellung

Referat:

  • Kleine Referatsklausur: Ein Vormittag mit dem neuen Referat unter dem Motto “Das neue Wir”.
  • Neue Meetingkultur: Strukturierung der Arbeitstreffen, Check-ins, Neuigkeiten und Austausch, Zeit für spezifische Fokusthemen.
  • LinkedIn Workshop: ressortübergreifende Einführung mit Co-Fellow Martin Albers in das berufliche soziale Netzwerk für Verwaltungsmitarbeiter:innen.
  • Initiierung des Bundeshauslunchs.

Projekt:

  • Analyse des gesamten Abfrageprozesses mit Nachbereitung der einzelnen Schritte aus der Nutzerperspektive.
  • Identifizierung der Interviewpartner:innen, Erstellung eines Leitfadens, Durchführung von teilstrukturierten Interviews mit Nutzer:innen.
  • Definition der Anforderungen an IT-Tool & Start der Suche.

Methoden

Referat:

  • Klausur: Golden Circle “Warum – Wie – Was?”
  • Neue Meetings: Moderation, Check-in Fragen, Vorausplanung der Themen, strikte Zeiteinteilung

Projekt:

  • Nutzerreise und deren Analyse
  • Nutzer- und Stakeholderinterviews

Leitfrage Tandempartner:in

Wie groß ist denn bitte der Problemraum? Habe ich die neuen Arbeitsmethoden so gut verstanden, dass ich Sie auch allein anwenden kann?

Leitfrage Fellow

Wo habe ich den größten Impact bei der Etablierung neuer Arbeitsweisen: Im Projekt 1:1 mit der Tandem-Partnerin oder im gesamten unstrukturierten Referat?

Auflösung der Frage

Reflektion und Retrospektive schaffen den Raum für Transfer und Verständnis.

September

Lösungsraum

Referat:

  • Zweiter Referatsworkshop: Klärung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten im neuen Referat.
  • Geburtstagsbeauftragte: Einführung einer neuen Rolle, die sich um “Geburtstagkinder” im Referat kümmert.
  • Kurze Design Thinking Intro: In 1,5 Stunden konnten die Teilnehmenden anhand eines kleinen praktischen Beispiels die Methode direkt ausprobieren und erleben.
    Projekt:
  • Clustern der Interviewergebnisse und Erstellung von Personas
  • Im ressortübergreifenden Design Thinking Workshop konnten Verbesserungsvorschläge für den Prozess entwickelt werden.
  • Für die IT-Tool-Suche haben wir uns ausgetauscht zu BSCW-Server, Lime Survey, Elisa und OrgApp.

Methoden

Referat:

  • Workshop: Vorstellung der Aufgaben und Projekte mit Steckbriefen
  • Als Vertretung und zum Austausch wurden thematische Tandems gebildet.
  • Rollen- und Aufgabenverteilung in gemeinsamer Abstimmung
  • Design Thinking Mini-Challenge “Geldbeutel designen”
    Projekt:
  • Personas entwickelt
  • Nutzerreise
  • Design Thinking Phasen: Synthese, Ideation, Prototyping

Leitfrage Tandempartner:in

Wie soll der Transfer der Methoden auf unser Problem funktionieren? Wie können wir die Methoden und Ergebnisse am besten kommunizieren?

Leitfrage Fellow

Wie bringen wir die Erkenntnisse aus den Interviews in ein Ergebnis, von dem nicht nur die TPs profitieren?

Auflösung der Frage

Ressortübergreifender Workshop mit Co-Fellow Fatima Guilliano-Arnaout. Zusammenführung der bisherigen Arbeit und Entwicklung von konkreten Vorschlägen.

Oktober

Endspurt

Referat:

  • Einführungsschulung digitales Whiteboard: Auf Wunsch konnten Kolleg:innen das digitale Kollaborationstool kennenlernen und ausprobieren.
  • Staat in die Zukunft: digitales Barcamp von Work4Germany Fellows für alle Bundsverwaltungsmitarbeitenden.
  • Abschied im Referat und der Unterabteilung.
    Projekt:
  • Erarbeiten konkreter Lösungsvorschläge inklusive Umsetzungsplan
  • Kommunikation der Ergebnisse

Methoden

Referat:

  • Abschied: Power of positive feedback. Ausdruck gegenseitiger Wertschätzung
    Projekt:
  • Ergebnissicherung für die interne Kommunikation der Veränderungen im Abfrageprozess

Leitfrage Tandempartner:in

Wie können wir die gewonnenen Erkenntnisse umsetzen und künftig neue Methoden fest etablieren?

Leitfrage Fellow

Was bleibt nach meinem Fellowship?

Auflösung der Frage

Wir haben Schritte und Ergebnisse von Anfang festgehalten und haben sichergestellt, dass die Informationen für alle Interessierten zugänglich sind. Ein Abschiedsimpuls für das Referat sorgte für einen runden Abschluss.