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Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend

2022

StartAppFamilie

Gemeinsam mit Tech4Germany hat Referat 411 im (Fellowship-)Jahr 2021 einen Prototyp für die StartAppFamilie entwickelt. Der Prototyp adressiert vor allem junge Erwachsene vor der Familiengründung in ihren Orientierungs- und Informationsbedarfen. StartAppFamilie soll informierte Entscheidungen erleichtern, den Zugang zu staatlichen Leistungsangeboten verbessern und die wirtschaftliche Eigenständigkeit beider Partner unterstützen. Unter Verknüpfung gleichstellungs- und familienbezogener digitaler Angebote soll die partnerschaftliche Gleichstellung so gezielt befördert werden.

Die Work4Germany-Fellow sollte die abteilungsübergreifend konzipierte Umsetzung einer Vollversion der StartAppFamilie untersützen. Arbeitseinheiten mit Bezügen zum Tool identifizierten unter Anwendung agiler Methoden ihre fachlichen und digitalen Schnittstellen, definierten eigene und gemeinsame nächste Entwicklungsschritte und bereiteten die nutzerzentrierte technische Umsetzung vor.
Auch über die Umsetzung der StartAppFamilie sollte die Fellow zur Ansprechpartnerin und Coach für die Verbreitung agiler Arbeitsweisen für das gesamte Haus werden und allen Beschäftigten entsprechende Fortbildungsangebote machen.

Unsere Missionen:

  • Wir haben ein personalisierbares digitales Tool, das Menschen in der Familiengründungsphase Orientierung und einfachen Zugang zu staatlichen Angeboten und Leistungen bietet.
  • Es unterstützt Paaren als Planungshilfe und fördert damit die partnerschaftliche Gleichstellung der Geschlechter.
  • Wir konzipieren dieses Tool gemeinsam in agiler, wertschätzender abteilungsübergreifender Arbeit und Haltung.
  • Wir machen Angebote für das agile Arbeiten, die allen offen stehen und beginnen einen Reflexionsprozess zur Anwendung agiler Methoden in Bundesressorts.

StartAppFamilie adressiert junge Erwachsene vor der Familiengründung und unterstützt sie informierte Entscheidungen zu treffen und den Zugang zu staatlichen Leistungsangeboten zu verbessern.

Die abteilungsübergreifende Entwicklung einer Vollversion der StartAppFamilie haben wir dank der Nutzung von agilen Methoden wirksam vorangebracht. Wir haben ein gemeinsames, vertieftes Verständnis für die unterschiedlichen Ansätze und Instrumente der beteiligten Arbeitseinheiten gewonnen.
Diese Arbeit war zugleich Ausgangspunkt für die Vorstellung und Nutzung agiler Methoden im Haus insgesamt, die auch nach dem Fellowship fortgesetzt werden soll.
Eine Beauftragung eines IT-Dienstleisters mit der Entwicklung einer Vollversion der StartAppFamilie konnte im Zeitraum des Fellowships angesichts der Vielzahl herzustellender Anknüpfungspunkte und Aufgaben noch nicht erfolgen, steht aber bevor.

Abteilung 4 - Gleichstellung
Abteilung 2 - Familie und Digitales

411 - Partnerschaftliche Gleichstellungspolitik, Aufwertung sozialer Berufe
DG 1 (zuvor 206)- Familie im digitalen Wandel, Digitalisierung von Familienleistungen, Digitalkompetenzen

Foto von Tandempartnerin Kerstin Wendland

Dr. Kirsten Wendland

Tandempartnerin

Foto von Tandem Partnerin Isabelle Ghobril Thienemann

Isabelle Ghobril-Thienemann

Tandempartnerin

Foto von Fellow Sana Tornow

Sana Tornow

Fellow
Linkedin

Phasen und Aktivitäten des Projekts

Auf der Grafik sind zwei Graphen abgebildet. Die Graphen stellen die persönlich empfundene Wirksamkeit über die Zeitdauer des Fellowships (sechs Monate) dar. Ein Graph steht für den Fellow, der andere Graph für die Tandem-Partnerin oder den Tandem-Partner.

Kurve der empfundenen, individuellen Wirksamkeit

Mai-Juni

Orientierungsphase

Roadmap und Sprintboard erstellt

  • Als Gesamt-Vorausschau für die Zeit des Fellowships wurde eine Roadmap analog (Papier, Post-Its, Stifte) und digital (online whiteboard) erstellt mit drei Fortschrittslinien:
  • Umsetzung der StartAppFamilie
  • Agilität im Referat
  • Influencer:innen für Agilität im Haus

Stakeholderanalyse durchgeführt

  • Für die StartAppFamile wurde eine Stakeholderanalyse durchgeführt, um abteilungsübergreifende potenzielle Projektmitglieder im Haus zu identifizieren und den Zeitpunkt ihrer Einbindung zu definieren.

Einführung eines gemeinsamen Objectives and Key Results (OKR)- Zyklus und Auftakttreffen

  • Für die referats- und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit wurde eine Kerngruppe definiert und zusammen mit den beteiligten Referaten ein OKR-Zyklus eingeführt und eine gemeinsame Mission formuliert.

Digitale Werkzeuge-Check

  • Für die gemeinsame Arbeit wurde die Nutzung möglicher Werkzeuge erörtert (Online Whiteboard, Bundescloud, etc.)

Methoden

  • Check-in, Check-out
  • Einführung Kanban Board und Online Whiteboard und Bundescloud
  • Stakeholder Matrix
  • OKR-Methode
  • Wertschätzende Haltung
  • Timeboxing
  • Umfragen

Leitfrage Tandempartner:in

Wen müssen wir “ins Boot holen”, um das Projekt StartAppFamilie und die nutzerzentrierte und iterative Arbeit im Haus voranzubringen?

Leitfrage Fellow

Wie schaffe ich es, alle beteiligten Referate zu gewinnen und wie sieht der Prozess für die Zusammenarbeit aus?

Auflösung der Frage

Wir haben zunächst eine Vielzahl von Methoden in hoher Termindichte auch mit anderen Arbeitseinheiten definiert, um mit der Umsetzung voranzukommen.

Juli

Erkenntnisphase

Erste Umsetzungsschritte für die Realisierung

  • Umsetzungsschritte im Haus umfassten Workshops und regelmäßige abteilungsübergreifende Treffen (Planning, Review, Retro und BiWeekly) unter Nutzung agiler Methoden (Check-in, Check-out, Kanban Boards, Timeboxing etc.) für die Umsetzung der StartAppFamilie und die dann eigens pilotierte Nutzung der Bundescloud. Dabei haben wir Schnittstellen mit anderen digitalen Angeboten des Hauses identifiziert und Aufgaben definiert.

IT-Dienstleistersuche

  • Die Beauftragung eines IT-Dienstleisters (Programmierung der StartAppFamilie) erwies sich als nicht schnell umsetzbar.

Initiierung und Konzeption einer wissenschaftlichen Begleitung der Umsetzung der StartAppFamilie

  • Zur Fundierung und wissenschaftlichen Begleitung der Umsetzung der StartAppFamilie konnte der Lehrstuhl Prof. Beblo/Uni Hamburg gewonnen und ein wissenschaftliches Begleitkonzept erarbeitet werden.

Retroperspektive mit StartAppFamilie-Team durchgeführt

  • Die erste Retro zeigte uns bisherige Arbeitsergebnisse und Hindernisse. Wir haben den Prozess, insbesondere Terminierungen für die Zukunft mit Kolleg:innen angepasst.

Methoden

  • Retrospektive
  • Check-in und Check-out
  • Kanban Board
  • OKR Light-Methode
  • Wertschätzende Haltung
  • Kudo Karten
  • Sprintzyklus

Leitfrage Tandempartner:in

Müssen wir die Methode(n) anpassen oder müssen wir uns mehr auf den Prozess einlassen?

Leitfrage Fellow

Überfordern wir die beteiligten Referate? Was brauchen sie, um sich zu informieren und zu beteiligen, aber nicht überfordert zu fühlen? Wie können wir dabei den Prozess für alle transparent halten?

Auflösung der Frage

Wir haben Kosten und Nutzen sowie zeitliche Anforderungen insbesondere für unsere Partner:innen reflektiert und an ihre Verfügbarkeiten angepasst. Dafür haben wir eine Art OKR Light-Methode für eine Kerngruppe, der “StartAppFamilie”- Team, eingeführt und Inhalt und Bedeutung der Treffen im Voraus kommuniziert.

August - September

Reifephase

Beauftragung IT-Dienstleister vorbereitet

  • Kollaborativ haben wir die Bedarfe von drei Referaten definiert, um ein Umsetzungskonzept für die technische Entwicklung der StartAppFamilie vorzubereiten.

Austauschroutinen mit Tech4Germany Fellowship 2022

  • In engem Austausch mit Fellows und Tandempartner:innen des parallel laufenden Tech4Germany Projekts Elterngeldrechner (gemeinsames BiWeekly) haben wir gemeinsame Ziele und Schnittstellen definiert und Synergieeffekte aus beiden Fellowships hergestellt.
  • Start der Arbeit mit der Universität Hamburg
    In einem Auftakttreffen haben wir das Team von Prof. Beblo
    kennengelernt und das gemeinsame Vorgehen besprochen.

Serious Play

  • In einem abteilungsübergreifenden Workshop unter Beteiligung von Projektpartnern der Uni Hamburg und Fellows von Tech4Germany wurde eine Gaming-Idee für die StartAppFamilie entwickelt.

Angebote für Schulung und Moderation mit agilen Methoden

  • Um nutzerzentriertes und iteratives Arbeiten im Haus zu verbreiten, hat die Fellow für Führungskräfte Impulsvorträge mit kleinen Interaktionen via Chat und Talk durchgeführt, sowie die Personalversammlungen und eine Klausurtagung des Personalrats moderiert.

Methoden

  • BiWeekly
  • OKR-Prozess
  • Brainstorming
  • Textarbeit
  • Impulsvorträge mit kleinen Interaktionen

Leitfrage Tandempartner:in

Wann und wofür eignen sich agile Methoden gerade in der spezifischen Arbeit der Bundesregierung am besten und wie kann man ihren Nutzen gut erklären?

Leitfrage Fellow

Bin ich wirksam für mein Referat und darüber hinaus?

Auflösung der Frage

Wir können das Fellowship nutzen, um die Vorteile nutzerzentrierten und iterativen Arbeitens spürbar zu machen. Wir müssen sie auch reflektieren und erklären können, um für die künftige Arbeit zu wissen, wann und welche Methode angewandt werden kann und nutzen hierfür alle Schulungen, Unterlagen und erlangtes Wissen des Fellowships. Wir bereiten die Beauftragung eines IT-Dienstleisters im Fellowship gut vor und legen Wert auf eine agile Umsetzung.

Oktober

Vergissmeinnicht

Angebote für Schulung und Moderation mit agilen Methoden

  • Um agiles Arbeiten im Haus zu verbreiten, hat die Fellow der Gleichstellungsabteilung - gemeinsam mit einem anderen Fellow von Work4Germany- einen Workshop zum Gesundheitsmanagement angeboten
  • allen Beschäftigten ein Schulungsangebot zum agilen Arbeiten in insgesamt vier aufeinander aufbauenden Workshops gemacht
  • beide Teilpersonalversammlungen moderiert

Vorbereitung von Anschlussangeboten

  • Im Austausch mit den Tandempartner:innen werden Angebote und Produkte konzipiert, um Methoden und Prozesserkenntnisse im Haus für andere verfügbar zu machen und zu verstetigen.

Abfrage des nun erworbenen Wissens zu Agilität

  • Die Fellow hat eine kurze Umfrage zum Thema Agilität mit dem Referat durchgeführt, um sich einen Überblick über den nach sechs Monaten veränderten Wissensstands des Teams zum Thema Agilität zu verschaffen.

Methoden

  • Präsentation
  • LegoSeriousPlay-Workshop
  • Retrospektive
  • Umfrage

Leitfrage Tandempartner:in

Wie können wir Kompetenzzuwachs, Erkenntnisse und Erfahrungen nach dem Ende des Work4Germany Fellowships reflektieren, wach und verfügbar halten?

Leitfrage Fellow

Wie kann ich das Referat unterstützen, damit es auch nach meinem Weggang weiter agil arbeiten kann?

Auflösung der Frage

Wir brauchen ein agiles Manifest für die Arbeit in Bundesregierung und Verwaltung!