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Sonja Anton und Fabian Klenk, die beiden Verantwortlichen der Werte-Arbeitsgruppe des DigitalService, im Gespräch mit einer Kollegin.

Unsere (neuen) Werte. Zusammen erfolgreich arbeiten.

Ein Blick in das DigitalService Büro: Drei Kolleg:innen stehen an einem weißen Schreibtisch, blicken auf Software-Code auf einen Bildschirm, diskutieren lebhaft. In den grau verkleideten Meetingboxen sitzen Menschen auf Hockern, sind in Meetings und gestikulieren. Zusammenarbeit, Austausch und Diskussionen prägen unseren Arbeitsalltag. Gleichzeitig ist der DigitalService ein schnell wachsendes Unternehmen. Wichtig ist uns deshalb, dass das Arbeitsumfeld weiter positiv bleibt und alle Mitarbeitenden die Leitlinien der Zusammenarbeit beim DigitalService kennen: Dafür haben wir unsere Unternehmenswerte identifiziert und klar formuliert.

In diesem Blogbeitrag erklären unsere Kolleg:innen Sonja und Fabian, wie eine interne Arbeitsgruppe die Werte des DigitalService partizipativ erarbeitet sowie ausformuliert hat. Sie geben Praxisbeispiele, wie diese Werte über Mini-Spiele und Beteiligungsformate bei den Mitarbeitenden bekannt gemacht wurden und dadurch inzwischen im Alltag genutzt werden, um Entscheidungen zu begründen oder sich gegenseitig Feedback zu geben.

Grundlage dieses Prozesses war ein Dokument mit knapp beschriebenen Werten aus der Gründungszeit des DigitalService, das ein dringendes Update brauchte. Kritikpunkte waren: Die Werte waren zu unkonkret, außerdem nicht allgemein bekannt. Durch das schnelle Wachstum des Unternehmens haben sich zudem die Anforderungen für eine „wertvolle“ Zusammenarbeit neu geformt.

Eine Gruppe Mitarbeitender des DigitalService sitzen in einem Büroraum und machen Notizen auf Kärtchen.

Startschuss „Werte“ – Volle Transparenz und Ko-Kreation

Mittels einer Umfrage haben wir herausgefunden, welche Werte den einzelnen Personen wichtig sind, welche Werte für die Organisation schon gelten, aber auch, welche noch nicht stark genug zum Vorschein kommen oder gänzlich fehlen, um unsere Mission zu verfolgen.

Dieser Umfrage lag die frühe Erkenntnis zugrunde: Die meisten Werte sind bereits da, wir wollen nichts neu erfinden. Die Mitarbeitenden vertreten täglich bereits bestimmte Werte und Vorstellungen. Gemeinsam mit einem kleinen Team war es unsere Aufgabe, diese zu manifestieren, sozusagen greifbar zu machen. Es war ein Ermittlungsverfahren, keine Neuschöpfung.

Zusätzlich zu unserem Kernteam wurde eine Arbeitsgruppe gegründet, in der jedes Team aus unserer Organisation durch eine Person vertreten war. Bei der Auswahl der Mitglieder dieser Gruppe berücksichtigten wir ebenso andere Dimensionen wie Altersstruktur, Herkunft, Fachlichkeit oder Geschlecht. Unser Ziel: möglichst viele und möglichst vielfältige Perspektiven von Kolleg:innen aktiv in die Formulierung der neuen Werte einzubringen.

Während des ganzen Prozesses wurde auf einer digitalen Kollaborationsplattform gearbeitet, damit andere Mitarbeitende, die nicht Teil der Arbeitsgruppe waren, dennoch jederzeit den aktuellen Stand verfolgen und sich ebenfalls einbringen konnten. Dazu gehörte auch ein Sounding-Board-Termin, in dem wir gezielt nach Feedback zu zwischenzeitlichen Arbeitsständen der bisherigen Werte gefragt haben. Der „Sound“ – also die Einstellung der Belegschaft zu Zwischenständen und dem Prozessablauf – sollte so schon früh im Verlauf gehört werden.

Auf einer blauen Karten stehen die sechs Werte des Digitalservice: 1. Fokussiere auf Wirkung. 2. Hinterfrage beherzt. 3. Übernimm Verantwortung. 4. Arbeite offen. 5. Beziehe vielfältige Perspektiven mit ein. 6. Trau Dich zu lernen.

Das Ergebnis: Unsere Werte

Herausgekommen sind sechs Werte, an denen wir uns in unserem Arbeitsalltag orientieren. Über das Drop-Down-Menü haben wir Kurzbeschreibungen der Werte eingefügt sowie Verhaltensweisen beschrieben, wie sie situativ zum Vorschein kommen können. Auch auf unserer Karriereseite sind die Werte unter dem Abschnitt „Unsere Werte“ verlinkt.

1. Fokussiere auf Wirkung

Wir lösen reale Probleme und gehen immer zuerst den Ursachen auf den Grund. Wie wir das methodisch tun, ist gesetzt. Was dabei rauskommt, erarbeiten wir in kleinen Schritten. Wir wissen, dass wir priorisieren müssen, um Wirkung zu erzielen. Eine unserer Leitfragen ist daher „Wozu sagen wir Nein, um hierzu Ja sagen zu können?“. Was zählt, ist das richtige Ergebnis und der messbare Mehrwert, den wir schaffen.

Jemand, der diesen Wert im Alltag lebt…

  • setzt sich klare, realistische und spezifische Ziele und richtet sich danach aus: Was wollen wir erreichen? Wie können wir feststellen, ob wir erfolgreich waren?
  • traut sich zu depriorisieren und komplexe Sachverhalte in kleinere Arbeitspakete aufzuteilen, um sich auf die Aufgabe(n) zu konzentrieren, die am ehesten zum Erreichen der Ziele beitragen.
  • stellt sicher, dass relevante Stakeholder:innen ein gemeinsames Verständnis des Zwecks und der Ziele von Arbeitspaketen haben.
  • konzentriert sich darauf, echte Probleme zu lösen. Fragt regelmäßig „Welches Problem wollen wir damit lösen?“ und stellt sicher, dass das Problem ausreichend verstanden wird, um eine pragmatische Lösung zu entwickeln.
  • passt den Prozess oder Weg an, wenn es nicht der beste Weg ist, um das Ergebnis zu erreichen. Was zählt, sind die Ergebnisse, die erzielt werden.
2. Hinterfrage beherzt

Weil wir mit Leidenschaft für ein digitales Deutschland arbeiten, geben wir uns nicht mit einfachen Antworten zufrieden. Bestehende Standards, Strukturen, Arbeitsergebnisse und Verhaltensweisen hinterfragen wir konsequent und einfühlsam, um sie kontinuierlich zu verbessern. Wir geben einander sowohl positives als auch kritisches Feedback auf Augenhöhe – konkret und konstruktiv. Unser Ziel: die bestmögliche Lösung.

Jemand, der diesen Wert im Alltag lebt…

  • gibt Feedback basierend auf Beobachtungen statt Unterstellungen und Bedürfnissen statt Vorwürfen.
  • tritt mit Herz und Verstand für die Mission/Purpose und Werte des DigitalService nach innen und außen ein.
  • hinterfragt Ideen und Annahmen und hakt nach, wenn etwas unverständlich ist.
  • ist interessiert an anderen und deren Bedürfnissen; ist dabei aber zugleich fachlich anspruchsvoll.
  • geht davon aus, dass andere mit den besten Intentionen handeln.
3. Übernimm Verantwortung

Wir übernehmen Verantwortung für unsere Aufgaben und deren Ergebnisse – von Anfang bis Ende. Darunter verstehen wir mehr als das Abhaken einer To-do-Liste: Im Rahmen unserer Verantwortlichkeiten beziehen wir proaktiv die wichtigsten Stakeholder:innen mit ein und klären deren Erwartungen; wir treiben Themen voran, treffen Entscheidungen und stellen sicher, daraus zu lernen. Als Organisation schaffen wir die nötige Klarheit in Rollen und Strukturen.

Jemand, der diesen Wert im Alltag lebt…

  • ergreift die Initiative, um Probleme zu erkennen und Lösungen vorzuschlagen.
  • übernimmt Verantwortung für Fehler und leitet daraus Erkenntnisse ab.
  • identifiziert wichtige Stakeholder:innen und gestaltet Entscheidungsprozesse.
  • stellt sicher, dass alle Beteiligten zum richtigen Zeitpunkt für Entscheidungen eingebunden und darüber informiert werden.
  • respektiert die Entscheidungen derer, die Verantwortung tragen.
  • geht mit dem uns entgegengebrachten Vertrauen, der Entscheidungsbefugnis und den öffentlichen Mitteln sowie den Implikationen für die Umwelt verantwortungsvoll um.
4. Arbeite offen

Entscheidungen und Erkenntnisse teilen wir genauso wie unsere Arbeitsergebnisse standardmäßig offen und transparent – nach innen wie nach außen. Transparenz schafft nicht nur Vertrauen, sondern wir sind der Überzeugung, dass offenes Arbeiten auch einen aktiven Austausch fördert und damit zu besseren Ergebnissen führt.

Jemand, der diesen Wert im Alltag lebt…

  • teilt aktiv, welche Entscheidungen getroffen wurden und wieso.
  • stellt sicher, dass wichtige Informationen und Daten leicht zu finden und zu verstehen sind.
  • dokumentiert Arbeitsstände standardmäßig offen, um es Personen zu ermöglichen, sich bei Bedarf tiefer zu informieren.
  • wahrt Vertraulichkeit wo notwendig und begründet die dafür zugrunde liegende Entscheidung.
  • nutzt die transparent geteilten Informationen proaktiv, um seine Entscheidungen darauf aufbauend zu treffen.
  • sorgt dafür, dass Arbeitsweisen, Erkenntnisse und Ergebnisse für andere, auch außerhalb des DigitalService, zur Verfügung stehen #workingintheopen (z. B. Code, Designs, Ideen, Fehler und unsere Absichten).
  • tauscht sich proaktiv mit anderen aus, denn „The best experts on a topic are always outside your team/company“.
5. Beziehe vielfältige Perspektiven ein

Wir sind überzeugt, dass wir nur zu guten Ergebnissen kommen, indem wir diverse Perspektiven verstehen, berücksichtigen und fördern. In unserer Arbeit betrachten wir Herausforderungen daher aus vielfältigen Blickwinkeln. Zielgruppengerecht und mit der Diversität der Bevölkerung im Blick setzen wir uns für Lösungen ein, die das Leben aller Menschen in Deutschland vereinfachen.

Jemand, der diesen Wert im Alltag lebt…

  • stellt sicher, dass verschiedene Gruppen (Disziplinen, Nutzer:innen, Stakeholder:innen etc.) aktiv in der eigenen Arbeit eingebunden sind.
  • berücksichtigt bei der Entwicklung digitaler Lösungen die Bedürfnisse aller betroffenen Nutzenden (zum Beispiel Menschen mit Behinderungen, verschiedene Altersgruppen, digitaler Fähigkeiten und sozioökonomischer Hintergründe).
  • schafft Raum, damit sich Personen mit unterschiedlichen Fähigkeiten, Persönlichkeiten, Lebensmodellen und Erfahrungshintergründen gleichberechtigt einbringen können.
  • setzt sich für Chancengerechtigkeit ein.
  • hat die zusätzlich entstehende Komplexität bereits bei der Planung im Blick.
6. Trau Dich zu lernen

Die besten Lösungen entstehen in der Praxis, nicht auf dem Papier. Deswegen probieren wir Dinge aus und lernen daraus, statt sie zu zerdenken. Wir fokussieren uns auf pragmatische Lösungen, die schnelle Erkenntnisse ermöglichen. Dabei ist unsere Haltung und Herangehensweise geprägt von Bescheidenheit, Neugier und Offenheit.

Jemand, der diesen Wert im Alltag lebt…

  • trifft Annahmen und testet diese als Hypothesen unter möglichst realen Bedingungen.
  • minimiert Risiken, indem man klein startet und Ideen früh und schnell validiert.
  • greift aktiv zurück auf bestehende und anerkannte Ressourcen – intern und extern.
  • nimmt sich Zeit zu reflektieren und holt aktiv Feedback ein, um aus Erfahrungen zu lernen.
  • dokumentiert und teilt Erkenntnisse, um neue Fehler machen zu können, statt alte zu wiederholen.
  • erkennt an, dass wir nicht alles wissen.

Wir sind überzeugt, dass diese Werte nicht zustande gekommen wären, wenn wir nicht Transparenz und Partizipation stets in den Fokus gestellt hätten. Wichtig war es auch, die übrigen Kolleg:innen in den Werte-Prozess immer wieder einzubinden, ohne sie dauerhaft zu beschallen. Statt immer wieder Feedback von der ganzen Organisation einzuholen, gab es daher klare Strukturen, in denen Teammitglieder, mit unterschiedlich großem zeitlichem Aufwand, ihre Gedanken und Ideen einbringen konnten.

Etablierung: Verankerung im Alltag

Damit auch die Kolleg:innen, die nicht permanent an der Definition der Werte teilgenommen haben, die neuen Werte intensiv kennenlernen können, haben wir uns verschiedene Formate für die Phase der „Etablierung der Werte“ überlegt.

Schritt eins war eine Präsentation in unserem „All-Hands-Meeting“, bei dem wöchentlich alle Mitarbeitenden und die Geschäftsführung zusammenkommen. Verschiedene Kolleg:innen haben je einen der sechs Werte vorgestellt und so den Startschuss für die Kommunikation der Werte getätigt.

Anschließend gab es noch zwei weitere Events – einmal vor Ort in unserem Büro und einmal remote – für alle Mitarbeitenden. Unser Ansatz war es, dass die Mitarbeitenden die Werte spielerisch kennenlernen. In Kleingruppen haben wir drei Mini-Spiele durchgeführt: Werte-Bingo, Werte-Tabu und Pictionary. Über das Drop-down-Menü sind die Regeln des jeweiligen Spiels einsehbar samt einer Erklärung, wie es zur Verankerung beiträgt.

Werte-Bingo

Auf einer Bingo-Karte standen konkrete Verhaltensweisen von verschiedenen Werten. Nach der Nennung einer Verhaltensweise wurden dazu passende, erlebte Situationen geteilt. Hiermit wollten wir die praktische Relevanz der Werte im Arbeitsalltag aufzeigen und über den Austausch unterschiedlicher Erlebnisse für alle Kolleg:innen greifbar machen.

Werte-Tabu

Eine Person erklärte der Gruppe einen Wert, ohne die auf einer Karte genannten, zentralen Begriffe der Beschreibung dieses Wertes zu nutzen. Es entstanden viele lustige Situationen, es wurde gemeinsam gelacht. Auf der Subebene haben wir die Werte dank der unterschiedlichen Herleitungen durch unsere Kolleg:innen besser kennengelernt.

Pictionary

Jede Person hat jeweils einen Wert auf ein Whiteboard – beim Präsenztermin – beziehungsweise von künstlicher Intelligenz – beim Online-Termin – malen lassen. Die Gruppe musste erraten, um welchen Wert es sich handelt. Auf Grundlage der Darstellung wurde diskutiert, welche Sichtweisen man auf den Wert haben kann, beziehungsweise welche Aspekte in den Fokus gestellt werden.

Nach den Mini-Spielen ging es in den persönlichen Austausch: Alle Teilnehmenden wählten je einen Wert aus und schilderten reale Situationen aus ihrem Arbeitsalltag, und wie der gewählte Wert dort in Zukunft genutzt werden kann. In Kleingruppen tauschten sich die Kolleg:innen über ihre Ideen aus, wie ihnen ein oder mehrere Werte helfen können.

State of the Art – Werte im Alltag

Damit ist die Arbeit natürlich noch nicht getan: Als Organisation ist es uns wichtig, dass diese Werte auch im Alltag Einzug finden. Dazu haben wir Maßnahmen ergriffen: Die Werte finden beispielsweise schon im Recruiting-Prozess Anwendung. Sie sind ein wichtiger Anker, um zu schauen, ob Bewerber:innen sich mit ihnen verbunden fühlen.

Auch im Onboarding finden die Werte einen eigenen Platz. Nicht als Teil einer eigenen, losgelösten Session, sondern ganz natürlich im Kontext anderer Themen. Dieses Vorgehen stieß bei den neuen Teammitgliedern bisher durchweg auf Begeisterung – viele gaben das Feedback, dass Werte in bisherigen Unternehmen, in denen sie gearbeitet haben, nicht so aktiv sichtbar waren.

In unserem Intranet haben wir die Werte ebenfalls hinterlegt. Zu jedem Wert gibt es neben der schriftlichen Erklärung, welche die Beschreibung sowie die oben genannten Best Practices enthält, auch ein Video, in dem Kolleg:innen erklären, was den Wert ausmacht.

Zunehmend sehen wir auch, wie unsere Werte im Arbeitsalltag bewusst aktiv eingebunden werden: So laden Werte wie #HinterfrageBeherzt zu einer offenen Feedbackkultur ein. In Feedbackrunden geben Kolleg:innen inzwischen immer öfter mit an, auf welchen Wert sich ihre Rückmeldung bezieht. Das zeigt, wie praxistauglich unsere Werte sind.

Vier Mitarbeitende des DigitalService diskutieren im Stuhlkreis miteinander.

Die Aufgabe geht weiter

Wir sind uns bewusst, dass die Arbeit an den Werten nie ganz zu Ende ist: Unsere Organisation verändert sich stetig, mit jedem und jeder neuen Kolleg:in kommt ein neuer Mensch mit neuen Bedürfnissen, Erfahrungen, Ansichten und Prinzipien in unser diverses Team. Wir werden daher auch in Zukunft stetig überprüfen, ob es noch genau diese Werte sind, die wir spüren und die wir brauchen, um gemeinsam erfolgreich zu arbeiten.

Bis hierhin können wir aber das Fazit ziehen, dass uns der iterative und inklusive Prozess, den wir gewählt hatten, als optimaler Weg erscheint, um Unternehmenswerte zu definieren und zu verankern. Alle Kolleg:innen bekamen Beteiligungsmöglichkeiten in unterschiedlicher Intensität angeboten und konnten so je nach Motivation und Zeit einen Beitrag leisten. Wir beobachten schnelle Erfolge in der Etablierung der Werte in den Berufsalltag. Und wir sind uns sicher: Jede Minute in diesem Werte-Prozess ist wertvoll investiert für ein modernes Unternehmen.

Sonja Anton

Sonja Anton

ist Mitgründerin des DigitalService und unterstützte das Team zuletzt als Chief of Staff. Bevor sie zuvor das Fellowship-Programm Tech4Germany leitete, an dem sie 2018 selbst teilnahm, beriet sie bei Capgemini den öffentlichen Sektor. Im Büro lief Sonja am liebsten ohne Schuhe herum und schrieb solche Artikel gern bei einem Glas Aperol Spritz. Die nächste Aufgabe, der sie sich widmet, ist der Abschluss eines Master of Business Administration (MBA) an der Stanford University Graduate School of Business in Kalifornien.

Fabian Klenk

Fabian Klenk

ist als Senior Program Manager beim DigitalService tätig. Der ausgebildete systemische Organisationsberater war zuvor in der Nutzerforschung und als Service Designer tätig sowie zuletzt als Berater für nutzerzentrierte Innovation bei der Strategieberatung diffferent. Der neugierige, ethnologische Blick auf die Menschen und ihren kreativen Umgang mit Technologie stand dabei immer im Vordergrund. Nach der Arbeit findet man ihn zusammen mit seinen Kindern im Wald, auf dem Wasser oder in den nahen und fernen Bergen.

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