Für Bundesministerien

Es können sich Teams/Referate aus allen Bundesministerien bewerben, die an einem konkreten Digitalisierungsvorhaben (Digitalisierungsstrategien, Implementierungsvorhaben, Förderprogrammen, Regulierungen) oder an der Vorbereitung von neuen Gesetzen arbeiten und Lust haben, die Arbeit an ihren Vorhaben agil und nutzerzentriert zu gestalten und neue Methoden auszuprobieren.

Du kannst Dich entweder mit einem Digitalisierungsvorhaben (Digitalisierungsstrategie, Implementierungsvorhaben, Förderprogramm, Regulierungsvorhaben) oder mit einem Projekt zur Vorbereitung von neuen Gesetzen für das Fellowship bewerben.

Wichtig ist, dass das Vorhaben genügend Gestaltungsspielraum in der Anwendung von neuen Arbeitsmethoden zulässt. Das Vorhaben oder Projekt befindet sich also zum Fellowshipstart im September in einer Phase, in der es noch ausreichend Gestaltungsspielraum für das Team und den Fellow gibt, um sich Prozesse, Stakeholder, Zielsetzungen und ähnliche Themen anschauen zu können.

Außerdem sollte eine Veröffentlichung der methodischen Ergebnisse des Fellowships sichergestellt sein.

Das Vorhaben oder Projekt zahlt auf ein Thema zur Digitalisierung des Staates ein. Beispiele sind:

• Digitalisierungsstrategien (z.B. KI-Strategie, Gigabitstrategie)
• Implementierungsvorhaben (z.B. Softwareprojekte, Ausgründungen)
• Förderprogramm (z.B. Mobilfunkförderprogramme, digitale Investitionsförderungen)
• Regulierung (z.B. Datengesetze, Durchführungsverordnung)

Weitere Informationen findest Du in der Checkliste weiter oben.

Euer Regelungs- oder Gesetzesvorhaben befindet sich zum Beginn des Fellowships noch in einer (frühen) Vorbereitungsphase, das heißt noch vor formalen Abstimmungen im Haus oder innerhalb der Bundesregierung.

Ihr habt diesbezüglich im Idealfall auch schon Hürden und Fragen identifiziert, bei denen Ihr Unterstützung braucht und seid offen für neue methodische Ansätze. Beispiele für solche Fragen und identifizierte Hürden sind beispielsweise:

• Wie kann ich die ressortübergreifende Arbeit an einem Regelungsvorhaben gestalten?
• Wie kann interne oder externe Expertise effizient eingebunden werden?
• Wie kann ich frühe Beteiligungsprozesse methodisch gut aufsetzen?

Weitere Informationen findest Du in der Checkliste weiter oben auf der Seite.

Alle konkreten Beispiele aus den Vorjahren findest Du auf unserer Methoden- und Projektseite.

Als Vorbereitung auf Deine Bewerbung (ab dem 12. April) solltest Du folgende Fragen vorab klären:

Rahmenbedingungen

• Treffen alle Kriterien der Checkliste auf Dich, Dein Team und Euer Vorhaben zu?
• Sind schon vor der Bewerbung alle relevanten, beteiligten Personen, inkl. Leitungsebene und Entscheider:innen eingebunden und unterstützen eine Teilnahme an Work4Germany - inkl. der Bewilligung der entsprechenden Kapazitäten?
• Ist Deine Personalabteilung schon informiert, dass Du Dich mit Deinem Team bewerben möchtest, damit sie bei einer Zusage direkt einbezogen werden kann?

Euer Vorhaben

• Was sind Inhalte, Ziele und Herausforderungen Deines Vorhabens?
• In welcher Phase befindet sich das Vorhaben aktuell und wo wird es voraussichtlich Anfang September stehen?
• Welchen Mehrwert versprichst Du Dir durch die Zusammenarbeit mit einem:r Fellow in dem Vorhaben? Was soll zum Ende des Fellowships in dem Vorhaben erreicht worden sein?

Du als Projektpartner:in

• Was ist Deine persönliche Motivation, an dem Fellowship teilzunehmen?
• Was ist Deine aktuelle Rolle im Ministerium und welche Rolle hast Du im Rahmen des Vorhabens?
• Wie kannst Du als Hauptansprechpartner:in für das Fellowship eine gute Betreuung der/des Fellows sicherstellen (mit Unterstützung des Teams)?

Dein Referat oder Projektteam

• Was ist die aktuelle Rolle der einzelnen Teammitglieder im Ministerium und was ist ihre Rolle in dem Vorhaben?
• Welche Art von Veränderung wünscht sich das Team? Wie würde das Team langfristig von dieser Veränderung profitieren?
• Mit welchen weiteren Referaten und Abteilungen würde der/die Fellow in Kontakt kommen? Und wer sind eure wichtigsten Stakeholder?

Hauptstandort für die Fellows ist Berlin, da in Berlin alle Programmelemente stattfinden und so der Austausch und die Vernetzung untereinander vereinfacht wird.

Aus diesem Grund sollte der Großteil des Projektteams bzw. Referats ebenfalls in Berlin vor Ort sein, um bestmöglich mit dem/der Fellow zusammenarbeiten und an allen Programmelementen teilnehmen zu können.

Nach Bewerbungsende (05. Mai 2023) werden alle eingereichten Bewerbungen gesichtet und ausgewertet. Anschließend finden mit denjenigen Bewerber:innen ein Kennenlerngespräch statt, deren eingereichte Bewerbungen sich gut für die Teilnahme am Fellowship eignen. Ziel des Gesprächs ist, basierend auf den Bewerbungsunterlagen ein fundiertes Verständnis über das Projektteam und das Vorhaben zu erlangen und offene Fragen zu klären.

Auf Grundlage der Bewerbungen und der anschließenden Gespräche informieren wir euch bis Mitte Juni über eine Teilnahme am Fellowship.

Wir möchten gerne die Vorhaben und Teams begleiten, bei denen ein großer Hebel für digitale Transformation gegeben ist und die am stärksten von dem Fellowship profitieren können.

Ob eine erneute Teilnahme für ehemalige Teilnehmende sinnvoll ist, hängt daher von dem Projekt und Einsatzgebiet der/des Fellows ab und prüfen wir im Einzelfall.

Im Work4Germany Fellowship treffen Vertreter:innen unterschiedlicher Arbeitswelten aufeinander.

Das Work4Germany Fellowship-Team wird beide Seiten auf die gemeinsame Arbeit vorbereiten. Dazu werden wir bereits vor Beginn des Fellowships (virtuelle) Kennenlerntreffen für euch organisieren.
Während der Einführungstage zu Beginn des Fellowships werden dann sowohl Fellows auf die Arbeit in der öffentlichen Verwaltung vorbereitet, als auch die Projekpartner:innen auf die Zusammenarbeit mit den Fellows.

Zusätzlich wird es schon vor Beginn des Fellowships einen eintägigen Einführungstag speziell für die Projektpartner:innen aus den Ministerien geben. Alle Termine findest Du im Zeitstrahl weiter oben auf der Seite.

Die Begleitung durch das Work4Germany Team während des Fellowships besteht aus verschiedenen Elementen:

• Zu Beginn des Fellowships finden am 04. und 05. September Einführungstage für Fellows und Projektpartner:innen statt, um gemeinsam in das Fellowship zu starten und euch die Möglichkeit zu geben, einander kennenzulernen und euch auf das Fellowship einzustimmen.
• Darüber hinaus wird es zusätzliche regelmäßige begleitende Netzwerk- und Austauschformate für Fellows und Projektpartner:innen geben, um sich über Erfahrungen im Rahmen des Fellowships und bezüglich der eigenen Projekte auszutauschen und Synergien zu schaffen.
• Zudem gibt es für Fellows und Projektpartner:innen feste Ansprechpartner:innen aus dem Work4Germany Team, die euch während des gesamten Fellowships begleiten.
• Die genauen Angebote, Formate und Termine teilen wir nach der Aufnahme ins Fellowship mit euch. Die wichtigsten Meilensteine findet Ihr im Zeitstrahl weiter oben auf der Seite.
• Die verschiedenen begleitenden Programmelemente sollen dafür sorgen, dass die Zusammenarbeit zwischen Fellows und Projektpartner:innen gut gelingt und methodische Fähigkeiten weiterentwickelt werden. Außerdem wird durch den regelmäßigen Austausch eine nachhaltige Vernetzung und gemeinsame Lerngrundlage zwischen den Projektpartner:innen verschiedener Häuser geschaffen, die auch über das Fellowship-Programm hinaus bestehen bleibt.

Die Fellows sind engagierte, motivierte und methodenstarke Transformationsexpert:innen mit Schwerpunkten in modernen Arbeitsmethoden, Agile Coaching, Organisationsentwicklung, Teamentwicklung, Service Design und User Experience Design. Sie haben mindestens 5 Jahren relevante Berufs- und erste Leitungserfahrung im Privat-/Non-Profit-Sektor. Sie bringen Kenntnisse und Erfahrungen moderner und kollaborativer Arbeitsmethoden, Kommunikations-, sowie Leadership-Skills mit. Die Fellows sind interessiert an der Arbeit und den Herausforderungen der öffentlichen Verwaltung und sind Expert:innen für kreatives, lösungsorientiertes Arbeiten.

Der/die Fellow wird in das jeweilige Projektteam/Referat im Ministerium integriert und arbeitet eng mit den Projektverantwortlichen und dem Team zusammen. Der/die Fellow agiert in der gemeinsamen Arbeit als Sparringspartner:in, Inputgeber:in, Befähiger:in und bringt neue Perspektiven und Impulse ein. Der/die Fellow unterstützt dabei, Arbeitsabläufe neu zu gestalten und neue Formate der Zusammenarbeit auszuprobieren und zu etablieren.

Fellows sind zusätzliche methodische Expertinnen für das Team, dürfen aber unter keinen Umständen eingesetzt werden, um unbesetzte fachliche Stellen auszugleichen.

Work4Germany wählt sowohl die Fellows, als auch die teilnehmenden Projektpartner:innen und Projekte in einem mehrstufigen Auswahlprozess aus.

Das „Matching“ – also die Zuteilung von Fellow und Projektpartner:in – wird basierend auf zuvor definierten Kriterien wie z.B. die Erfahrungen und methodischen Schwerpunkte der Fellows, sowie den aktuellen Herausforderungen und Bedarfe der Projektpartner:innen und Projekte getroffen.

Da es bei dem Fellowship um die Vermittlung methodischer Kompetenzen geht und nicht um die inhaltliche Expertise zu spezifischen Fachthemen, passen grundsätzlich alle Fellows zu allen Projekten. Ein Mitspracherecht im Matching kann weder Fellows noch Projektpartner:innen gewährt werden, um die Unabhängigkeit der Zuteilung zu gewährleisten. Das Matching von Fellows und Projektpartner:innen hat sich in der Vergangenheit als sehr passend erwiesen.

Als Projektpartner:in bist Du die erste Ansprechperson für den/die Fellow und kannst einen Tag pro Woche in die gemeinsame Zusammenarbeit investieren.

Idealerweise bist Du als Projektpartner:in gleichzeitig auch die Projektleiter:in des Vorhabens oder Referatsleiter:in des Teams/Referats, welches vom Fellow unterstützt wird.

Bei der gemeinsamen Arbeit wendest Du in Zusammenarbeit mit dem/der Fellow neue Arbeitsweisen an und probierst agile und nutzerzentrierte Methoden aus.

Außerdem schaffst Du die Voraussetzungen dafür, dass der/die Fellow

• arbeitsfähig, d.h. mit der nötigen Hard- und Software ausgestattet ist
• mit allen relevanten Personen verknüpft wird,
• und in die Arbeitswelt der öffentlichen Verwaltung eingeführt wird

Darüber hinaus führt Du regelmäßige, beidseitige Feedbackgespräche mit dem/der Fellow und schaffst Raum für gemeinsame Reflexion.

Du solltest insgesamt ein zeitliches Äquivalent von einem Tag pro Woche für die gemeinsame Arbeit mit dem/der Fellow, sowie einen Tag pro Monat in die Teilnahme an den Fellowship-Programmelementen einplanen (z.B. Einführungstage, Begleitformate, Exkursion, Workshops, Austauschformate, Feedbackformate, Abschlussveranstaltung).

Die Fellows arbeiten generell vor Ort im Ministerium bei den Projektpartner:innen.
Für die begleitenden Work4Germany Programmelemente werden die Fellows ca. zwei Tage pro Monat investieren und zu dieser Zeit nicht im Ministerium sein.

Work4Germany kümmert sich um die rechtlichen Rahmenbedingungen, die eine Eingliederung der Fellows in die Ministerialstrukturen ermöglichen. Arbeitsmittel und -platz werden durch das jeweilige Ministerium gestellt.

Die Fellows erwerben keinen Anspruch auf eine Weiterbeschäftigung im Ministerium und kehren nach Ende des Fellowships in ihr altes Arbeitsverhältnis zurück. Es gibt allerdings seit letztem Jahr die Option, das Fellowship um maximal drei weitere Monate zu verlängern, wenn sowohl Fellow als auch das Ministerium sich dazu bereit erklären. In diesem Fall stellt der DigitalService dem Ministerium die zusätzliche Arbeitsleistung der/des Fellows in Rechnung. Nach den drei Monaten ist eine weitere Verlängerung nicht mehr möglich.

Wir ermuntern die Projektpartner:innen und Teams, auch nach Ende des Fellowships weiterhin mit dem/der Fellow in Kontakt zu bleiben. Wir vereinbaren mindestens ein Gespräch nach Ende des Fellowships mit den ehemaligen Projekpartner:innen und Fellows, um die Nachhaltigkeit und Langfristigkeit der methodischen Impulse und Veränderungen durch die Fellows nachzuvollziehen.

Darüber hinaus werden alle Projektpartner:innen nach Ende des Fellowships Teil unserer Community. Im Rahmen von verschiedenen Vernetzungs- und Austauschveranstaltungen kommt Ihr mit anderen Work4Germany Alumni, engagierten, digitalen Vorreiter:innen aus verschiedenen Häusern zusammen und könnt euch in vertrautem Rahmen über gemeinsame Themen und Herausforderungen austauschen.

Die Fellows werden befristet bei der DigitalService GmbH des Bundes angestellt und als Arbeitnehmer:innen an das jeweilige Bundesministerium für die Dauer des Fellowships entliehen. Das zugrunde liegende Rechtskonstrukt ist eine Arbeitnehmerüberlassung.

Die methodischen Ergebnisse der Zusammenarbeit der Fellows und Projektpartner:innen werden als Ergebnisse am Ende des Fellowships auf der Work4Germany Website veröffentlicht. Die Ergebnisse aus den letzten Jahren findet ihr auf unserer Website unter Projekten und Methoden. Ziel ist, dass auch Ministerien bzw. Behörden, die nicht am Fellowship teilgenommen haben, von den Erkenntnissen lernen und diese in der eigenen Arbeit anwenden können. Die Ergebnisse werden gemeinsam von den Fellows und deren Projektpartner:innen ausgearbeitet.
Eine Veröffentlichung der inhaltlichen Ergebnisse des Projekts findet nicht statt.