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Bundesministerium der Finanzen

2022

Arbeitsbeziehungen der IT-Fachaufsicht ITZBund

Die Kolleg:innen der IT-Fachaufsicht über das ITZBund im BMF sind wöchentlich, wenn nicht täglich, in Kontakt mit ihren Ansprechpartner:innen im ITZBund, seinen Kundenbehörden und anderen strategischen Einheiten. Ziel war und ist, einen Mindset-Wechsel in der Aufsicht und Steuerung anzustoßen, indem sie die bestehende Zusammenarbeit neu denken und neu strukturieren.
Im Laufe des Fellowships sollte daher ein neues Zusammenarbeitsmodell gestaltet werden, das Akteure und Ziele in den Mittelpunkt stellt. Das Modell sollte gemeinsam mit den wesentlichen Akteuren entworfen und umgesetzt werden. Hauptziel war es, die Zusammenarbeit so zu gestalten, dass sie auf Dauer besser für alle funktioniert. Der Fellow war sowohl für die Konzipierung und Moderation des kollaborativen Prozesses zuständig als auch für die nachhaltige Verankerung.

Die Arbeitsbeziehungen in der IT-Fachaufsicht unterliegen einem stetigen Wandel. Sich selbst im Team mit dem Wandel zu entwickeln und dadurch mit Veränderungen eigenverantwortlich umgehen zu können, ist unser Ziel.

Das Team durchlief den für die Bedürfnisse der Verwaltung angepassten Loop-Approach. Damit hat das Team das Rüstzeug erarbeitet, um agil auf aktuelle und kommende Herausforderungen reagieren zu können. So kann sich das Team nun selbst in Richtung einer IT-Fachaufsicht 2.0 entwickeln.

VI, Informationstechnik; IT-Beauftragter für die Bundesfinanzverwaltung (CIO BFV)

VI A 4, IT-Fachaufsicht ITZBund

Bild von Tandem-Partnerin Marietta Frosch.

Marietta Franosch

Tandempartner:in
Linkedin

Bild von Fellow Benjamin Wang.

Benjamin Wang

Fellow
Linkedin

Phasen und Aktivitäten des Projekts

Auf der Grafik sind zwei Graphen abgebildet. Die Graphen stellen die persönlich empfundene Wirksamkeit über die Zeitdauer des Fellowships (sechs Monate) dar. Ein Graph steht für den Fellow, der andere Graph für die Tandem-Partnerin oder den Tandem-Partner.

Kurve der empfundenen, individuellen Wirksamkeit

Mai - Juni

Findungsphase & Kulturschock

  • Zum Einstieg fand ein Workshop zu den Referatsthemen statt, bei dem diese geschärft und priorisiert wurden.
  • Das gemeinsame Sprachverständnis wurde als durchgängiges Thema erkannt.
  • Die primären Handlungsfelder für das Fellowship wurden identifiziert.
  • Es fiel die Entscheidung für den Loop Approach und das Kick-off mit dem für diese Zwecke entwickelten Modul 0 wurde durchgeführt.

Methoden

  • Zuhören und Aufpassen
  • Einordnung des Teams nach Axel Schweickhardt (Gruppe vs. Team)
  • Loop Approach
  • Spannungsbasiertes Arbeiten
  • Rollenarbeit

Leitfrage Tandempartner:in

Was brauchen wir, um das „richtige” geballte Wissen auf die Straße zu bringen?

Leitfrage Fellow

Wie kann ich möglichst zielgerichtet und effektiv wirken?

Auflösung der Frage

Durch die anfängliche Einordnung des Teams und die Evaluation möglicher Vorgehen fiel die gemeinsame Entscheidung darauf, den Loop Approach mit dem Referat zu machen und damit an der Haltung und am Team zu arbeiten, statt wie ursprünglich vorgesehen inhaltliche Arbeit methodisch zu unterstützen.

Juli

Klarheit

  • Das Referat durchlief Loop Approach Modul 1.
  • Die Entwicklung eines Purpose im Referat bildete hierbei den Schwerpunkt.
  • Die Arbeit in Rollen und das spannungsbasierte Arbeiten wurde dem ganzen Referat vorgestellt.

Methoden

  • Loop Approach
  • Purpose Turnier
  • Rollenarbeit
  • Spannungsbasiertes Arbeiten und 4 Spaces
  • Retro

Leitfrage Tandempartner:in

Wie machen wir den Loop für das Referat gut erlebbar?

Leitfrage Fellow

Wie kann ich die Bedürfnisse des Referats im Loop berücksichtigen?

Auflösung der Frage

  • Anpassung des Loops.
  • Optimierung der Kommunikation und mehr Raum für Fragen.
  • Zusatzangebote für Fragen und Verständnis.

August

Ergebnisse

  • Mini Barcamp Session mit einem Impuls zum Thema Kommunikation mit praktischen Beispielen.
  • Individuelles Methoden Coaching zu Design Thinking.
  • Individuelles Methoden Coaching zu OKR.

Methoden

  • Einführung Barcamp Session
  • Design Thinking
  • OKR

Leitfrage Tandempartner:in

Wie halten wir das Interesse über die wechselnden Anwesenheiten hoch und wie ermöglichen wir gleiche Wissens-, Informations- und Lernstände?

Leitfrage Fellow

Wie gehen wir mit den wechselnden Abwesenheiten um?

Auflösung der Frage

Das Problem ließ sich durch weitere Zusatzangebote adressieren.

September - Oktober

Evolution und Verstetigung

  • Die Loop Module 2 und 3 wurden durchlaufen.
  • Das Sync Meeting wurde eingeführt.
  • Das Gov Meeting wurde eingeführt.
  • Die Methode IDM wurde eingeführt.
  • Gewaltfreie Kommunikation (GFK) wurde eingeführt.
  • Das Tanzparkett und der heiße Stuhl wurden vorgestellt.
  • Beginn der Verstetigung des Gelernten im Referat.

Methoden

  • Loop Approach
  • Quick 30
  • IDM
  • Sync- und Gov Meeting
  • Gewaltfreie Kommunikation
  • Retro

Leitfrage Tandempartner:in

Wie verankern wir die Lernerfahrungen in der täglichen Arbeit?

Leitfrage Fellow

Wie verstetigen wir die gelernten Methoden nachhaltig im Referat?

Auflösung der Frage

Terminreihe im Quick 30 Format je zu einem der behandelten Inhalte, um Verstetigung sicherzustellen und Ergebnisse sowie geeignete Dokumente zentral abzulegen.