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Bundesministerium der Justiz

2022

Personalentwicklung für die digitale Transformation der Arbeitswelt

Ressortübergreifend im Bundesministerium für Digitales und Verkehr und Bundesjustiz­ministerium

In dem ressortübergreifenden Projekt von BMDV und BMJ ging es um Personalentwicklungsbedarfe für die digitale Transformation der Arbeitswelt und den hierfür notwendigen Kulturwandel. Dabei sollten Ansätze und Ideen entwickelt werden, die eine agile Haltung fördern und die hierfür erforderlichen Kompetenzen und Fähigkeiten vermitteln. Gemeinsam mit den Fellows sollten dafür konkrete Maßnahmen konzipiert und innovative Angebote für Beschäftigte pilotiert und umgesetzt werden.

Es sollten Ansätze und Ideen entwickelt und umgesetzt werden, die eine agile Haltung fördern und die hierfür erforderlichen Kompetenzen und Fähigkeiten vermitteln.

Wir haben Interviews mit relevanten Stakeholdern geführt, um eine Sensibilität für das Thema „Neues Arbeiten in Zeiten der Digitalisierung” zu schaffen und den Bedarf für die Personalentwicklung in diesem Bereich zu ermitteln.
In Workshops haben wir ein Grobkonzept zur Einführung von „Transformationspaten” erarbeitet. Diese sollen zukünftig Veränderungsprojekte begleiten und niederschwellige Ansprechpartner:innen für Beschäftigte sein, die sich zu agilen Methoden und/oder dem konkreten Einsatz bestimmter digitaler Tools beraten lassen möchten
Zusätzlich haben wir ein virtuelles, ressortübergreifendes Austauschformat für interessierte Beschäftigte konzipiert und umgesetzt.
Insgesamt fanden fünf 60 minütige virtuelle Veranstaltungen mit unterschiedlichen Impulsgeber:innen aus BMJ, BMDV und BMF statt.

Zentralabteilung Z

Z A 2 - Grundsatzangelegenheiten und Konzeptionen, Flexibilisierung der Arbeit

Foto von Tandem-Partnerin Romy Falk.

Romy Falk

Tandempartner:in
Linkedin

Foto von Fellow Elena Mertel.

Elena Mertel

Fellow
Linkedin

Phasen und Aktivitäten des Projekts

Auf der Grafik sind zwei Graphen abgebildet. Die Graphen stellen die persönlich empfundene Wirksamkeit über die Zeitdauer des Fellowships (sechs Monate) dar. Ein Graph steht für den Fellow, der andere Graph für die Tandem-Partnerin oder den Tandem-Partner.

Kurve der empfundenen, individuellen Wirksamkeit

Mai - Juni

Zuhören & Verstehen

  • Auftragsklärung: Wir haben den Auftrag des Projekts konkretisiert und ein erstes gemeinsames Zielbild entwickelt.
  • Auftaktworkshop mit BMDV: Wir haben einen gemeinsamen Workshop mit dem Kernteam von BMJ und BMDV durchgeführt. Ziel: Kennenlernen und Konkretisierung der Projekt-Ziele.
  • Rollenklärung und Erwartung an die Zusammenarbeit zwischen den Fellows sowie ressortübergreifender Workflow: Wir haben Arbeitsprozesse, Meetings und Regeltermine mit dem Projektteam aus dem BMDV abgestimmt sowie Erwartungen an die Zusammenarbeit transparent gemacht.
  • Kennenlernen mit AL Z und UAL ZA: Es fand ein erstes Treffen mit dem AL Z und UAL ZA im BMJ statt sowie eine Vorstellung der Fellow. Der Termin diente dem Kennenlernen und der Bedarfsanalyse.
  • Vorstellung vor dem Personalrat: Projektvorstellung und Zeitplan bei dem Personalrat im BMJ.

Methoden

  • Systemische Auftragsklärung
  • Systemische Fragetechnik
  • Kollaboratives, co-kreatives Arbeiten am Beispiel eines virtuellen Whiteboards
  • Agile Methoden (u.a. Check-in, Check-out, Teamvertrag, rollierende Moderation, Kanban)

Leitfrage Tandempartner:in

Wie gestalten wir den ressortübergreifenden Austausch und die Abstimmungsprozesse bestmöglich, um eine gute Basis für die Zusammenarbeit in den kommenden Monaten zu haben?

Leitfrage Fellow

Wie arbeiten wir gut und produktiv zusammen? Welches Ziel steht am Ende des Projekts?

Auflösung der Frage

  • Gemeinsame Workshops zur Erarbeitung eines Zielbilds
  • Vorschlag für einen engeren Abstimmungsmodus
  • Offener Umgang mit Unklarheiten

Juli - August

Analysieren & lernen

  • Projektklärung mit dem BMDV (Was machen wir gemeinsam und was getrennt?): Gemeinsamer Workshop, in dem Transparenz geschaffen wurde über Erwartungen und Wünsche an die weitere Projektarbeit und Zielsetzung pro Haus.
  • Bedarfsanalyse mit Stakeholdern: Wir haben Interviews mit 13 Führungskräften geführt, um Bedarfe zu ermitteln und die Einbindung der Führungskräfte sicherzustellen.
  • Konzeption und Planung der Impulsreihe: Wir haben eine digitale ressortübergreifende Impulsreihe geplant. Dazu gehörten Terminvereinbarungen für fünf Veranstaltungen, inhaltliche Grobkonzeption der Themenschwerpunkt, Abstimmung über die Einladung in beiden Ministerien sowie Festlegung von Kern-Verantwortlichkeiten im Projektteam.
  • Rollenklärung im Tandem: Im Rahmen eines moderierten Workshops haben wir die bisherige Zusammenarbeit kritisch beleuchtet. Außerdem haben wir die jeweiligen gegenseitigen Erwartungen an die beiden Rollen (Fellow und Tandempartnerin) transparent gemacht und Wünsche für die weitere Zusammenarbeit besprochen.
  • Umsetzung der ersten beiden Impulsveranstaltungen: "Kommen Sie an Bord: Willkommen im Digitalen Zeitalter" und "Ich & Veränderung" mit 145 Teilnehmenden beim Auftakt.
  • Workshop zur Entwicklung der Personalentwicklungs-Strategie im BMDV (Präsenz): Gemeinsame Konzeption und Durchführung.
  • BMJ: Workshop zur Idee der Einführung von „Transformationspaten" im BMJ (Online): Gemeinsamer Workshop mit BMDV, Digitalakademie der BAköV, Bundeskanzleramt zur Prüfung einer möglichen Kooperation im Hinblick auf das Konzept der „Transformationspaten” (Arbeitstitel).

Methoden

  • strukturierte Leitfadeninterviews
  • Methoden und Praktiken aus den Bereichen Business Trainings und agile Zusammenarbeit
  • spannungsbasiertes Arbeiten
  • Mentimeter-Umfragen
  • Chatstorming
  • Retrospektiven

Leitfrage Tandempartner:in

Worauf fokussieren wir uns? Was ist für das BMJ wichtig und was können wir gemeinsam mit dem BMDV angehen?

Leitfrage Fellow

Wie werde ich wirksam? Worauf fokussiere ich mich?

Auflösung der Frage

  • Offener Umgang mit Unklarheiten und Unsicherheiten
  • Explizit machen von Erwartungen und Verantwortlichkeiten
  • Unterstützung durch die Programmleitung von Work4Germany

September - Oktober

Überführung in ein Konzept & nächste Schritte

  • Erfolgreiche Umsetzung der Impulsreihe: Wir haben die Impulse 3, 4 und 5 erfolgreich konzipiert und umgesetzt und eine stabile Teilnehmer:innen-Zahl erreicht (jeweils zwischen 60 und 70 Teilnehmende).
  • Interviews mit Hausleitung: Wir haben Interviews mit zwei Führungskräften aus der Ebene der Hausleitung geführt.
  • Grobkonzeption “Transformationspaten”: Wir haben ein Grobkonzepte zur Umsetzung unserer Ideen entwickelt.
  • Vorbereitung Fellowship-Abschluss: Wir haben gemeinsam an den Abschlussprodukten für das Fellowship gearbeitet.

Methoden

  • Strukturierte Leitfadeninterviews
  • Kollaboratives Arbeiten
  • Austausch und Dialog
  • Mentimeter-Umfragen
  • Recherche (Zukunftsfähigkeiten, agile Ansätze im Verwaltungskontext)

Leitfrage Tandempartner:in

Worauf fokussieren wir uns bei der gemeinsamen Erstellung unseres Konzepts? Wie können sich die einzelnen Projektmitglieder mit ihren Überlegungen und Sichtweisen möglichst gut in die Konzepterstellung einbringen?

Leitfrage Fellow

Was kann ich in der verbleibenden Zeit bewegen? Wo habe ich den größten Hebel?

Auflösung der Frage

Fokus auf vier Schwerpunkte:

  • Erfolgreiche Umsetzung der Impulsreihe
  • Entwicklung des Grobkonzeptes „Transformationspaten”
  • Guter Abschluss der Zusammenarbeit
  • Fristgerechte Erarbeitung der Abschlussprodukte