Werkzeug für digitales Veranstaltungsmanagement

Das passierte im Projekt: Eine Vielzahl an Stakeholdern mit unterschiedlichen Bedarfen wird bei der Organisation von Veranstaltungen des Auswärtigen Amts (AA) mit einbezogen. Zum besseren Management wurde deswegen ein digitales Tool entwickelt. Eine Herausforderung hierbei war die hohe Komplexität bei der Verzahnung zu berücksichtigender Komponenten im In- und Ausland sowie die Sicherstellung der Bedienfreundlichkeit.

Das sollte die Teilnahme an Work4Germany bewirken: Eine Fellow sollte bei der Erhebung der Tool-Anforderungen und -Bedarfe sowie bei der Einbindung der zahlreichen Stakeholder im In- und Ausland durch agile Methoden unterstützen. Zugleich sollte sie beim Change-Management methodisch begleiten. Dadurch sollten die verschiedenen Bedarfe und Anforderungen bei der Tool-Entwicklung gewinnbringend und strukturiert einbezogen werden, um ein Tool mit echtem Mehrwert für das AA und die über 200 Auslandsvertretungen wie externen Teilnehmenden zu entwickeln.

Zentralabteilung

Sarah Langnese, Fellow: Die vergangenen sechs Monate haben mir gezeigt, wie viel Veränderung möglich ist – und wie viel sie braucht. In einem komplexen Umfeld wie dem Auswärtigen Amt bringt Pragmatismus nicht einfach nur voran, sondern kann eine Überlebensstrategie für ein Projekt sein. Ich habe einmal mehr erlebt, wie kleine Schritte große Hürden überwinden können und dass Veränderung ohne Führung kaum Tempo aufnimmt. Doch wenn Menschen sich trauen, Fragen zu stellen und neue Wege zu testen, entsteht echter Fortschritt und Spaß an der Arbeit. Das Fellowship war eine Schule des Lernens, des Verstehens und des mutigen Machens – für das Team, für das Projekt und für mich selbst.