365 Tage Work4Germany:
Zyklisches Arbeiten mit einer Vielzahl an Fähigkeiten

„Was genau macht ihr eigentlich in eurem Job bei Work4Germany?“ Auf diese Frage haben die beiden Programm-Manager:innen Johanna Buchholz und Ilya Yacine nur eine Antwort: „Kommt drauf an“. Denn das Fellowship Work4Germany macht nie Pause. Bereits während eines Jahrgangs startet die Vorbereitung für die nächste Kohorte. Dabei löst das Work4Germany Team fast alles „inhouse“, ist also von Recruiting und Programm­vor­berei­tung, über die Umsetzung des Fellowships bis hin zur Nachbereitung für alle Phasen Ende-zu-Ende verantwortlich. Die Phasen überlappen sich, sie greifen ineinander und bauen aufeinander auf. Jede Phase beinhaltet sehr unterschiedliche Aufgabenpakete. Und erfordert somit auch ganz unterschiedliche Fähigkeiten – und das bei einem gleichbleibenden Team. Jedes Jahr und vor jeder Phase wird daher gemeinsam geplant: Welche Kompetenzen stehen in der kommenden Phase im Fokus? Wer im Team deckt diese ab? Und wer möchte sich in welchem Bereich weiterentwickeln?

Welche Phasen Work4Germany hat, welchen Arbeitsfokus sie beinhalten und welche Fähigkeiten sie erfordern – darin geben Johanna und Ilya hier einen Einblick.

Ein Fellowship-Jahr lässt sich grob in vier große Phasen unterteilen:

• (1) Vorbereitung
• (2) Umsetzung bzw. Durchführung
• (3) Abschluss und Nachbereitung
• (4) Iteration des Fellowships

Die Vorbereitung für eine neue Fellowship-Kohorte beginnt in der Regel bereits während sich ein Jahrgang noch im Fellowship befindet und zieht sich bis wenige Wochen nach der Abschlussveranstaltung. In der Vorbereitung auf einen neuen Jahrgang gilt es herauszufinden, wie wir das Programm-Design anpassen können. Jedes Jahr wollen wir wissen: Wie können wir die Teams noch passgenauer unterstützen? Gemeinsam mit den aktuellen Teilnehmenden evaluieren wir deshalb unsere Annahmen und entscheiden darauf basierend, ob und wie wir unsere Rahmenbedingungen und/oder Formate anpassen müssen. Die Erkenntnisse gleichen wir mit der Unternehmensstrategie des DigitalService ab, um ein gemeinsames Ziel zu verfolgen.

Erst dann beginnt das neue Fellowship-Jahr mit dem Recruiting von behördlichen Projekten und Projektpartner:innen – sowie von Fellows.

Was Evaluation und Iteration im Detail bedeuten, darauf gehen wir unter (3) Abschluss und Nachbereitung und (4) Iteration ein.

Für viele oftmals überraschend: Auch die Projekte und Teams aus den Ministerien müssen sich bei uns bewerben. Die Projektgewinnung beinhaltet drei Aspekte: Outreach, Bewerbung und Auswahl.

Outreach: Für eine ausreichende Anzahl an Bewerbungen, müssen wir zuerst möglichst viele Ministerialmitarbeitende erreichen, die ihre behördlichen Projekte mit uns zusammen angehen wollen. Auch unterjährig können Interessierte über ein Formular ihr Interesse an eine Teilnahme bekunden. Über Kanäle in den Ministerien und über unser Alumni-Netzwerk streuen wir die Information zum Bewerbungsbeginn. Für alle interessierte bieten wir mehrere Informationsveranstaltungen an.

Vorab-Gespräche: Wir bieten interessierten Bewerber:innen schon vor der tatsächlichen Bewerbung Vorab-Gespräche an, in denen wir gemeinsam über die Eignung ihrer Ideen sprechen. So helfen wir entweder, Bewerbungen zu schärfen - oder zusammen festzustellen, dass Ideen einen zu großen oder kleinen Scope für die sechs Monate Fellowship haben. Durch diesen Schritt ersparen wir uns und den Bewerbenden eine Menge Zeit (und Enttäuschungen).

Bewerbungsphase: Die Bewerbungsphase findet parallel zum Outreach statt. Bewerben kann man sich über unsere Website. Durch eine Eingabemaske fragen wir einerseits Informationen zum Projekt (Herausforderung, erhoffte Wirkung, Potenziale, Limitationen) und zu unseren Bewerbungskriterien (politische Priorität, Umsetzbarkeit, Wirksamkeit) ab als andererseits auch zur Motivation der Mitwirkenden. Denn diese ist ganz entscheidend für den Projekterfolg. Darauf basierend führen wir Bewerbungsgespräche.

Finale Auswahl: Welche Projekte dürfen teilnehmen? Das ist immer ein ganz besonders spannender Punkt im Fellowship-Jahr. Die Entscheidungen treffen wir aufgrund der Passung auf unsere Bewerbungskriterien. Außerdem werden verschiedene interne und externe Personen als eine Art Gremium in die Auswahl einbezogen.

Soweit zum Prozess. In Zahlen lässt sich die Projektgewinnung in 2023 wie folgt darstellen:

• 37 Projekte aus 15 Ministerien und Behörden haben sich beworben
• 20 Projekten wurde zugesagt
• 1 Projekt wurde von den Projektpartner:innen zurückgezogen

Genau wie die Gewinnung der Projekte beinhaltet auch das Recruiting der Fellows die drei Aspekte: Outreach, Bewerbung und Auswahl.

Outreach: Potenzielle Fellows erreichen wir vor allem über Social-Media-Kampagnen, unser Netzwerk und ebenfalls über eine Liste an Menschen, die sich unterjährig vorgemerkt haben. Für alle bieten wir auch hier von uns organisierte Info-Veranstaltungen an. Die Infos, die dort ausgetauscht werden, sorgen für einen schlanken Bewerbungsprozess und führen zu einem realistischen Erwartungsmanagement, das Absagen und Enttäuschungen minimiert und gleichzeitig Personen mit den richtigen Fähigkeiten und Einstellungen für die Fellow-Rolle gewinnt. Gleichzeitig profitieren wir von den Netzwerken unserer ehemaligen Fellows: Sie empfehlen Work4Germany oft weiter und machen uns in den relevanten Communities bekannt.

Bewerbung: Die Bewerbung selbst läuft über eine Bewerbungsmaske, in der wir niedrigschwellig relevante Informationen abfragen und um die Beantwortung von zwei Fragen bitten. Diese zielen auf eine kurze Selbsteinschätzung der Bewerber:innen bezüglich ihrer Eignung, sowie deren Hintergrundwissen zu Verwaltungstransformation ab. Ein klassisches Bewerbungsschreiben muss nicht eingereicht werden. Nach der Sichtung Bewerbungen anhand von Bewertungskriterien findet ein zweistufiger Interviewprozess statt, indem wir sowohl ein Verständnis vom cultural fit und cultural add-on bekommen wollen – d. h. wie gut passt die sich bewerbende Person in den Kontext und wie gut erweitert und bereichert sie diesen mit ihrer Einstellung und ihren individuellen Fähigkeiten. Die Bewerbungsphase ist für uns als Team sehr eng getaktet: 2023 haben wir innerhalb ca. sechs Wochen 137 Fellow-Bewerbungen bearbeitet.

Auswahl: Mit den aus den Bewerbungsunterlagen und den Interviews gewonnen Informationen wählen wir nach dem Ende der Bewerbungsfrist aus der Vielzahl an Kandidat:innen die passenden Fellows anhand zuvor definierter Kriterien aus. Hierzu ziehen wir uns für einen Tag in einen Workshop Raum zurück, wägen Profile ab, nehmen die Harmonie der Gesamtkohorte in den Blick und gleichen ab mit den Fähigkeiten, die auf den Projekten benötigt werden.

Soweit zum Prozess. In Zahlen (2023):

• 137 Bewerbungen
• ca. 95 Interviews
• 20 Fellows wurden zugesagt (zwölf weiblich; acht männlich)

Sind Fellows und Projekte ausgewählt, gilt es, beide bestmöglich zusammenzubringen. Bestmöglich heißt, dass die Fellows in dem Projekt arbeiten, in dem ihre Fähigkeiten ideal auf die Projektziele und den größeren Transformationsgedanken der Fellowship einzahlen können. Dabei wollen wir Interessenkonflikte vermeiden. Das heißt, dass etwa jemand, der oder die zuvor und im Anschluss inhaltlich in der Automobilbranche tätig war, beziehungsweise ist, nicht im Bundesministerium für Digitales und Verkehr als Fellow tätig werden sollte.

Bei Work4Germany haben wir in den vergangenen Jahren das Matching mit einer Jury in einem halbtägigen Workshop vorgenommen. Weder Fellows noch Ministerien konnten dabei Präferenzen abgeben. 2023 wurde dieser Prozess intern durchgeführt, da wir nach vier Jahren Erfahrung und vor allem mit unserer neuen Transformations-Einheit den nötigen Überblick für ein gutes Matching haben. Mit dem Abschluss des Matchings ist eine große, spannungsgeladene Hürde überwunden. Denn damit steht das Fundament des Fellowships: eine starke Fellow-Kohorte und motivierte Projektpartner:innen, die gemeinsam 20-30 Projektteams bilden.

Als Preboarding-Phase bezeichnen wir die Zeit zwischen der Zusage zur Fellowship-Teilnahme und dem Fellowship-Start, also den Einführungstagen. Ziel dieser Phase ist zum einen, alle administrativen Aspekte abzuschließen. Das ist ziemlich aufwändig, denn durch die Arbeitnehmerüberlassung, mit der wir die Fellows in die Ministerien entsenden, befinden wir uns in einem bürokratischen Dreieck mit Fellows, den jeweiligen Ministerien und unserer Organisation. Unsere Prozesse müssen gut ineinandergreifen und an allen Stellen müssen die nötigen Informationen und Zustimmungen vorliegen.

Zu der administrativen Vorbereitung gehört alles von Informationsweitergabe (z. B. eine Übersicht über alle wichtigen Termine im Fellowship-Programm), über Einpflegung der Fellows und Projekte auf unserer Webseite bis hin zur Sichtung verschiedener Tools für die Zusammenarbeit zwischen Fellows, Projektpartner:innen und uns. Insbesondere im letzten Bereich tut sich jedes Jahr so viel, dass wir jährlich neu sichten und testen. So wollen wir garantieren, dass ab Tag eins alle arbeitsfähig sind und die Fellowship-Zeit bestmöglich planen können.

Zum anderen ist das Ziel dieser Phase, sowohl Fellows als auch Projektpartner:innen gut auf die Besonderheiten des Fellowship und der methodischen Projektarbeit vorzubereiten. Hier gibt es verschiedene virtuelle Veranstaltungen. Zudem unterstützen wir die Projektpartner:innen weiter durch sogenannte Vorhabenschärfungs-Workshops. In diesen unterstützen wir die Projektpartner:innen dabei, die Herausforderungen und Potenziale ihrer Projekte als auch die genauen Anforderungen an die Fellows noch genauer zu definieren. Ebenso Teil dieser Phase ist das erste virtuelle Kennenlernen zwischen Fellows und Projektpartner:innen. Für uns immer ein sehr spannender Moment. Neben einem ersten lockeren Kennenlernen steigen wir hier auch direkt in erste Abstimmungen und Besprechungen zu den jeweiligen Projekten ein.

Nach der ausführlichen Vorbereitung beginnt der Teil des Fellowships, der von außen hauptsächlich als Work4Germany wahrgenommen wird: die Zusammenarbeit der Fellows und Projektteams in den Ministerien und Behörden.

Die Einführungstage bilden den offiziellen Startpunkt für die weitere Zusammenarbeit aller Teilnehmenden. Jedes Jahr sind sie für uns als Fellowship-Team ein sehr wichtiger und minutiös vorbereiteter Moment, denn in dieser Woche versuchen wir als Team bestmöglich, unsere Vorstellung von guter Zusammenarbeit zu vermitteln. Das machen wir zum einen methodisch, aber wir prägen auch durch die Kuration und Gestaltung der Formate den Ton und die Haltung für das gesamte Fellowship.

In der Einführungswoche kommen zuerst die beiden Gruppen getrennt zu uns, bevor wir dann mit gemeinsamen Tagen enden. Neben der Arbeit im Team ist es für den Erfolg des Fellowships genauso wichtig, dass sich sowohl Fellows als auch Projektpartner:innen untereinander gut vernetzen und kennenlernen. Natürlich geht es in dieser Woche auch immer um Kulturvermittlung. Auch wenn Privatwirtschaft und Verwaltung sich oftmals doch nicht so stark voneinander unterscheiden, ist es wichtig, beide teilnehmenden Gruppen noch einmal zu sensibilisieren, dass sie aus Arbeitskulturen kommen, die eigene erklärungsbedürftige Strukturen, Sprachen und Eigenheiten haben.

Inhaltlich decken wir diese Aspekte mit verschiedenen Formate und Inputs ab. Wir konzipieren und führen die Einführungstage dabei zum allergrößten Teil selbst durch: sowohl methodische Formate als auch inhaltliche Inputs zu Themen wie Transformationsphilosophien und Verwaltungsdigitalisierung in Deutschland.

Die Arbeit in den ministerialen Projekten ist in eine wohl kuratierte Auswahl an verschiedenen Begleitformaten eingebettet. Diese enge Betreuung ermöglicht uns, Herausforderungen frühzeitig zu erkennen und zu reagieren, inhaltliche oder methodische Verbindungen zwischen Projekten herzustellen, methodisch oder administrativ zu unterstützen und die Weiterentwicklung der Teilnehmenden sicherzustellen. Die Begleitformate bestehen aus verschiedenen Einzel- oder Gruppensettings.

Die Ausgestaltung der Begleitformate orientiert sich sowohl an unseren Erfahrungen als z.B. auch an den Phasen von typischen Emotionen bei Veränderungen oder an Teamentwicklungsphasen nach Bruce Tuckman. Dies hilft uns zu antizipieren, wann welche Bedürfnisse bei welchen Gruppen auftreten werden. Anhand dieser Infos arbeiten wir mit sogenannten „Fellow Journeys“ beziehungsweise „Projektpartner:innen-Journey“, also den vorgedachten Wegpunkten, an denen die Teilnehmenden bestimmte Dinge erleben.

Eine Besonderheit bietet dieses Jahr das Konzept der Fellow-Zirkel. In diesen kommen alle drei Wochen diejenigen Fellows zusammen, die in thematisch ähnlich gelagerten Projekten arbeiten, um sich inhaltlich über diese auszutauschen. Außerdem findet einmal pro Monat der Fellow Friday statt. Das Zusammentreffen dient der gesamten Fellow-Kohorte als Regenerations- und Begegnungsraum jenseits der inhaltlichen Projektarbeit im Verwaltungsalltag. Hier sind die Fellows dazu eingeladen, eigene Inhalte zu teilen und Methoden zu vermitteln. Auch emotionale Dinge dürfen Raum bekommen.

Die individuelle Betreuung der Fellows verteilen wir auf alle Teammitglieder, um eine intensive Begleitung zu gewährleisten. Dazu gehören unter anderem individuelle Check-ins mit den Fellows, bei denen die persönliche und die Lage des Projektes in vertraulicher Atmosphäre besprochen werden.

Einmal im Monat bringen wir alle Projektpartner:innen zu einer „Kollegialen Fallberatung“ zusammen. Ziel der Methode ist, dass die Projektpartner:innen sich in Kleingruppen gegenseitig helfen und beraten – und das ressortübergreifend. Eine teilnehmende Person bringt Herausforderungen mit und die anderen Teilnehmer:innen sind in diesem Fall die Helfenden und Beratenden. Insbesondere der ähnliche berufliche Kontext, in dem alle Projektpartner:innen arbeiten, macht diesen Austausch immer besonders erhellend und ergiebig – so zumindest die jährliche Rückmeldung der Projektpartner:innen zu diesem Format.

In individuellen Check-Ins können jegliche organisatorischen Fragen, Themen, Konflikte und methodische und sonstige Bedarfe besprochen werden.

Zur Halbzeit des Fellowships, also nach circa drei Monaten, fahren wir gemeinsam mit der Kohorte zu einem Ort außerhalb Berlins. Ehemals nur mit den Fellows, fahren wir 2023 erstmals auf Wunsch ehemaliger Teilnehmenden sowohl mit Fellows als auch mit Projektpartner:innen. Die drei Tage sind dazu gedacht, innezuhalten, über die ersten drei Monate zu reflektieren und Ideen und Kraft für die zweite Hälfte des Fellowships zu sammeln. Auch das Kohortengefühl stärken wir mit verschiedenen Teamaktivitäten und Formaten noch einmal. Das Programm der Exkursion wird dabei auch vollständig von uns und den Fellows gestaltet. Wir haben hier über die Jahre gelernt, dass weniger Programm oftmals mehr ist und lassen deshalb bewusst einen Tag zumeist relativ frei, sodass wir spontan auf aufkommende Themen und Bedürfnisse mit Formaten reagieren können.

Offiziell gab es bisher bei Work4Germany einen offiziellen externen und internen Abschluss. Am Ende eines jeden Fellowship-Jahres haben wir die Projektteams ermutigt, in ihren jeweiligen Häusern eine interne Abschlusspräsentation zu halten und die Ergebnisse mit der Hausleitung und anderen wichtigen Akteuren zu teilen.
Zusätzlich haben wir – in den Jahren 2021 und 2022 – zusammen mit Tech4Germany eine große externe Abschlussveranstaltung mit knapp 400 Gästen organisiert. Mit Pitches auf der Bühne und Workshops haben wir einen ganzen Tag mit Ergebnissen und Präsentationen aus den Fellowships gefüllt und externen Stakeholdern ermöglicht, mit den Teilnehmenden zu reden und sich zu informieren. Bei dieser Abschlussveranstaltung haben wir wieder auf Kompetenzen im Team gesetzt und vollständig selbst organisiert: Veranstaltungskonzeption, Raumsuche, Einladungsmanagement, inhaltliche Ausgestaltung von Pitches und Tagesmoderation, Einladungen von externen Speaker:innen, Moderationen von Panel Talks und Ausgestaltung des Abendprogramms – die Abschlussveranstaltung war immer ein Highlight und gleichzeitig wahrscheinlich das Projekt im Jahr, bei dem am meisten Teammitglieder gleichzeitig über den längsten Zeitraum eingebunden waren.

In diesem Jahr werden wir voraussichtlich den Fokus auf die internen Präsentationen legen und unsere Kapazitäten dafür aufwenden, die Ergebnisvorstellungen in den Häusern enger zu unterstützen, da wir glauben, dadurch eine größere Wirkung zu entfalten und Work4Germany greifbarer zu machen.

„Public Money, Public Knowledge” ist einer unserer Leitsprüche im DigitalService. Das heißt auch, dass wir das Wissen, was durch die Arbeit in den Fellowships generiert wird, möglichst vielen Menschen zugänglich und anwendbar machen. Das Ziel ist, Wissen zu streuen, Methoden und Ideen direkt anwendbar bereitzustellen und Transparenz über die Arbeit in den Fellowships zu geben. Transparenz schafft nicht nur Vertrauen, sondern wir sind überzeugt, dass offenes Arbeiten auch einen aktiven Austausch fördert und damit zu besseren Ergebnissen führt.

Bei Work4Germany kann man daher auf unserer Webseite eine Sammlung von im Verwaltungskontext erprobten Methoden inklusive Anleitung als auch eine Projektübersicht der letzten vier Jahre finden.

Ziel ist auch, unser Wissen über Prozesse, Learnings, Zeitleisten usw. nicht bei einzelnen Wissensträger:innen zu verorten, sondern eine Wissensdatenbank zu schaffen, auf die das ganze DigitalService Team zugreifen und aufbauen kann. Daher ist das Ende des Jahres davon geprägt, dass die Kolleg:innen sehr viele Informationen kondensieren, strukturieren und in unserem internen Wiki niederschreiben.

Am Ende eines jeden Fellowships stehen auch bei uns administrative Schritte: Übergabe der finalen Ergebnisse, Abmeldung von Tools und Aufräumen von Arbeitsrechnern stehen unter anderem bei den Fellows an, während wir Arbeitszeugnisse erstellen.

Das Ende ist der Anfang. Bereits während ein Jahrgang noch läuft, fangen wir an, die Evaluation vorzubereiten, die sich aus diversen Datenquellen speist: verschiedene Feedbacks von Fellows und Projektpartner:innen aus strukturierten Interviews und ein hypothesenbasierter Erkenntnisprozess, bei dem wir – basierend auf den Erfahrungen, die in einem Fellowship-Jahrgang von allen Beteiligten gemacht wurden – Hypothesen zur Weiterentwicklung des Fellowships ableiten und in der Strategie für den kommenden Zyklus verarbeiten.

Die entwickelten Messindikatoren sollen unter anderem die Qualität des Kompetenztransfers, der Projektnachhaltigkeit und der Fellow-Erfahrung wiedergeben. So können wir datengetrieben über Verbesserungen beziehungsweise Veränderungen entscheiden. Auch die einzelnen Elemente des Fellowship iterieren wir konstant. Nach jeder Phase oder Veranstaltung kommen wir in einer Retrospektive zusammen, um festzustellen, was gut lief, was verbesserungswürdig ist, welche Unklarheiten es noch gibt und welche neuen Ideen es gegebenenfalls dazu gibt. Durch die engen Lernschleifen können wir das Design des Fellowship schnell anpassen, auf Bedürfnisse reagieren und die Erkenntnisse in praktische Maßnahmen umsetzen.

Auf Basis der Evaluation gehen wir in die große Iteration des Fellowships: Welche Punkte im Programm-Design müssen wir anpassen? Welche Strukturen im Ablauf, aber auch in der Gesamtkonzeption des Fellowships ändern oder verwerfen? Ziel dieses Abschnitts des Fellowships ist es, in Einklang und Abstimmung mit der Unternehmensstrategie des DigitalService Leitplanken für das Fellowships zu entwickeln und diese zu operationalisieren. Zum Beispiel erarbeiten wir, wie viele Fellows und Projekte wir im kommenden Jahr für das Fellowship gewinnen wollen, welche Fähigkeiten diese brauchen, was mögliche Projektschwerpunkte sein können, wann das Fellowship startet. Dies wiederum bietet die Basis, um „zurück auf Start“ zu gehen und wieder mit Phase eins zu beginnen: die detaillierte Vorbereitung eines neuen Fellowship-Jahrgangs.

Obwohl sich die jeweiligen Phasen nur wenig verändern, ist kein Work4Germany Jahrgang wie der andere. Dafür verändert sich die Verwaltungslandschaft, in der wir uns mit den Fellowships bewegen, sehr. Diese Veränderungen nehmen wir wahr und passen das Fellowship-Design, also die Rahmenbedingungen und die Methoden und Formate, mit denen wir Fellows und Projektpartner:innen zusammenbringen, an. Indem wir die Zusammenarbeit so stärker unterstützen, werden wir letztendlich unserem Ziel gerecht: die Transformation der Bundesverwaltung von innen heraus voranzutreiben.