Wie wir Leuchtturmprojekte der Digitalstrategie durch Vernetzung stärken

19 Leuchtturmprojekte strahlen aus der Digitalstrategie der Bundesregierung. Jedes Ministerium hat mindestens eines davon in die Strategie eingebracht und verantwortet die Umsetzung. Die Projekte verdeutlichen die Chancen und Möglichkeiten der Digitalisierung und verfolgen ganz unterschiedliche Ziele: von einem Dateninstitut bis hin zu einer Plattform für zivilgerichtliche Online-Verfahren. Der DigitalService arbeitet gemeinsam mit dem Bundesministerium für Digitales und Verkehr (BMDV) daran, diese Projekte miteinander zu vernetzen und einen Raum für Austausch-, Lern- und Wachstumsformate zu schaffen. Wie wir dabei vorgehen und mit wem wir dafür noch zusammenarbeiten – darüber berichten unser Kollege Benjamin Jadkowski, Project Lead Digitalstrategie beim DigitalService, und Ulrich Reinfried, Referent im BMDV, in diesem Blogbeitrag.

Das Thema Digitalstrategie ist kein neues für den DigitalService: Seit 2022 haben wir zusammen mit dem BMDV eine interministerielle Arbeitsgruppe moderiert. Dort haben wir ressort- und behördenübergreifend einen Lern- und Vertrauensraum geschaffen. Wir haben strategisch Hürden der Zusammenarbeit abgebaut und die Teilnehmer:innen dazu befähigt, einen offeneren interministeriellen Austausch zu pflegen. Ausführliche Informationen zu den dort angewandten Methodiken, zu Erfolgen und Potenzialen, haben wir in unseren Blogbeiträgen „Digitalstrategie – Ein Lernraum zur Zusammenarbeit entsteht“ (August 2023) und „Digitalstrategie – Erkenntnisse und Methoden für interministerielle Zusammenarbeit“ (Februar 2024) geteilt.

Nun sind wir von der Koordinierungsebene, in deren Runde wir bisher moderiert haben, in die Umsetzungsebene der Digitalstrategie gewechselt: Wir arbeiten mit den 19 Leuchtturmprojekten zusammen. Dafür haben BMDV und DigitalService einen wichtigen Partner neu an unserer Seite, nämlich den Beirat Digitalstrategie Deutschland. Besetzt mit 17 Expert:innen aus Wissenschaft, Wirtschaft und Zivilgesellschaft übernimmt der Beirat das qualitative Monitoring der Digitalstrategie. Genaue Infos zu Besetzung, Arbeit und Zielen des Beirats gibt es hier: Beirat Digitalstrategie Deutschland.

Der Beirat begleitet die 19 Leuchtturmprojekte bereits seit 2023 und hat sie intensiv kennengelernt. Aus den dabei gesammelten Erfahrungen entstand der Wunsch, die einzelnen Projekte besser miteinander zu vernetzen und ihnen dafür einen geschützten Raum für Austausch und Kollaboration zu bieten. Einen solchen Lernraum hatten wir bereits im Rahmen unserer bisherigen Begleitung der Digitalstrategie entwickelt und erprobt – die Zusammenarbeit war daher ein logischer und sinnvoller Schritt. Außerdem kann das DigitalService-Team durch den Wechsel von Koordinierungs- zu Umsetzungsebene noch besser die eigenen Erfahrungen aus der Produktentwicklung für die Bundesverwaltung einbringen.

In einem Auftaktworkshop haben Beirat, DigitalService und BMDV die Ziele für die Zusammenarbeit festgelegt:

• Vernetzung und Austausch der Leuchtturmprojekte in themenspezifischen Clustern fördern, um die Vorhabenumsetzung zu optimieren.
• Best Practices der Leuchtturmprojekte sichtbar machen, um zu Verbreitung und Nachnutzung zu inspirieren.
• „Lessons Learned“ in einem gemeinsamen Bericht ableiten, um systemische Herausforderungen zu adressieren.

Im weiteren Verlauf kommen wir in der Runde dieses Jahr immer wieder in sogenannten „Arbeitssitzungen“ zusammen, um die Zielerreichung zu überprüfen, das Vorgehen gegebenenfalls anzupassen und gewonnene Erkenntnisse zusammenzuziehen.

Gemeinsam haben wir fünf Cluster beziehungsweise Themengruppen identifiziert, in denen wir den Leuchtturmprojekten Unterstützung anbieten. Die Cluster sind in Zusammenarbeit mit den Leuchtturmprojekten und der interministeriellen Arbeitsgruppe der Digitalstrategie entstanden, die uns im Vorfeld intensiv von ihren Aufgaben und Herausforderungen berichtet haben. Die Cluster lauten:

• Nutzerzentrierung digitaler Angebote & Services
• Umsetzungsformen & Verstetigung von befristeten Projekten
• Projekte mit Datenfokus / Datenräume
• Ebenen- & ressortübergreifende Zusammenarbeit
• Wirkungsorientierung

Jedes Leuchtturmprojekt wurde unter Berücksichtigung der Präferenzen der Projektteams einem der Cluster zugeordnet. Innerhalb der Clusterfinden regelmäßige Treffen statt, die die Zusammenarbeit und Unterstützung unter und zwischen den Projekten des Clusters fördern sollen. Organisiert und moderiert werden die jeweiligen Treffen vom DigitalService Projektteam, DigitalService Expert:innen mit Schwerpunkten in den Bereichen Nutzerzentrierung und Verstetigung, Beiratsmitgliedern und dem BMDV. Methodisch gehen wir dabei in einem Workshop-Format vor. Das ermöglicht eine Kommunikation auf Augenhöhe und fördert so projektübergreifend Austausch und Kooperation.

Alle Cluster durchlaufen dabei die folgenden Formate:

1. Vorgespräche und Auftakttreffen innerhalb des Clusters: Hier lernen sich die Projektverantwortlichen, DigitalService, Beirat und BMDV-Vertreter:in kennen. Die Projekte schildern ihre Herausforderungen, aber auch Dinge, die besonders gut laufen.
2. Deep Dive innerhalb des Clusters: DigitalService, Beirat, BMDV und Projektverantwortliche bereiten gezielt Lösungen und Angebote für die Herausforderungen der Projekte vor. Das kann durch einen Erfahrungsaustausch zu eigenen Best Practices unter den Projekten passieren, aber auch durch eingeladene Expert:innen von außerhalb, die zu relevanten Fragen informieren.
3. Netzwerktreffen clusterübergreifend: Alle Leuchtturmprojekte, DigitalService, BMDV und Beirat Digitalstrategie tauschen sich aus. Besonderer Gast sind hier die Vertreter:innen der interministeriellen Arbeitsgruppe (imAG) auf Koordinierungsebene der Digitalstrategie. Dieses Treffen ist der Auftakt dafür, die Erkenntnisse der Cluster weiter in die Breite zu tragen.
4. Netzwerktreffen: Zusätzlich zu den Leuchtturmprojekten ist diese Veranstaltung offen für alle interessierten Projekte der Digitalstrategie. Der Fokus liegt darauf, Best Practices sichtbar zu machen.
5. Abschlusstreffen clusterübergreifend: Alle Erkenntnisse aus den verschiedenen Leuchtturmprojekten werden in einem „LessonsLearned“-Bericht zusammengefasst und veröffentlicht.

Aktuell haben wir mit den ersten zwei Clustern den Auftaktworkshop und den Deep Dive durchlaufen. Unsere bisherigen Erkenntnisse: Wir sind auf Kurs! Die Teilnehmenden bewerten mit 4,9 von 5 möglichen Punkten, dass ein Vertrauensraum entstanden ist, in dem sie sich zielführend austauschen und weiterbilden können. Die Mischung von Austausch zwischen den Projekten und Input externer Expert:innen kam in der Evaluation bei den Teilnehmenden besonders gut an. Wir haben festgestellt: Der Input muss nicht immer gänzlich neu für die Teilnehmenden sein. Es kann auch helfen, sie in ihrem Vorgehen zu bestärken. Ein tiefgehender Austausch der Projekte war besonders produktiv, wenn nach einem Impuls von außen eine moderierte Diskussion stattgefunden hat. Konkrete Beispiele wollen wir hier nicht nennen – denn die Runden finden eben in einem internen Vertrauens- und Lernraum statt. Ende des Jahres werden wir allerdings im Rahmen des „Lessons Learned“-Berichtes praktische Erkenntnisse teilen.
Bald starten auch die anderen drei Cluster mit ihren Auftaktworkshops. Über die kommenden Fortschritte und Learningswerden wir hier weiter berichten.