Auf eine Tasse Kaffee mit … Bob, Office Manager beim DigitalService

Zwischen Büro und Bassgitarre: Bob ist Office Manager beim DigitalService und gleich­zei­tig Mitglied einer professionellen Berliner Musikband. Als erster Ansprechpartner für alle Anliegen, die rund um ein reibungsloses Arbeiten im Büro anfallen, erzählt er im Gespräch, was ihn an diesen unterschiedlichen Welten reizt und warum ihm die soziale Komponente bei der Arbeit beim DigitalService persönlich wichtig ist.

Was hast Du für eine Ausbildung gemacht?

Nach dem Abitur habe ich angefangen BWL zu studieren, aber mehr um die Eltern zu beruhigen. Ich wollte eine Musikkarriere machen, aber konnte noch nichts nachweisen. Und dann dachte ich, BWL kann man immer gebrauchen. Ich war aber heilfroh, als ich eine Tour geplant hatte und nicht zu den ganzen Vorlesungen und Prüfungen kommen konnte.

Wusstest Du schon als Kind, dass Du Musiker werden willst?

Nee, überhaupt nicht. Musiker geworden zu sein ist ganz großer Zufall. Ich hatte nie richtig Berührung mit Musik, bin dann zufällig zu einem Instrument gekommen und relativ zeitgleich in einer Band gelandet. Mit der zweiten Band wurde es schnell professioneller.

Ich habe mir nie richtige Pläne für die Zukunft gemacht, das hat alles der Zufall für mich erledigt. Erst während der Musikkarriere kam relativ spät eine Phase, wo ich dachte: Wie lange kann das noch so weitergehen? Ich hatte dann ein Vorstellungsgespräch in einem Start-up, die eigentlich einen Scrum Master gesucht haben. Dort war ich ungefähr drei Jahre und habe alle möglichen Positionen durchlaufen.

Aber nebenbei hast Du immer Musik gemacht?

Am Anfang war ich fast in Vollzeit da, weil die Band gerade eine Pause hatte. Dann wurde es wieder mehr Musik und am Ende habe ich nur noch einmal die Woche die Buchhaltung gemacht. Ich wollte dann wieder komplett Musik machen. Aber ich hatte mir bewiesen, dass ich mich reinarbeiten und mir Sachen aneignen kann, von denen ich bisher keine Ahnung hatte. Und dann sollte es sich ja unter Beweis stellen, dass ich das noch mal gebrauchen konnte.

Wie kam es, dass Du Dich für den DigitalService entschieden hast?

Der Auslöser war ganz eindeutig die Pandemie. Mit der Musik ging quasi von 0 auf 100 gar nichts mehr. Die existenziellen Sorgen kamen und ich stellte bei einem Job in einem Impfzentrum fest: Ich will keinen Studentenjob, ich brauche etwas Handfestes als Über­brückung des Auftrittsverbots in der Pandemie. Ich bin mit einer Kollegin ins Gespräch gekommen, die intern hier die Position gewechselt hat – und ihre Stelle wurde frei. Schnell hat sich in der Praxis herausgestellt, dass die Arbeit Spaß macht und mir diese soziale Ebene viel gibt, die mir wichtig ist – ich mag die Leute, die hier arbeiten, und die Atmos­phäre, wie wir miteinander umgehen.

Seit wann bist Du jetzt beim Digital Service? Was machst Du hier genau?

Beim Digital Service bin ich jetzt (Stand März 2024, Anmerkung der Redaktion) über zwei Jahre in Festanstellung, davor war ich ein paar Monate Freelancer. Ich war also schon ziemlich früh dabei.

Meine Position ist das Office Management. Was ist das genau? Ich sehe zu, dass alle Mitarbeitenden – speziell, wenn sie im Büro arbeiten – alles so vorfinden, wie es für eine gute Arbeitsatmosphäre wichtig ist. Das betrifft die Materialien, passende Arbeitsmittel und insbesondere funktionierende Set-ups für unsere hybriden Arbeitsweisen – und auch die richtige Stimmung. Die soziale Komponente dabei ist mir persönlich fast die Wichtigs­te. Ich will, dass alle mit einem guten Gefühl ins Büro kommen.

Du hast beruflich zwei Standbeine. Wie funktioniert diese Vereinbarkeit, wenn Du Konzerte hast?

Das ist eine Herausforderung, an der ich gemeinsam mit meinem People Manager arbeite. Es gibt Phasen, in denen ich mehr mit der Musik zu tun habe, etwa wenn eine Tour ansteht. Wir mussten das sehr flexibel lösen, weil ich in der Anfangsphase gemerkt habe, dass Tourleben und DigitalService zusammen eine zu große Belastung sind. Ich selbst hätte das aber nicht thematisiert und einfach weitergemacht. Das war ein großes Aha-Erlebnis, dass meine Kolleg:innen da auf mich aufpassen und nicht möchten, dass ich überlastet bin. Darum ist der DigitalService auf mich zugekommen und hat mir signalisiert: Wir überlegen jetzt, wie wir das gemeinsam hinbekommen. Denn wir wollen, dass Du danach auch gesund zurückkommst. Man hätte es sich als Firma auch leicht machen können und sagen, dass ich mich eben anpassen muss. Das habe ich so noch nie erlebt. Jetzt sind wir im Team gewachsen und ich habe mehr Freiraum bekommen.

Was hast Du Neues beim Arbeiten hier erfahren?

Das ist vor allem das nutzerzentrierte Arbeiten in den Projekten. Ich hatte bereits Berüh­rungspunkte zu anderen Start-ups und habe Freunde, die eigene Firmen führen. Dort durfte ich kennenlernen, wie sinnvoll es ist, die Nutzerperspektive möglichst früh im Entwicklungsprozess einzubeziehen – denn am Ende lässt sich alles nur schwer ändern. Zu Beginn eines Projekts hat man mehr Möglichkeiten und deswegen bin ich davon über­zeugt, dass das die richtige Arbeitsweise ist, um an jegliche Produkte und Dienst­leis­tun­gen heranzugehen. In der Digitalisierungslandschaft ist das die einzig sinnvolle Heran­ge­hensweise, damit die Angebote hinterher auch genutzt werden. Daher bin ich grund­sätz­lich Fan davon, wie hier gearbeitet wird.

Was hast Du am meisten gelernt?

Die Art, wie hier Meetings strukturiert werden, gefällt mir sehr gut. Wenn wir als Band zum Beispiel mit Booking-Agenturen oder in ähnlichen Kontexten Meetings mit vielen Leuten abhalten, merke ich, wie sinnvoll mehr Routine in gut strukturierten Meetings wäre, wie es sie hier beim DigitalService gibt. Dazu gehören die Verteilung bestimmter Meeting-Rollen, Zeiten einhalten, kurze Check-ins am Anfang und nach dem Meeting zu hinterfragen, wie sinnvoll es war. Ich empfinde die Einstellung der Teilnehmenden, dass ein Meeting ein positives Ergebnis bringen soll und nicht nur als Tagesordnungspunkt abgehakt wird, sehr wichtig. Mehr Einblick hätte ich gern, wie das Format einer Retrospektive in konkreten Projekten abläuft. Sich im Rückblick zu fragen, wie haben wir was gemacht und wie können wir es beim nächsten Mal verbessern, ist sinnvoll.

Der DigitalService bietet zudem Formate an, die es einem ermöglichen – egal in welcher Position und woran man hier arbeitet – ein wenig den Entwicklungsprozess zu begleiten und Updates aus einzelnen Projekten zu erfahren. Und natürlich der Austausch bei einem Kaffee: Da frage ich proaktiv nach und bin interessiert, wie die Leute zu bestimmten Themen und Herausforderungen stehen.

Worauf bist Du in letzter Zeit besonders stolz gewesen?

Für die diversen Set-ups der unterschiedlichen Meetings mit den jeweiligen Herausfor­de­rungen kann ich technisches Know-how einbringen. Es macht Spaß, mich da hineinzu­denken, weil es große Analogien gibt.

Ich bekomme zudem viel konkretes Feedback, dass Leute sich hier wohlfühlen und das mit meiner Arbeit und mir als Person verbinden. Dass mir das ungefragt direkt wider­ge­spiegelt wird, das macht mich am meisten stolz. Mein Ziel ist, dass alle die bestmögliche Zeit haben – so unterschiedlich wie wir alle zum Teil auch sind. Und das haben wir bisher immer gut hinbekommen. Ich war schon auf der ersten Sommerparty überrascht, was das für ein schönes Miteinander mit allen Kolleg:innen ist, und dass alle auch richtig feiern können. (grinst)

Wie würdest Du die Unternehmenskultur hier bezeichnen? Was sollten Bewerber:innen wissen?

Es ist ein sehr offenes Arbeiten. Alle gehen auf Augenhöhe miteinander um, niemand möchte sich profilieren und ich nehme hier keine Hierarchien wahr – außer die, die sinnvoll sind. Diesen Spirit mag ich. Ich gehöre zum People Team und habe etwas mehr Einblick, wie man für alle Mitarbeitenden das bestmögliche Arbeiten realisieren kann. Durch die regelmäßigen Feedback-Formate wird sich viel Mühe gegeben, Problemstellungen – die vielleicht nicht offensichtlich sind – herauszuarbeiten und konkret an denen zu arbeiten.

Das Unternehmen befindet sich in einem starken Wachstum. Als ich angefangen habe, waren es ungefähr 40 Personen – jetzt hat es sich verdreifacht. Die neuen Heraus­for­de­rungen kommen in Wellen und diesen muss man proaktiv, nicht nur reaktiv begegnen. Es wurde daher zuerst das People Team verstärkt, um für den Zuwachs gewappnet zu sein.

Falls die Musik einmal in den Hintergrund tritt, siehst Du hier Entwicklungs­mög­lich­keiten? Bist Du nicht bereits unser heimlicher Feel Good Manager?

Innerhalb des Office Managements, wo sich langsam ein Team dahinter aufbaut, ist das kein abgeschlossenes Thema. Aber die Musik steht noch im Vordergrund. Damit beides parallel funktioniert, brauche ich eine übersichtliche Arbeit und muss ganz realistisch sehen, wie viel Zeit und Aufwand ich hier leisten kann. Das ist bisher die beste Basis, die ich für meine kreative Arbeit benötige. Ich habe Prioritäten, wo ich mich am liebsten hin orientieren würde – aber ich bin gerade nicht in einer Lernphase.

Gibt es noch etwas jenseits von Musik, worüber Du manchmal nachdenkst?

Ich habe lange gedacht, noch einmal ein eigenes Produkt oder einen Service umzusetzen. Über die Zeit und die Erfahrung, die ich in dem Start-up und hier in der Firma sammeln konnte, habe ich einen großen Respekt davor entwickelt. Man kann dies nur ganz oder gar nicht machen. Ich möchte nicht in der Position sein, diese Verantwortung auf meinen Schultern zu tragen. Mir reicht die Firma, die wir als Band haben, um mich da weiter auszuleben.

Mehr oder weniger habe ich meinen Traum schon voll ausleben können und alles, was jetzt noch kommt, ist ein Bonus. Für eine Quality Time gehört die Arbeit einfach dazu, aber ich will keine unnötigen Kompromisse machen.

Und unsere berühmte letzte Frage: Welches Tier ist der DigitalService für Dich?

Der Regenwurm! Er muss sich durch viel Erde wühlen, um etwas Nützliches hervor­zubringen. Es braucht viele und er arbeitet meist unsichtbar im Untergrund.