Auf eine Tasse Kaffee mit … Lisa, Head of Finance beim DigitalService

Vom Mode-Business in die Verwaltung: Lisa ist Head of Finance beim DigitalService und war eine der ersten Mitarbeitenden. Als selbstbetiteltes „Kind der Berliner Start-up-Welt“ zeigt sie im Gespräch auf, wo die Unterschiede zwischen einer GmbH des Bundes und anderen Unternehmen liegen und warum sie den Begriff „Start-up im Staat“ für den DigitalService so passend findet.

Hallo Lisa. Als wir Dich für das Interview angefragt haben, hast Du direkt gesagt „Gute Idee. Wir bei Finance sind ja auch immer etwas anders“ – was meinst Du damit?

Wichtig ist: Anders ist ja nicht gleich schlecht! Was ich damit ausdrücken möchte, ist ein kleines Spannungsfeld. Man muss wissen, dass die Projektteams beim DigitalService sehr iterativ arbeiten, sich Stück für Stück vorantasten. Aus Tests und Nutzung werden wertvolle Erkenntnisse gezogen, aus Fehlern wird gelernt. So entsteht über viele Iterationen eine immer bessere Lösung.

Das geht bei uns nicht: Wir arbeiten hart an einer Null-Prozent-Fehlerquote; unsere Zahlen müssen und sollen nach Möglichkeit konstant korrekt sein. Darum sind wir sehr akribisch und fordern hartnäckig gewisse Zahlen von den anderen Teams ein.

Der Job bedingt damit auch, dass wir als Team in einer Kontrollfunktion den anderen Mitarbeitenden gegenüber auftreten. Es entsteht manchmal der Eindruck, wir seien die, die „immer alles verbieten“ und „auf dem Geld hocken“. Da ist es wichtig zu verstehen, woher es kommt, dass wir fordernd sind, dass wir vorsichtig sind: Es liegt an der Null-Fehler-Toleranz. Denn persönlich sind wir alle sehr nett.

Welche Skills bringt Dein Team mit, um dieses ehrgeizige Ziel umzusetzen?

Mein Team ist sehr diszipliniert, sehr detailverliebt. Gleichzeitig ist uns sehr wichtig, dass wir nicht nur auf die Zahlen schauen. Darum suchen wir durchgehend den „Sweet Spot“: Wir wollen vermitteln, was unsere wichtigsten Themen sind, aber auch offen für die Themen unserer Kolleg:innen sein. Beide Anliegen vereinen wir in einem rechtlichen Rahmen, ohne die anderen Kolleg:innen mit Anforderungen oder Reglements zu überhäufen und ihren Arbeitsalltag zu erschweren. Das erfordert sehr spezielle Skills, ein gutes Gespür.

Und was heißt das für potenzielle neue Kolleg:innen? Was sollten sie mitbringen?

Auf jeden Fall Kommunikationsstärke. Das erwartet man nicht als Erstes im Finance-Bereich. Aber sie ist mir enorm wichtig, damit der Austausch mit den anderen Mitarbeitenden, aber auch mit den Finance-Kolleg:innen gelingt. Der zweite Punkt ist Vertrauen. Das sind beides Aspekte, die für das Team – aber auch für die Organisation – immens wichtig sind. In Bewerbungsgesprächen schaue ich stets, ob Bewerber:innen neben ihrem Handwerk auch diese Aspekte verkörpern.

Müssen neue Kolleg:innen dafür schon in der Verwaltung gearbeitet haben?

Nein, das habe ich ja auch nicht. Vielmehr hat man hier die Chance, viel über die Arbeit mit und die Abläufe und Prozesse innerhalb der Verwaltung zu lernen.

Wo warst Du denn vorher unterwegs, wenn nicht in der Verwaltung?

Ich bezeichne mich gern als „Kind der Berliner Start-up-Welt”. Ich bin 2011 ganz bewusst nach Berlin gezogen, weil ich unbedingt in einem Start-up arbeiten wollte – und zwar im Bereich Mode. Das hat auch funktioniert; ich war bei einem Unternehmen, das Schals, Tücher und Handtaschen für namhafte Marken produziert hat. Es war ein kleines Unternehmen, ich bin mitgewachsen. Da packt man am Anfang auch noch selbst Pakete und baut dazu die Strukturen rund um Finanzierungsrunden mit auf.

Danach ging es für mich weiter bei einem Start-up im Bereich Handel und E-Commerce.

Und wie bist Du von der Mode zum DigitalService gekommen?

Ich habe International Culture and Business Administration studiert und bin bis heute mit vielen ehemaligen Kommiliton:innen befreundet. Ich habe festgestellt: Ihre Arbeit in Politik, Nachhaltigkeit, Entwicklungszusammenarbeit und Journalismus hat das Ziel, das Leben von Menschen positiv zu verändern. Das wollte ich mit meinem Job auch erreichen. Ich habe mich also umgeschaut und bin auf den DigitalService gestoßen, der zu der Zeit noch unter 20 Mitarbeitende hatte und im Co-Working-Space saß – also super „startuppig“ war! Damit und mit der Mission, digitale Angebote zu schaffen, die die Bürger:innen in den Mittelpunkt stellen, konnte ich mich gut identifizieren.

Seitdem ist der DigitalService stark gewachsen, jetzt sind es über 130 Mitarbeitende. Was hat sich verändert?

Ich würde sagen, wir verstehen als Organisation jetzt viel besser, wie Verwaltung funktioniert. Am Anfang waren wir regelrecht ungestüm und wollten sehr schnell vieles verändern. Jetzt wissen wir: Veränderungsprozesse in der Verwaltung sind eher ein Marathon als ein Sprint. Aber wenn man durchhält, dann verändert man etwas – und zwar nachhaltig. Und das ist eine Sache, die wir als Organisation lernen und die gut ist. Insgesamt sind wir inzwischen viel orientierter und fokussierter in unseren Zielen, diese Entwicklung ist toll zu sehen.

Wenn eine Organisation so schnell wächst, so viele Themen auf dem Tisch liegen: Bekommst Du im Finance denn überhaupt noch mit, was in den Projekten so abgeht? Oder wird Dir nachher einfach nur die Rechnung auf den Tisch gelegt?

Nein, zum Glück nicht! Aber das ist in der Tat eine Herausforderung. Wir haben beim DigitalService Strukturen geschaffen, mit denen wir alle auf dem Laufenden halten. Es gibt wöchentlich ein All-hands-Meeting mit generellen Infos für alle Mitarbeitenden und zusätzlich noch ein wöchentliches Format namens „Show the Thing“, indem die Entwicklungsteams konkret ihre Produkte, neue Features oder Updates dem Unternehmen vorstellen. Wenn man daran regelmäßig teilnimmt, sieht man den Fortschritt in den einzelnen Projekten – und es werden auch Kolleg:innen abgeholt, die nicht technisch versiert sind. Zudem ist meine Erfahrung, dass alle immer gerne Fragen beantworten.

Haltet Ihr von Finance die Kolleg:innen auch auf dem Laufenden?

Ja, auch intern legen wir viel Wert auf Transparenz: Ich stelle einmal pro Quartal der ganzen Company unsere Zahlen vor, gebe ein Update und zeige, wo wir stehen und welche Besonderheiten es gibt. Ich würde daher sogar sagen, dass wir transparenter sind als viele andere Unternehmen. Das ist ja auch die Philosophie des DigitalService. Ein jährlicher Corporate Governance Bericht von uns steht auch öffentlich auf der Website. Das müssen wir machen, weil wir eine Bundes-GmbH sind – begrüßen es aber auch, da es zum Transparenzgedanken passt.

Ist es ein Unterschied, ob man für eine 100-prozentige Tochter des Bundes arbeitet, oder für ein klassisches Start-up?

Ja, absolut! Eine GmbH des Bundes funktioniert in gewissen Punkten gleich wie andere GmbHs auch, in vielen Punkten aber eben auch anders.

Grundlegend sind wir eine GmbH wie jede andere GmbH in Deutschland. Wir sind ans GmbH-Gesetz gebunden und an die relevanten Paragraphen des Handelsgesetzbuchs (HGB). Da gibt es auch keine Sonder-Steuerregeln. Es ist sogar etwas formalisierter und strikter. Zusätzlich unterliegen wir dem Public Corporate Governance Kodex (PCGK), der für alle Bundes-GmbHs gilt. Gemäß dessen gelten wir als große Kapitalgesellschaft und müssen die damit verbundenen Anforderungen erfüllen. Und das, obwohl wir eingangs eigentlich nur eine kleine Kapitalgesellschaft waren und auch erst seit 2022 die Kriterien einer mittelgroßen Kapitalgesellschaft erfüllen. Entsprechend fällt auch die jährliche Wirtschaftsprüfung größer aus. Unsere Reporting-Anforderungen sind sehr weitgehend – auch im Compliance-Bereich oder der Anforderung einer jährlichen Prüfung nach § 53 HGrG (Haushaltsgrundsätzegesetz, Anmerkung der Redaktion), die nur Bundes-GmbHs leisten müssen.

Und für Nicht-Profis?

Wir liefern sehr regelmäßig Daten an unsere Beteiligungsführung in der Bundesverwaltung. Für gewisse Themen müssen wir Rechte und Pflichten von Institutionen der öffentlichen Hand übernehmen, obwohl wir rein rechtlich gesehen eine ganz normale GmbH sind.

Ein Beispiel: Wir befinden uns in einer Mischform. Wir konkurrieren am Markt um Personal mit klassischen Start-ups in Berlin und müssen entsprechend bei Gehältern wettbewerbsfähig sein. Wir müssen aber auch immer schauen: Setzen wir die Steuergelder wirtschaftlich ein, über die wir finanziert werden? Trägt eine neue Position oder eine Initiative zu unseren Zielen bei? Ich mag die besondere Verantwortung, die daraus entsteht.

Und jetzt erkläre Deinen Job nochmal einem fünfjährigen Kind.

Es ist ein bisschen so, als würden mein Team das Taschengeld für die gesamte Organisation verwalten. Wir planen, was die Leute brauchen und halten nach, für was sie es ausgegeben haben. Und wir sagen ihnen, wie viel Geld sie noch zur Verfügung haben. Wir müssen uns bei allen Dingen, die wir kaufen, an besondere Regeln halten und immer schauen, dass wir mit unserem Geld gut hinkommen.

Wie bewältigst Du diese ganzen Anforderungen – wie sieht Dein perfekter Arbeitstag aus?

Wenn ich ins Büro komme, dann gibt es erst mal einen Kaffee! Erst dann geht es in die Termine. Das ist allerdings von Tag zu Tag unterschiedlich, aber ich versuche immer, dass ich mir Zeit blocke, um mich Stillarbeit widmen zu können. Und dazwischen: ein schönes Mittagessen mit netten Leuten um mich herum und guten Gesprächen.

Stillarbeit? Man sieht Dich meistens mit Kopfhörern!

Stillarbeit heißt für mich, dass ich nicht von Meetings unterbrochen werde. Fokussieren kann ich mich am besten, wenn Musik läuft. Einzige Regel: Wenn ich auf Deutsch arbeite, dann ist die Musik Deutsch. Wenn es ein Projekt in englischer Sprache ist, dann englischsprachige Lyrics. Oft habe ich ein Lied pro Projekt, das einfach auf Repeat läuft. Musik ist mir generell sehr wichtig, ich war sogar eine der ersten Spotify-Nutzer:innen in Deutschland am Tag ihres Launches in Deutschland!

Hast Du sonst noch ein verstecktes Talent?

Man sagt mir immer: Ich habe eine super Telefonstimme! Darum wollte ich als Kind auch Sekretärin werden.

Last but not least: Welches Tier ist der DigitalService für Dich?

Ein Chamäleon. Einerseits sind wir sehr dynamisch und wandelbar. Gleichzeitig löst Veränderung bei uns aber auch keine Panik aus. Wir passen uns im Positiven an neue Situationen an, bleiben dabei aber stets uns selbst, unseren Werten und vor allem unserer Mission treu.