Mit einer zentralen Einkom­mens­prüfung Kommunen entlasten

Zentrale Lösungen können Kommunen substanziell entlasten. Bund und Länder sprechen sich deshalb für eine Bündelung von Prozessen aus, festgehalten in der vierten Leitlinie der Förderalen Digitalstrategie. Auch nach der Föderaler Modernisierungsagenda soll dort, wo es sinnvoll ist, IT zentral bereitgestellt und dezentral genutzt werden. Die Einkommensprüfung bietet hier besonderes Potenzial, da sie als Querschnittsaufgabe für verschiedene Leistungen und in verschiedenen Behörden immer wieder durchgeführt werden muss. Ein zentrales Modul könnte damit große Hebelwirkung entfalten.

Einkommen ist oft die Grundlage für Sozialleistungen: Je nach Einkommenshöhe ergibt sich, ob man Anspruch auf Sozialleistungen hat oder nicht. Auch die Höhe der Leistungen ist oft vom Einkommen abhängig. Im deutschen Sozialstaat existieren dabei hunderte Leistungen mit jeweils eigenen Definitionen und Berechnungslogiken für das jeweils relevante Einkommen. Diese Fragmentierung führt zu erheblichen Hürden für Bürger:innen und die Verwaltung: Einkommen muss immer wieder neu berechnet und geprüft werden, um den Anspruch auf eine Leistung bewerten zu können. So müssen Daten, die dem Staat oft bereits an anderer Stelle vorliegen, für jeden Antrag erneut erhoben, eingereicht und händisch validiert werden.

Wie aufwendig die Einkommensprüfung ist, zeigt sich in der täglichen Arbeit von Ver­wal­tungsmitarbeitenden. Eine analoge Bearbeitung liegt nicht selten noch immer an der Tagesordnung: so wird ein Großteil der Entgeltnachweise weiterhin in Papierform ein­ge­reicht. Der Prüfaufwand ist hoch: Plausibilitäten werden einzeln abgeglichen, Unterlagen in manuellen Rücklaufschleifen nachgefordert. Zudem sind Verwaltungs­mitar­beitende von externen Faktoren abhängig: Das Warten auf Daten von Arbeitgeber:innen – etwa via rvBEA (Abkürzung für Rentenversicherung Bescheinigungen elektronisch anfordern) verzögert die Bearbeitung zusätzlich oder liefert nicht ausreichend Informationen.

Die Folge ist eine extrem hohe Last für die Mitarbeitenden in den Behörden. Mitunter sind Abläufe inzwischen so komplex, dass die Einarbeitungszeit für neues Personal weit über ein Jahr in Anspruch nimmt. Um die Verwaltung leistungsfähig zu halten und den Zugang zu Leistungen zu vereinfachen, sind digitale, automatisierte Lösungen und eine Harmonisierung der Datenprozesse unumgänglich.

In verschiedenen Gutachten wurde dieser Reformbedarf unterstrichen. Der Nationale Normenkontrollrat hat in einem Gutachten zur Bündelung im Föderstaat betont, welche Potenziale es mit sich bringen würde, die Einkommensprüfung zu modularisieren. Das Deutsche Institut für Interdisziplinäre Sozialpolitikforschung hat in einer Studie unter­sucht, was es braucht, um die automatisierte Einkommensprüfung zu etablieren.
Die FITKO und der DigitalService haben die konzeptuelle Arbeit zum Anlass genommen, in die technische Umsetzung zu gehen und Hypothesen zu testen. So sollte ein Modul entstehen, das Einkommensdaten empfängt, digitalisiert, validiert und entscheidungsreif an Fachverfahren übergibt. Das Modul wird zentral bereitgestellt und in der föderalen IT-Architektur nachhaltig verankert.

Durch eine automatisierte Einkommensprüfung könnten so Zeit und Geld gespart werden. Man nehme das Fallbeispiel des Elterngeldes: Die Digitalrendite wäre mit 90 Minu­ten Zeitersparnis für Bürger:innen bei Antragstellung, 30 Minuten Zeitersparnis pro Antrag in der Bearbeitung sowie 20 Mio. Euro eingesparte Lohnkosten pro Jahr in der Antrags­prü­fung (Wirtschaftlichkeitsberechnung von ELFEConnect und dem Normenkontroll­rat) beachtlich. Die freien Kapazitäten in der Verwaltung könnten für die Bearbeitung von komplexen Beratungsfällen eingesetzt werden und Familien effektiv entlasten. Welche Vorteile sich aus digitalisierten Prozessen ergeben, wurde in Interviews mit Expert:innen aus den Elterngeldstellen deutlich.

Die FITKO und der DigitalService haben das zum Anlass genommen, um bei einem ge­mein­samen Hackathon konkrete Lösungen zur Umsetzung eines Einkommensprüf­mo­duls am Beispiel der Leistung Elterngeld zu entwickeln. Rund 30 Teilnehmende aus Software-Entwicklung, Produktmanagement und Fachpraxis arbeiteten zwei Tage lang an der Frage, wie sich die Bearbeitungszeit bei der Einkommensprüfung deutlich verkürzen und Teilprozesse automatisieren lassen können. Beteiligt waren neben der FITKO und dem DigitalService Expert:innen von der L-Bank Baden-Württemberg, ELFEConnect, SPRIND sowie dem Start-up forml. Der Zusammenschluss aus föderaler Expertise und operativer Umsetzungsstärke auf Bundesebene war entscheidend für einen konsistenten Lösungsansatz.

Vor Ort wurde am Beispiel des Elterngeldes ein Prototyp zur Einkommensprüfung ent­wickelt und validiert.

Im ersten Schritt werden aus Papierdokumenten maschinenlesbare Daten generiert. Eine Software scannt Nachweise, extrahiert und klassifiziert Daten. Im zweiten Schritt werden diese Daten auf Vollständigkeit und Plausibilität geprüft. Diese Prüfung lässt sich auch auf Daten anwenden, die von einer Schnittstelle geliefert werden. Das Modul kennt die un­ter­schiedlichen Einkommensdefinitionen der Gesetze und kann daher vollständige und korrekte Angaben direkt an das Fachverfahren weiterleiten; bei unvollständigen Eingän­gen wird übersichtlich angezeigt, welche Informationen fehlen. Außerdem konnten wir so auch zeigen, wie Einkommensdaten etwa über rvBEA automatisch verarbeitet und verifiziert werden können. So konnten wir auch Ansätze für eine Weiterentwicklung der rvBEA-Schnittstelle identifzieren.

Auf Basis der Ergebnisse wurde ein Drei-Phasen-Konzept für die schrittweise Entwicklung eines zentralen, leistungsübergreifenden Moduls erarbeitet.

• Phase 1 – Pilotierung des Moduls (MVP): Gemeinsam mit einem Partnerland wird das Einkommensprüfmodul für eine erste Leistung umgesetzt.

• Phase 2 – Iterative Weiterentwicklung und Roll-out des Moduls: Das validierte Modul wird bundesweit bereitgestellt und um eine weitere Leistung erweitert.

• Phase 3 – Langfristige Verankerung im Ökosystem eines zentralen Moduls zur Einkommensprüfung: Als Teil des Deutschland-Stacks wird das Modul nachhaltig in die föderale IT-Infrastruktur integriert. Aufbauend auf NOOTS und FITConnect ermöglicht es Interoperabilität und die Bündelung von fachlichen Querschnittsaufgaben.

Die Ergebnisse des Hackathons haben gezeigt, dass systematische Bündelungen die Verwaltung signifikant entlasten könnten. Vor allem die Einkommensprüfung kann eine starke Hebelkraft entfalten. Der entstandene Prototyp hat entsprechende Lösungswege aufgezeigt. Nun muss es in die Umsetzung gehen. Die Föderale Modernisierungsagenda könnte den Rahmen bilden, um jetzt auch auf Basis unserer Ergebnisse ein zentrales Modul zur Einkommensprüfung schrittweise umzusetzen.