Unsere Methoden im Kontext der Sozialstaatsreform

Eine verlässliche und qualitätsvolle Kinderbetreuung: für berufstätige Eltern ein Muss, für die Entwicklung vieler Kinder ein Plus. Im August 2026 tritt für Kinder im Grundschulalter ein Rechtsanspruch auf Ganztagsbetreuung in Kraft – zunächst für Erstklässler:innen, schrittweise auch für weitere Klassenstufen. Um das entsprechende Betreuungsangebot sicherzustellen, stellt der Bund seit 2021 über das sogenannte Ganztagsfinanzhilfegesetz Fördermittel für die notwendige kommunale Bildungsinfrastruktur zur Verfügung.

Schon im Sommer 2025 hatten wir als DigitalService im Rahmen des Digitalcheck in diesem Kontext die Verwaltungsverflechtungen und Abläufe der Investitionsförderung visualisiert. Anlass war die Ver­längerung der Investitionsförderung. Im Anschluss beauftragte das Bundesministerium für Bildung, Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMBFSFJ) uns damit, eine ganz konkrete Herausforderung in der Umsetzung der Ganztagsbetreuung zu analysieren: Welche Hürden bestehen bei der Inanspruchnahme der Bildungs- und Teilhabeleistung (BuT) des kostenlosen Mittagessens für die berechtigten Familien und wie könnten praxistaugliche Verbesserungsansätze aussehen?

Dafür können wir in diesem Projekt auf ein ähnliches Vorgehensmodell und bewährte Methoden aus unseren anderen Projekten zurückgreifen und sie für ein wichtiges sozial- & bildungspolitisches Thema nutzbar machen: Was muss passieren, damit eine Sozial­leistung wie das kostenlose Mittagessen von mehr, idealerweise von allen be­rech­tig­ten Kindern in Anspruch genommen wird? Welche Zugangshürden gibt es? Und wie können wir gleichzeitig für Entlastungen bei der Umsetzung sorgen?

Damit befassen wir uns seit September 2025 und noch bis März dieses Jahres gemeinsam mit unseren Projektpartner:innen. Nachdem soeben die Kommission zur Sozialstaatsreform (KSR) ihren Abschlussbericht vorgelegt hat, stellen wir in diesem Beitrag unser Vorgehen dar. Es kann als Blaupause für weitere Problemstellungen der Sozialpolitik dienen.

Ein kostenfreies Mittagessen steht Kindern zu, die zum Beispiel aufgrund eines geringen Familieneinkommens Bildungs- und Teilhabeleistungen beziehen. Tatsächlich nehmen aber deutlich weniger Kinder das kostenlose Mittagessen in Anspruch, als eigentlich dazu berechtigt wären. Die Mittagsverpflegung ist ein zentraler Teil der Ganztagsbetreuung und wenn Kinder aufgrund der Kosten für das Essen nicht am Ganztag teilnehmen, geht damit auch ihre Chance auf vielfältige und individuellere Bildung verloren. Daher hat sich die Bundesregierung im Koalitionsvertrag vorgenommen, „dass alle Kinder mit Anspruch auf das Bildungs- und Teilhabepaket das kostenlose Mittagessen in Kita und Schule auch erhalten“(Z3153ff).

Aber woher rührt diese Kluft, und wie lässt sie sich schließen? Mehrere Hypothesen liegen auf der Hand: Sind Kostenfaktoren oder diskriminierende Verfahren zur Kosten­befreiung entscheidende Hindernisse? Welche Rolle spielen eine zu komplizierte Umsetzung, unverständliche Verfahren oder mangelnde Digitalisierung?

Denn die Organisation und Verfahren zur Abwicklung der BuT-Leistungen sind aus Nutz­en­den­perspektive meist äußerst komplex und nicht einfach zu verstehen. Doch auch die kommunalen Leistungsträger stellen die Umsetzung vor Herausforderungen: Anträge müssen bereitgestellt und geprüft, Informationen zwischen verschiedenen Behörden ausgetauscht und Rechnungen mit Leistungsanbietern wie Caterern bearbeitet werden. Dies hängt mit der Komplexität des BuT-Systems zusammen: Es hängt von verschiedenen Hauptleistungen wie Bürgergeld, Kinderzuschlag oder Wohngeld ab und umfasst weitere Leistungsarten wie Mittagessen, Schulmaterialien, Ausflüge oder Vereinsmitgliedschaften.

Um die Hürden für die Nutzung des kostenfreien Mittagessens zu identifizieren, haben wir das Leistungssystem und die Rahmenbedingungen in den Blick genommen. Dabei ist das methodische Vorgehen auch beispielhaft, um Praxistauglichkeit herzustellen und die Bedürfnisse der Betroffenen ins Zentrum zu stellen.

Das Vorgehen orientiert sich dabei an dem Double-Diamond-Gestaltungsprozess, in dem zwischen Problem- und Lösungsraum unterschieden wird. Im ersten Schritt ging es uns daher darum, ergebnisoffen den Status Quo und die Herausforderungen aus un­ter­schied­lich­en Blickwinkeln zu verstehen. Diese Erkenntnisse erlauben ein tiefes Pro­blem­ver­ständ­nis und machen die Lücke zur Zielvorstellung deutlich. Im zweiten Schritt werden auf der Grundlage der Erkenntnisse und Daten eine Vielzahl an Lösungen erarbeitet, getestet und kontinuierlich priorisiert.

Konkret haben wir in der ersten Projektphase die Herausforderungen im Kontext der BuT-Leistung eines kostenlosen Mittagessens aus folgenden Perspektiven erfasst und analysiert:

• Aus Sicht der Zielgruppe der Leistung: Familien, Eltern und Kinder
• Aus der Perspektive der Verwaltung und der Umsetzung der Leistung
• Rechtliche Rahmenbedingungen
• Herausforderungen und Chancen für eine bessere Digitalisierung

Dabei haben wir auf bewährte Methoden zurückgegriffen:

• Interviews mit 10 Eltern/Familien mit KiZ-Berechtigung und
• Interviews mit Akteuren aus der Praxis (über 20 Interviews mit Beteiligten in Kommunalverwaltungen, Jobcentern, Familienkassen, Vernetzungsstellen, Schulträgern, Ministerien, Wissenschaft)
• Desk Research der zahlreichen Studien und Berichte zum Thema
• Visualisierungen, beispielsweise der Finanzierungswege, der rechtlichen Zusammenhänge (Rulemap) oder der User-Journey von Antrag bis Abrechnung

Mit den drei beteiligten Fachreferaten im BMBFSFJ, dem Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) und dem Bundesministerium für Landwirtschaft, Ernährung und Heimat (BMLEH) sind wir dazu in regelmäßigen ressortübergreifenden Workshops zusammengekommen.

Die zusammengetragenen Daten und Erkenntnisse haben wir kontinuierlich ausgewertet und in vier übergreifenden Kategorien zusammengefasst. Was sind also die Her­aus­for­de­rungen bei der Inanspruchnahme des kostenlosen Mittagessens im Rahmen des Bildungs- und Teilhabepakets?

• Bundespolitische Rahmenbedingungen: Die Fragmentierung von Finanzierung und Umsetzung der BuT-Leistungen auf unterschiedlichen Verwaltungsebenen erschwert die Steuerung – nicht zuletzt, weil es kaum oder wenig aussagekräftige Daten gibt, um evidenzbasiert vorzugehen.

• Verwaltungsprozesse: Die Prozesse sind für Bürger:innen wie Verwaltung kompliziert und kaum digitalisiert. Es sind viele Stakeholder an der Umsetzung beteiligt – von Behörden über Lehrkräfte und Mitarbeitenden in Schulen zu Cateringanbietern – und es gibt große Unterschiede, wie die Prozesse und Organisation konkret ausgestaltet sind. Dies führt zu hohen Aufwänden und Kosten für die Umsetzung.

• Haushalt/Individuum: Hier spielen viele individuelle Faktoren eine Rolle: familiäre Präferenzen ebenso wie Essensqualität und -menge oder die organisatorische Integration des Mittagessens in den Ganztagsschulalltag. Zudem ist der gesamte BuT-Prozess sehr kompliziert und beratungsintensiv. Nicht immer sind die relevanten Informationen leicht auffindbar oder verständlich. Viele Familien haben zusätzlich bereits schlechte Erfahrungen mit Behörden und Schulen gemacht und daher Berührungsängste. So spielt insgesamt eine umfassende individuelle Bewertung des Preis-Leistungs-Verhältnisses des Mittagessens für Eltern und Kinder eine wichtige Rolle.

• Gesellschaft: Sozialleistungen haben oft ein Stigma, das sich teilweise auf die Behandlung der Kinder in Kita und Schule auswirkt und zu Benachteiligungen führt. Auch dies ist ein Grund, weshalb berechtigte Familien das ihren Kindern eigentlich zustehende kostenlose Mittagessen nicht in Anspruch nehmen.

Aufbauend auf diesen Erkenntnissen haben wir nun zu Beginn der zweiten Projektphase unterschiedliche Lösungsansätze erarbeitet:

• Strukturelle Veränderungen, zum Beispiel die Förderung von Kita- und Schulmittagessen außerhalb des Sozialleistungssystems
• Prozessoptimierung und verbesserte, nutzerfreundliche Digitalisierung, zum Beispiel durch optimierten Datenaustausch zwischen beteiligten Behörden und Akteuren
• Verbesserung der Datenerhebung und -steuerung durch effektive Datenstandards
• Vereinfachung der rechtlichen Rahmenbedingungen in einzelnen Rechtskreisen, beispielsweise Bürgergeld (SGB II), Kinderzuschlag (BKGG) oder Wohngeld (WoGG)

Diese Lösungsansätze haben wir mit dem Ressortkreis priorisiert, um in einzelne Bereiche tiefer einzutauchen. Aktuell konzentrieren wir uns dabei auf den Rechtskreis Kin­der­zuschlag und entwickeln konkrete Lösungsansätze und erste Prototypen. Unser Ziel: Sowohl Bürger:innen als auch die Verwaltung entlasten. Momentan vertesten wir unsere Ansätze mit Personen aus beiden Gruppen.

Zu Projektende im März 2026 sollen konkrete Ideen und Vorschläge stehen, die die Inanspruchnahme der BuT-Leistung des kostenlosen Mittag­essens für die Nutzenden ebenso wie für die Verwaltungsmitarbeitenden verbessern. Lösungen können schnell umsetzbare pragmatische Anpassungen ebenso sein wie grundlegende strukturelle oder rechtliche Änderungsideen oder Digitalisierungsmaßnahmen. Sie können dazu beitragen, dass möglichst alle dazu berechtigten Kinder im Grundschulalter das kostenlose Mittagessen in Anspruch nehmen – entsprechend der im Koalitionsvertrag formulierten Vorgabe und der Zielsetzung der Kommission zur Sozialstaatsreform ab und gleichzeitig der Verwaltungsaufwand sinkt.

In den kommenden Wochen werden wir unsere Vorschläge in einem weiteren Blogbeitrag vorstellen. Wir sind überzeugt: Vorgehensmodell und Methodik bieten ein wertvolles Instrument für die Reform des Sozialstaats und können bei der Umsetzung der Em­pfeh­lung­en der KSR gewinnbringend eingesetzt werden.

Sie haben Feedback oder Interesse an einem Austausch zum Thema? Wir freuen uns auf Ihre Nachricht: ganztag@digitalservice.bund.de