Verstetigung: besser schon zu Beginn mitdenken

Digitalprojekte sind oft darauf ausgelegt, schnell Ergebnisse zu liefern, um politischen und/oder öffentlichen Anforderungen gerecht zu werden. Dabei wird häufig nicht ausreichend berücksichtigt, ob das Ergebnis auch dauerhaft erhalten bleiben sollte. Dies kann dazu führen, dass eine langfristige Implementierung erheblich erschwert wird. Unsere Empfehlung: Verstetigung, wo relevant, von Anfang an einplanen. Wie das konkret gelingen kann und welche Schritte dabei wann bedacht werden sollten, haben wir in diesem Blogbeitrag zusammengefasst.

Anhand eines Beispiels lässt sich das Problem rund um Verstetigung besser verdeutlichen: Angenommen, eine Bundesbehörde entwickelt eine App, über die Personen bestimmte Dienstleistungen, wie die Beantragung von Ausweisdokumenten, online abwickeln können. Die App wird mit viel Aufwand entwickelt, finanziert und veröffentlicht. Oft endet der Fokus hier – nach der Entwicklungsphase.

Was meist vergessen wird: Die App muss auch nach der Veröffentlichung dauerhaft betrieben werden. Es muss geklärt werden, wer für den laufenden Betrieb zuständig ist. Außerdem muss die App regelmäßig aktualisiert werden, um Fehler zu beheben und neue Funktionen hinzuzufügen – wer kümmert sich darum? Schließlich sollte auch gemessen werden, ob die App überhaupt den gewünschten Nutzen bringt, z. B. durch Feedback der Nutzenden oder durch die Anzahl der tatsächlich genutzten Services.

Diese Fragen sollten nicht erst nach der Veröffentlichung gestellt werden, sondern schon früh in der Planung. Ansonsten besteht das Risiko, dass die App zwar gut startet, aber langfristig an Qualität verliert oder sogar eingestellt wird, weil die Strukturen für den dauerhaften Betrieb fehlen.

Vergleichbare Erkenntnisse haben wir aus Gesprächen mit verschiedenen Projektteams gewonnen, die wir im Rahmen des Arbeitsprogramms 2024 mit dem Beirat der Digitalstrategie und dem Bundesministerium für Digitales und Verkehr (BMDV) begleiten. Wie wir dabei methodisch vorgehen, beleuchten wir in unserem Beitrag „Wie wir Leuchtturmprojekte der Digitalstrategie durch Vernetzung stärken“.

Unter dem thematischen Schwerpunkt „Umsetzungsformen und Verstetigung von zeitlich befristeten Projekten“ formulierten die Projektteams folgende grundlegenden Fragen:

• „Wie kommen wir zu einer konkreten Zielvorstellung in einem agilen Projekt?“
• „Wie können wir eine Finanzierung für einen Weiterbetrieb sicherstellen?“
• „Wie können wir das [Produkt] dauerhaft bereitstellen?“
• „Welche Umsetzungsformen sind grundsätzlich für unser Vorhaben denkbar bzw. möglich?“
• „Welche Umsetzungsform eignet sich für unser Vorhaben und wie mobilisieren wir die notwendigen Fürsprecher:innen?“

Nach den Gesprächen haben wir erkannt, dass die Komplexität bei der Entwicklung eines geeigneten Verstetigungsansatzes reduziert werden kann, wenn wesentliche Fragen und Entscheidungen frühzeitig identifiziert und geklärt werden.

Je nach Methode und Ansatz können die Phasen eines Projektes zwar variieren, es lassen sich jedoch vier typische Phasen identifizieren, die in vielen Projekttypen anwendbar sind: Projektinitiierung, Projektplanung, Projektdurchführung und Projektabschluss. Die Verstetigung sollte idealerweise bereits in der Initiierungsphase bedacht werden, weil in dieser frühen Phase die grundlegenden Ziele und Rahmenbedingungen des Projektes festgelegt werden. Bereits zu diesem Zeitpunkt sollte entschieden werden, ob das Projektergebnis nach Projektabschluss in einen Regelbetrieb überführt werden soll. Die Planung dieser Aspekte kann dann in der Planungsphase ausgearbeitet werden.

Das heißt, die Verstetigung wird in der Initiierungsphase grundsätzlich angedacht und in der Planungsphase konkretisiert.

Wird dieses Thema hingegen erst in der Durchführungsphase eines Projektes behandelt, fehlen oft die notwendigen Ressourcen, um es effektiv voranzutreiben. Zudem müssen relevante Stakeholder dann erst im Nachgang für das langfristige Vorhaben gewonnen werden, um es erfolgreich mitzutragen.

Wir sind überzeugt, dass viele der auftretenden Hürden und Fragen frühzeitig gelöst werden können, wenn das Thema „Verstetigung“ bereits in der Initiierungsphase adressiert und erkenntnisbasiert entwickelt wird. Um diese Herausforderungen frühzeitig anzugehen, schlagen wir einen vierstufigen Ansatz vor. Die jeweiligen Schritte erläutern wir danach ausführlich.

1. Erkunden: Welches Problem soll das Produkt lösen? Die Vision prägt das Betriebsmodell, das dauerhaft implementiert werden soll.
2. Definieren: Welche Anforderungen an das Produkt wurden identifiziert und priorisiert? Diese bestimmen die Auswahl der möglichen Umsetzungs- bzw. Rechtsformen.
3. Evaluieren: Welche Rechtsformen sind geeignet? Es gilt, die Vor- und Nachteile der verschiedenen Varianten entlang der priorisierten Anforderungen abzuwägen.
4. Entscheiden: Welche Rechtsform passt am besten? Alle relevanten Stakeholder sollten eingebunden werden, um eine fundierte Entscheidung zu treffen.

Frage: „Wie entwickeln wir in einem agilen Projekt eine Vision, die das zukünftige Produkt beschreibt und damit die Richtung zu einem passenden Betriebsmodell vorgibt?“

Eine Vision und ein konkretes Zielbild sind essenziell für den Erfolg eines Projektes, da sie dem Vorhaben eine Richtung und einen Fokus geben. Sie erleichtern die Koordination, Kommunikation und Erfolgskontrolle, indem sie messbare Ziele und Erfolgskriterien definieren, die den Fortschritt und die Leistung bewerten lassen.

Soll das Projektergebnis dauerhaft bereitgestellt werden, prägt die Vision das Betriebsmodell maßgeblich, indem sie die Richtung und Prioritäten vorgibt, Ziele und Strategien formt, die Organisationskultur beeinflusst und die Basis für Innovation und Anpassungsfähigkeit schafft. Die Vision sollte daher schon in der Initiierungsphase definiert werden.

Lösungsansatz: Um sich dem Thema eines dauerhaften Betriebsmodells anzunähern, ist es entscheidend, bereits in der Initiierungsphase des Projektes eine klare Vision zu formulieren. Diese dient als Leitbild, das den langfristigen Zweck und die übergeordneten Ziele des Projektes definiert. Besonders für die Verstetigung ist die sogenannte North-Star-Vision ideal, da sie einen klaren, langfristigen Orientierungspunkt bietet. So wird sichergestellt, dass das Projekt nicht nur erfolgreich umgesetzt, sondern auch nachhaltig in den Betrieb überführt wird, indem die Verstetigung von Anfang an in die Strategie integriert wird.

Um eine North-Star-Vision zu entwickeln, gibt es verschiedene Methoden, die Teams und Organisationen helfen können, eine klare und inspirierende Leitlinie für ihre langfristigen Ziele zu schaffen. Dabei ist es besonders wichtig, zunächst die relevanten Stakeholder zu identifizieren und dann aktiv in diesen Prozess einzubeziehen. Hier sind einige gängige Ansätze:

• Stakeholder-Mapping: Erfasse und kategorisiere alle relevanten Stakeholder. Das Team des Beratungszentrums des Bundes bietet hierfür beispielsweise das Werkzeug „Stakeholderanalyse+“ an und stellt mit diesem eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Verfügung, mit der sich Stakeholder strukturiert erfassen lassen.
• Stakeholder-Interviews: Führe Interviews mit Schlüsselakteur:innen, wie Nutzenden, der eigenen Hausleitung und zivilgesellschaftlichen Akteur:innen, um deren Bedürfnisse, Erwartungen und Bedenken zu verstehen. Auch in diesem Zusammenhang bieten unsere Kolleg:innen des Beratungszentrums des Bundes mit ihrem modularen Baustein „Nutzerbedürfnisse“ verschiedene Werkzeuge an, um Interviews vorzubereiten, durchzuführen und auszuwerten. Ein Beispiel für den Erkenntnisgewinn durch Nutzendenforschung beim DigitalService findet sich in diesem Blogbeitrag: „Was wir durch Nutzenden­for­schung über Beratungshilfe gelernt haben“.
• Personas und User-Stories: Erstelle, basierend auf den geführten Interviews, Personas, die typische Nutzendengruppen des späteren Produkts oder Service repräsentieren. Mithilfe der Personas kannst du User-Stories entwickeln, die spezifische Anforderungen und Erwartungen dieser Nutzendengruppen aufzeigen.
• Vision-Backcasting: Beginne mit der Vorstellung des gewünschten Endzustands (deiner North-Star-Vision) und arbeite rückwärts, um die Schritte zu identifizieren, die notwendig sind, um dorthin zu gelangen.
• OKR („Objectives and Key Results“): Setze klare Ziele („Objectives“) und messbare Schlüsselergebnisse („Key Results“), die dich auf dem Weg zu deiner North Star Vision unterstützen.
• Vision-Workshop: Führe einen Workshop mit allen relevanten Stakeholdern durch, um gemeinsam ein langfristiges Leitbild zu formulieren. Dieser Workshop ermöglicht es, verschiedene Perspektiven einzubringen und eine gemeinsame Basis für die Vision zu schaffen. Stelle dabei Fragen wie: Was ist unser langfristiges Ziel? Was möchten wir in der Zukunft erreichen? Je nach Bedarf können auch mehrere Sessions stattfinden, um die Vision weiter zu verfeinern oder verschiedene Aspekte zu erarbeiten. Inhalte eines solchen Workshops können sein: Vorstellung der Ausgangssituation, Best Practices aus der Branche oder verwandten Bereichen, offene Diskussion und Sammlung von Ideen im Plenum, Konkretisierung in Gruppenarbeit, Zusammenführung der Ergebnisse und Feedback.
• SWOT-Analyse („Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats“): Analysiere die Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken deines Projektes.
• Prototyping und Feedback-Schleifen: Erstelle Prototypen und hole Feedback ein, um die Vision zu testen und zu verfeinern. Dies hilft, Annahmen zu validieren und sicherzustellen, dass die Vision realistisch und umsetzbar ist. Nutze Feedback-Schleifen, um kontinuierlich Verbesserungen vorzunehmen.

Durch die Anwendung verschiedener Methoden kann schrittweise eine gemeinsame North-Star-Vision entwickelt werden. Sie dient als klarer, erreichbarer, langfristiger Orientierungspunkt, der übergeordnete Zwecke und zentrale Ziele des Projektes definiert und als Leitbild für alle strategischen Entscheidungen fungiert. Dabei sollten während des gesamten Prozesses alle gewonnenen Erkenntnisse systematisch erfasst und sichtbar gemacht werden, um Transparenz und Nachvollziehbarkeit für alle Beteiligten zu gewährleisten.

Fragen: „Wie können wir eine Finanzierung für einen Weiterbetrieb sicherstellen? Wie können wir das [Produkt] dauerhaft bereitstellen?“

Lösungsansatz: Die spezifischen Anforderungen an ein dauerhaftes Betriebsmodell sollten frühestmöglich thematisiert und dokumentiert werden. Zu Projektbeginn liegen möglicherweise noch nicht alle Informationen vor, um diese Anforderungen formulieren zu können. Daher empfiehlt es sich, sich schrittweise anzunähern. Zunächst sollten die Anforderungen gesammelt und später priorisiert werden.

• Technologische Anforderungen: Welche Technologien und Systeme müssen unterstützt werden? Sind die gewählten Technologien zukunftssicher und skalierbar?
• Organisatorische Anforderungen: Welche Strukturen und Prozesse sind notwendig, um einen bestmöglichen Betrieb sicherzustellen? Wie sollen die Kommunikations- und Entscheidungswege aussehen?
• Finanzierungsmodell: Welche finanziellen Ressourcen werden benötigt? Gibt es einen Plan für die langfristige Finanzierung? Welches Finanzierungsmodell ist am besten geeignet? Gibt es alternative Finanzierungsmöglichkeiten?
• Rechtliche und regulatorische Anforderungen: Welche gesetzlichen Vorgaben müssen berücksichtigt werden? Gibt es spezielle Compliance-Anforderungen?
• Grad der Steuerungsmöglichkeiten: Welche Steuerungs- und Kontrollmechanismen sind notwendig?
• Personalgewinnung: Welche Fachkräfte werden benötigt, und wie können sie gewonnen werden? Gibt es Pläne für die Fortbildung und Entwicklung des Personals?
• Grad der Gründungsgeschwindigkeit bzw. des Einrichtungsaufwandes: Welcher Aufwand ist für die Einrichtung und den Start des Betriebsmodells nötig? Wie schnell kann das Betriebsmodell implementiert werden? Faktoren, die die Geschwindigkeit der Implementierung beeinflussen können: Ressourcenverfügbarkeit, regulatorische Vorgaben, Komplexität des Betriebsmodells, technische Anforderungen, externe Abhängigkeiten, Managementunterstützung.
• Grad der Agilität: Wie flexibel ist das Betriebsmodell gegenüber Änderungen und neuen Anforderungen? Welche Methoden und Prozesse unterstützen die Agilität?
• Skalierbarkeit: Wie skalierbar ist das Betriebsmodell? Welche Maßnahmen sind nötig, um das Modell bei Bedarf zu erweitern?

Durch die frühzeitige Thematisierung dieser spezifischen Fragen und Anforderungen kann das Projektteam eine solide Basis für die spätere Verstetigung schaffen. Das schrittweise Vorgehen ermöglicht es, zunächst eine breite Übersicht zu gewinnen und diese dann nach und nach zu detaillieren. Dies minimiert das Risiko, wesentliche Aspekte zu übersehen, und stellt sicher, dass alle relevanten Anforderungen berücksichtigt werden.

Frage: „Welche Umsetzungsformen sind grundsätzlich für unser Vorhaben denkbar bzw. möglich?“

Lösungsansatz: Grundsätzlich können folgende Formen für ein dauerhaftes Betriebsmodell in Betracht kommen:

Durch das frühzeitige Identifizieren und Priorisieren der Anforderungen an ein dauerhaftes Betriebsmodell wird der Grundstein für die Auswahl der passenden Rechts- bzw. Umsetzungsform gelegt. Denn entlang dieser kann jetzt ein Optionenraum, also eine Auswahl der infrage kommenden Rechts- bzw. Umsetzungsformen, definiert werden. Im zweiten Schritt können die Optionen entlang verschiedener Strukturmerkmale beleuchtet werden:

• Gründungsakt: rechtliche Grundlage und Voraussetzungen der Gründung
• Governance: Aufsichts- und Kontrollorgane, wesentliche Steuerungsinstrumente
• Finanzierung: Finanzierungsquellen und Geschäftslogik
• Personal: Gewinnung, Beschäftigungsverhältnisse und Vergütungsstrukturen
• Haftung: Umfang der Haftung des Bundes bei geschäftlichen Risiken

Frage: „Welche Umsetzungsform eignet sich für unser Vorhaben und wie mobilisieren wir die notwendigen Fürsprecher:innen?“

Lösungsansatz: Während des gesamten Prozesses sollten alle relevanten Stakeholder kontinuierlich eingebunden werden, um die Unterstützung für die Verstetigung sicherzustellen. Im letzten Schritt sollten die möglichen Rechts- und Umsetzungsformen in einer vergleichenden Analyse gegenübergestellt werden, um die Vor- und Nachteile jeder Option aufzuzeigen.

Die Gegenüberstellung sollte auf den eigenen Anforderungen und den spezifischen Strukturmerkmalen der identifizierten Optionen basieren. Um dann eine fundierte Entscheidung treffen zu können, empfiehlt es sich, die gesammelten Informationen in einer Entscheidungsvorlage für die Hausleitung zusammenzufassen.

Der hier beschriebene Lösungsansatz gibt nur einen kurzen Einblick in den derzeitigen Kenntnisstand aus dem gemeinsamen Arbeitsprogramm 2024 des Beirats der Digitalstrategie, dem Bundesministerium für Digitales und Verkehr (BMDV) und des DigtialService. Zum Jahresende werden die Erkenntnisse aus den fünf Themenschwerpunkten des Arbeitsprogramms (Nutzerzentrierung, Verstetigung, Zusammenarbeit, Wirkungsorientierung und Datenfokus) ausgewertet und in einem umfassenden Lessons-Learned-Bericht veröffentlicht. Bis dahin freuen wir uns, wenn andere dieses Modell in ihre Projektarbeit einbinden. Wir sind jederzeit offen für Feedback: hallo@digitalservice.bund.de.