Petya erklärt im Interview, wie in kritischen Projektphasen Wertschöpfungspotenziale in Teams aufgedeckt werden und wie damit die Projektarbeit effizienter und entspannter gestaltet wird.

Du warst die erste Agile Coach im DigitalService – was coachst Du denn eigentlich?

Ich habe mich bei den Kolleg:innen so vorgestellt: Ich bin Eure Agile Coach. Aber agil wird so oft missverstanden und Coach im Alltagsgebrauch genau so, wenn man an Life-Coaches oder Ähnliches denkt. Trotzdem passt das all­ge­mei­ne Verständnis von Agile Coaching zu dem, was ich und meine Kolleg:innen machen: Wir befähigen Teams dazu, sich selbst zu helfen. Wir bauen „problem solving capacity skills“ bei den Kolleg:innen auf, durch die sie ihre Arbeit ef­fi­zien­ter und entspannter erledigen können.

Wie läuft so ein Coaching ab?

Meine zwei Kolleginnen und ich gehen für einen gewissen Zeitraum in unsere Pro­jekt­teams rein. Meistens, wenn sie in einer kritischen Phase sind, also beispielsweise, wenn sich das Team vergrößert und neue Kolleg:innen integriert werden, wenn ein Mei­len­stein bevorsteht, oder wenn es eben gerade irgendwo hakt. Wichtig ist: Wir sind nicht Teil des Teams, sondern bringen den Blick von außen mit. Wir schauen dann gemeinsam mit den Teams, an welchen Stellen sie ineffektiv oder ineffizient arbeiten. Dafür beobachten wir sie etwa in Meetings. Wir finden sogenannte Wert­schöpf­ungs­po­ten­ziale: Das kann in der Zusammenarbeit untereinander sein, beim Ablauf von Frei­ga­be­pro­zessen, aber auch in der Kommunikation mit den Stakeholdern. Wir Agile Coaches geben dann verschiedene Stra­te­gien und Formate vor, wie die Prozesse verbessert werden können.

Und dann zieht Ihr Euch wieder zurück?

Genau. Wir sind nie dauerhaft da. Und wir befehlen auch nichts oder ordnen etwas an: Wir geben Impulse, stellen Methoden vor und machen Vorschläge. Die Teams können die auf­neh­men, für sich adaptieren und umsetzen. Wir sind quasi „Prozessanschieber:innen“ und unterstützen – ganz salopp gesagt – bis es läuft.

Das bedeutet, dass Ihr intern arbeitet?

Großteils ja. Wir schließen die Lücke zu unseren Transformations-Manager:innen, die feste Bestandteile der Pro­jekt­teams sind und sich verstärkt um die Zusammenarbeit mit den Projektpartner:innen kümmern. Wir arbeiten dafür eng mit der Or­ga­ni­sa­tions­ent­wick­lung zusammen: Denn nicht immer liegt die Herausforderung innerhalb der Teams. Manch­mal stellen wir auch fest, dass die Organisation etwas verändern sollte, damit die Teams besser arbeiten können. Insgesamt arbeiten wir nicht nur in unseren Projekten iterativ und nutzerzentriert, sondern wollen das auch als Organisation intern selbst vorleben. Das heißt, dass wir uns manchmal auch an die eigene Nase fassen müssen.

Spannend! Wie wird man Agile Coach? Was hast Du vorher gemacht?

Ich habe einen Hintergrund in Medienwirtschaft und Informationswirtschaft. Ich war Pro­jekt­lei­te­rin und habe in meinen Teams von Beginn an viel Wert auf Kollaborations- und Prozessgestaltung gelegt. Schnell habe ich auch im Verwaltungsumfeld gearbeitet. Insgesamt hat sich die Branche immer mehr in Richtung agiler und it­er­ativer Ar­beits­weisen entwickelt. Damit bin ich endgültig in die Coaching-Position gewechselt. Der DigitalService hat mich bei LinkedIn gefunden und mir diese konkrete Position angeboten – die wollte ich unbedingt ausprobieren.

Verwaltung und agil? Im ersten Impuls würde ich sagen, dass sich das widerspricht.

Vor ein paar Jahren war das auch noch undenkbar. Aber es tut sich richtig viel: Es gibt sehr viele Personen in der Ver­walt­ung, die neue Arbeitsmethoden annehmen, adaptieren und auch schon nutzen. Das Interesse dafür ist stark ge­wach­sen, wie man beispielsweise an der Community der agilen Vorantreiber:innen des NExT-Netzwerks sieht. Die Mit­ar­bei­ten­den der Ver­wal­tung sind nur in einem historisch gewachsenen, hierarchischen System unterwegs, das es jetzt nach und nach aufzulockern gilt. Das ist unter anderem Aufgabe des DigitalService, dafür sind wir mit unseren Transformations-Manager:innen am Start. Auch das Fellowship Work4Germany erzielt Erfolge, das ist schön zu sehen.

Wie kann der DigitalService da noch weiter positiv wirken?

Indem wir auch mit etwas Demut an die Sache herangehen: Ich glaube nämlich nicht, dass wir schon alle Antworten auf bestehende Probleme kennen. Wir sind gut aufgestellt für moderne nutzendenzentrierte Produktentwicklung und haben auch die „Mental Models“, die es für agiles Arbeiten braucht. Aber wir müssen auch die Realität unserer Projektpartner:innen verstehen, uns darauf einlassen, uns auch selbst etwas verändern. Das fällt uns teilweise schwer. Aber „meet them where they are“ ist für mich ganz wichtig. Wir können niemanden irgendwo mit hinnehmen, wenn wir nicht wissen, wo er steht. Das gilt auch für neue Arbeitsstrukturen.

Wer sollte sich darauf aufbauend beim DigitalService bewerben?

Leute, die sich gut Herausforderungen annehmen können. Wir brauchen Generalisten, Menschen, die mit Challenges experimentieren wollen, die etwas lösen und Neues lernen wollen. Und sie sollten Spaß bei der Arbeit haben wollen, denn das haben wir hier sehr viel.

Erkläre Deinen Job bitte einem fünf Jahre alten Kind.

Das habe ich schon ganz oft probiert. Der beste Versuch bisher war: Ich helfe Organisationen, sich in einer schnell bewegenden, komplexen Welt besser zu­recht­zu­finden und den Teams, wirksamer zu werden.

Was machst Du als Ausgleich?

Ich habe Allerweltshobbys: Fahrradtouren, Spazieren, Sport, Zeit mit Freund:innen und Familie verbringen. Aber ein­mal im Jahr springe ich mit dem Fallschirm aus 4.000 Metern Höhe. Das klingt seltsam, aber „it grounds me“ – das erdet mich. Aktuell passiert das noch als Tandemsprung. Ich möchte mich aber trauen, selbst die Ausbildung zur Fall­schirm­spring­erin zu machen.

Das klingt nach Adrenalin! Für alle, die lieber beim Spazieren und Radfahren bleiben: Wo kann man das in Berlin besonders gut?

Ich mag den Tierpark sehr gerne. Oder überall da, wo Wasser ist.

Zu guter Letzt: Welches Tier ist der DigitalService für Dich?

Ich wusste, dass das kommt und habe mir Hilfe bei der Vorbereitung gesucht, und zwar bei einem Chatbot. Der hat mir direkt einen Bienenstock ausgespuckt, weil wir „praktisch, nützlich und effizient arbeiten“ – und daran habe ich im ersten Impuls auch gedacht. Der Zusatz „Arbeit im strukturierten Chaos auf ein gemeinsames Ziel hin“ hat mir auß­er­dem gut gefallen, weil der Agile-Coaching-Gedanke sehr schön vertreten ist. Aber mir reicht das noch nicht. Mit wei­ter­em KI-Brainstorming bin ich auf ein Eichhörnchen gekommen, das schnell und wendig ist und sich gut anpassen kann. Außerdem arbeitet es vor­aus­schau­end an Lösungen. Beide Vorschläge finde ich gut.