Fliegen lernen mit Work4Germany: Ein Blick auf das Fellowship 2024

Veränderung benötigt Menschen, die den Status quo hinterfragen und mit (konstruktiver) Irritation neue Impulse ins System bringen. Unser Work4Germany Fellowship stand im vergangenen Jahr deshalb unter dem Motto „Stören, um zu bleiben“. Was hat die Kohorte von 2024 erreicht? Wie viel wurde gestört und wie viel ist geblieben? Das haben wir je drei Projekt­part­ner:innen und Fellows direkt gefragt. In den Kurzinterviews, die unsere Kollegin Anne-Marie geführt hat, zeichnet sich eine große Spanne an Erfolgen ab: von Vertrauensgewinn über Methodenkompetenz bis hin zum Bewusstsein für festgefahrene Strukturen. Welche Blocker im Verlauf des sechsmonatigen Fellowships auftraten und welchen Einfluss Work4Germany auch über diese Zeit hinaus hat, berichten die Interviewten ebenfalls im Blogbeitrag.

Zu den Interviewpartner:innen gehören …

• … Projektpartner Hendrik und Fellow Lisa aus dem Bundesministerium des Innern und für Heimat (BMI). Gemeinsam haben sie an der Dienstleistersteuerung für die Weiterentwicklung des Bundesportals gearbeitet. Das Team hat dabei schnell fest­ge­stellt, dass für eine effektivere Dienstleistersteuerung zunächst eigene Ziele und Struk­tu­ren besser definiert werden müssen. Zum Interview mit Hendrik und Lisa
• … Projektpartnerin Sabine und Fellow Anne aus dem Bundesministerium für Wirt­schaft und Klimaschutz (BMWK). Sie und ihr Team haben daran gearbeitet, die Zusammenarbeit im Projekt agiler zu gestalten, um gemeinsam bessere Angebote für Innovationsförderungen des deutschen Mittelstands erarbeiten zu können. Dafür war es besonders wichtig, sich besser kennenzulernen, um Kompetenzen bestmöglich zum Einsatz zu bringen. Zum Interview mit Sabine und Anne
• … Projektpartner Sascha und Fellow Ivo aus dem Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS). Gemeinsam haben sie im Referat für bessere Rechtssetzung Formate und Werkzeuge entwickelt, um die Legist:innen im Haus für die Relevanz digitaltauglicher Gesetzgebung zu sensibilisieren und sie bei der Umsetzung zu unterstützen. Zum Interview mit Sascha und Ivo

Lisa (Fellow): Work4Germany hat bei mir die Begeisterung für das Thema Ver­wal­tungs­digitalisierung geweckt. Es gibt einen großen Gap zwischen dem, was wir in der Ver­wal­tung für eine funktionierende, zukunftsweisende Gesellschaft benötigen und dem, was schon da ist. Und ich habe viele neue Verbindungen mit Menschen aufgebaut, die en­ga­giert für die Bürger:innen und Unternehmen unseres Landes arbeiten.

Hendrik (Projektpartner): Zunächst habe ich eine Rolle kennengelernt, die so im Referat bislang nicht existierte und die einen freien Blick auf Zusammenarbeit und Teambuilding mitgebracht hat. Das hat bestehende standardisierte Formate aufgebrochen und wei­ter­ent­wickelt – ob Check-ins zum Beginn der Referatsrunde, Retros oder partizipative Me­tho­den zur effektiven Kollaboration.

Hendrik: Die Phase, als wir festgestellt haben, dass sich die ursprüngliche Zielstellung im Rahmen des Fellowships verändert. Es war so ein Moment, wo wir uns einmal alle rütteln und schütteln mussten und schauen, wie wir jetzt weitermachen.

Lisa: Das ist auch die Phase, die mir einfällt. Für mich war es von Anfang an eine Art Abschichten von Buzzwords, von Ziel- und Strategievorgaben, die es so gab. Es wurde immer deutlicher: da herrscht Unklarheit. Gerade bei Dienstleistersteuerung ist das ein störender Moment zu merken: Es fehlt interne Klarheit, um extern gut steuern zu können. Wir haben dann Visualisierungen genutzt, um Dinge auf Papier zu bringen, um Klarheit zu schaffen, ein Kontinuum aufzumachen und gemeinsam zu brainstormen: Welche Ziele und Konstellationen haben wir? Welche Verschiebungen bei Rollen sind notwendig? Wie können wir Erfolg messen?

Lisa: Ich fand es ein Stück weit ernüchternd, dass es die Rahmenbedingungen in der Verwaltung sind, die es so schwierig machen, gute digitale Produkte wie das Bun­des­por­tal (weiter-) zu entwickeln: Es gibt zu viele Empfehlungen statt zentrale Vorgaben, eine sehr zersplitterte Landschaft mit vielen (selbst-)entwickelten Fachportalen und fehlende Anreize im föderalismusgeprägten System gemeinschaftlich effektiv zu agieren.

Hendrik: Diesen Blick von außen finde ich sehr spannend. Die öffentliche Kommunikation ist häufig negativ behaftet und fragt, warum es nicht vorangeht. Und Du beschreibst es richtig: Es sind die vielschichtigen Rahmenbedingungen und zersplitterten Zu­stän­dig­kei­ten, die uns die Arbeit verkomplizieren.

Lisa: Dass Vertrauen in die eigenen Fähigkeiten entwickelt wird – sowohl individuell als auch im Team. Es geht darum, sich wirksam zu organisieren und auch unter sich än­dern­den Rahmenbedingungen handlungsfähig zu sein und Gestaltungsmöglichkeiten als Hebel zu nutzen, um Veränderungen anzustoßen. Den Samen dafür haben wir während des Fellowships gesät und ich hoffe, dass die Menschen diese Haltung in jegliche Rollen- und Veränderungsprozesse mitnehmen. Das wäre ein Riesenerfolg.

Hendrik: Wenn ein Team inklusive Führungskraft aufgeschlossen in das Fellowship startet, wird sich über die Laufzeit des Programms zeigen, dass bereits kleine Veränderungen in der Zusammenarbeit große – und vor allem positive – Auswirkungen haben können.

Hendrik: Wir haben Templates, die dafür sorgen, dass Dinge gar nicht mehr verschwinden können. Der Check-in als neues Format steht beispielsweise immer oben auf der Agenda der Referatsrunde. Wir haben Lisa vor dem Ende des Fellowships gebeten, für viele der neuen Ansätze Vorlagen vorzubereiten und abzulegen, um Strukturen zu festigen und die­se Methoden ohne größere Hürden schnell wieder im Team anzuwenden.

Lisa: Wir haben gemeinsam Ziele gesetzt mit messbaren Key-Results; zu denen können die Teams im Referat regelmäßig einchecken. Allerdings stößt man bei der Arbeit mit Zielen an Grenzen, wenn benachbarte und übergeordnete Einheiten nicht partizipieren. Deshalb freue ich mich sehr, dass ein nächstes Work4Germany Fellowship in der Ab­tei­lung ab April 2025 genau an diesem Punkt ansetzen wird.

Sabine (Projektpartnerin): Wir haben uns vor allem im Team besser kennengelernt. Das hat den Zusammenhalt massiv gestärkt. Im ersten Referatsworkshop mit Anne sollten wir fernab von fachlichen Diskussionen Dinge tun, wie uns gegenseitig malen oder über ein Eisfeld gehen und dabei einander helfen. Ich wusste gar nicht, welche Stärken Teammit­glieder mitbringen: Das macht es mir jetzt auch leichter, Personen entsprechend ihrer Neigungen und Fähigkeiten einzusetzen.

Anne (Fellow): Ich komme aus der Organisationsentwicklung in der Tech-Branche – einer anderen Welt. Deshalb war Work4Germany für mich eine besondere Station. Sie hat es mir erlaubt, Verwaltung und vor allem deren menschliche Seite kennenzulernen. Wir sprechen oft über starre Strukturen, die gute Arbeit und Gesetze dort schwer machen: Aber das Besondere sind die Menschen hier, die so viel Power und Kreativität mitbringen, OBWOHL die Rahmenbedingungen so schwierig sind.

Sabine: Bis zur Hälfte der Zeit war es für das Team viel Invest bei hohem Zeitdruck. Danach haben aber alle gesehen, warum sie das machen sollen.

Anne: Einiges war störend – aber das hat am Ende alles zur Veränderungsarbeit bei­ge­tra­gen. Zum Beispiel kommt es regelmäßig vor, dass das Internet oder einzelne Anwendun­gen nicht funktionieren. Für mich als Organisationsentwicklerin war es wichtig, die Ar­beits­bedingungen zu erleben, mit denen die Menschen in der Verwaltung sich konfron­tiert sehen. Nur dann gelingt die Entwicklung passender Lösungen. Ich fand den Spruch: „Be water, my friend“ von Bruce Lee hierfür ganz hilfreich – er regt dazu an, sich an die Ge­ge­ben­hei­ten anzupassen, um Veränderung möglich zu machen.

Anne: Man sollte mit etwas starten, das schon da ist. Das schafft Vertrauen und er­mög­licht dem Team, schnell positive Effekte zu erleben. Also zu Beginn lieber in kleinen Schrit­ten vorangehen, um dann gemeinsam Größeres anzugehen.

Sabine: Wie schnell Verwaltung sich verändern kann. Strukturen und eingefahrene Wege aufzubrechen ist einfacher, als ich gedacht hätte. Ich kann da natürlich nur für mein Team sprechen, aber ich glaube, dass das kein Einzelfall ist.

Anne: Wenn Mitarbeitende neugierig und mit Test-Mindset an die Arbeit gehen. Also ausprobieren, re-justieren – und statt zu entscheiden, ob sie etwas tun können, ent­schei­den, wie sie es tun wollen. Damit ist die Grundlage für Digitalkultur gelegt: Die Teams können ihre Arbeitsweise an zukünftige Veränderungen anpassen.

Sabine: Weiterzumachen. Sich weiterzuentwickeln und nicht in einer Geschwindigkeit zu verweilen, die einen nicht weiterbringt. Ich sehe das, wenn ich jetzt immer wieder neue Erkenntnisse gewinne über das Team und mich.

Sabine: Wir haben direkt Verantwortlichkeiten für neu erlernte Elemente in der Zu­sam­men­arbeit vergeben. Zwei Kolleginnen machen eine Ausbildung zu agilen Coaches. Ich hoffe, dass sie uns bei der Fortsetzung der Arbeit begleiten.

Anne: Wir haben bereits früh mit Verstetigung angefangen, indem im November Lö­sungs­teams gebildet und die Verantwortung wie beschrieben umgekehrt wurde. Die Teams haben sich OKRs gegeben, nach denen sie Topthemen selbstorganisiert bearbeiten au­ßer­halb der normalen Hierarchie. So führen sie Themen weiter voran.

Ivo (Fellow): Für mich war das Fellowship ein Deep Dive in den Gesetzgebungsprozess und in die Digitalisierung von Verwaltung. Als ich als Fellow ins Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) kam, wurde der Digitalcheck oft als weitere Zusatzaufgabe in der Gesetzgebung wahrgenommen. Verständlich, bei hohem Zeitdruck und komplexen Abstimmungsprozessen. Diese Wahrnehmung konnten wir, denke ich, deutlich verändern.

Sascha (Projektpartner): Work4Germany war Katalysator dafür, im BMAS den Digitalcheck als Chance zu sehen, Regelungsvorhaben von Anfang an digitaltauglicher und am Vollzug orientiert zu gestalten. So kann aus einer erstmal formalen Anforderung eine methodische Herangehensweise mit guten Handreichungen für Kollaboration wer­den. Diese neue Arbeitsweise stärkt auch die abteilungs- und behördenübergreifende Zusammenarbeit im Haus insgesamt.

Ivo: Die technische Infrastruktur stellt uns manchmal vor Herausforderungen. Einige Tools für digitale Kollaboration waren teilweise neu und wenig vertraut, wodurch Energie für das Lösen technischer Probleme aufgewendet werden musste. Durch eine gemeinsame Lern­er­fahr­ung konnten wir diese Momente aber hoffentlich produktiv nutzen und die digitale Zusammenarbeit langfristig verbessern.

Sascha: Wir hatten einige Ideen, die im Workshop-Setting gut funktionierten, aber im hektischen Tagesgeschäft kaum Anwendung fanden. Es war frustrierend zu sehen, wie sie an den Beschränkungen des Arbeitsalltags scheiterten. Das war aber lehrreich: Wir haben daraufhin unsere Werkzeuge vereinfacht und noch stärker an den tatsächlichen Arbeitsprozessen ausgerichtet.

Ivo: Die wichtigste Erkenntnis war sicherlich die unbedingte Notwendigkeit, die Leitung des Hauses aktiv in den Prozess einzubeziehen. Denn obwohl die Beschäftigten des BMAS eine hohe intrinsische Motivation für digitaltaugliche Gesetzgebung antreibt, kommt vertiefter Austausch darüber im Alltag durch hohen Zeitdruck und oft un­kal­ku­lier­ba­re politische Prozesse oft zu kurz.

Sascha: Meine wichtigste Erkenntnis ist, dass bei Legist:innen der Bedarf an Hil­fe­stel­lungen und gemeinsamen Standards hoch ist. In kollaborativen Prozessen müssen Referate, nachgeordnete Behörden, IT und die Perspektive der Betroffenen zu­sam­men­gebracht werden. Das ist für die Bundesverwaltung durchaus eine Herausforderung. Sie kann aber bewältigt werden, wenn wir die richtigen Werkzeuge und Un­ter­stütz­ungs­angebote bieten.

Ivo: Das Fellowship war erfolgreich, wenn die gemeinsam entwickelten Werkzeuge nicht in Schubladen verschwinden, sondern tatsächlich genutzt werden und die Arbeit er­leich­tern. Wenn ich in einem Jahr höre, dass die Teams im BMAS routinemäßig kollaborative Workshops mit nachgeordneten Behörden durchführen oder die Visualisierungsvorlagen zum Standard bei der Konzeption von Regelungsvorhaben geworden sind, dann wäre das ein großer Erfolg.

Sascha: Erfolg im Rahmen von Work4Germany bedeutet für mich, dass wir als Verwaltung neue Impulse für unsere Arbeitsweisen bekommen. Das Fellowship hat uns geholfen, aus einer formalen Prüfung einen kollaborativen Prozess mit greifbaren konkreten Methoden und Artefakten zur Verbesserung des Gesetzgebungsprozesses zu machen. Es braucht dafür auf beiden Seiten den Willen, pragmatische, nachhaltige Lösungen zu entwickeln. Der Erfolg liegt im gemeinsamen und schrittweisen Lernen.

Ivo: Letztendlich geht es darum, Brücken zu bauen und eine gemeinsame Sprache zwi­schen Abteilungen, Referaten und auch mit Behörden und Partnern zu entwickeln. Die entwickelten Werkzeuge bieten dafür eine gute Grundlage und laden hoffentlich dazu ein, den Austausch zu suchen.

Sascha: Ja! Zur Verstetigung haben wir einen breiten Werkzeugkasten für die Legist:innen im BMAS entwickelt. Dazu gehören Visualisierungsvorlagen, ein Visualisierungskoffer für Workshops, ein interaktives co-kreatives Format für die Kollaboration mit nachgeordneten Behörden, ein überarbeiteter Intranetauftritt, zwei Videos zur Digitaltauglichkeit mit spez­iel­len Beispielen aus Rechtsgebieten des BMAS und ein detaillierter juristischer Leitfaden zu Digitalcheck und Digitaltauglichkeit von Regelungsvorhaben. Unabhängig davon ar­bei­ten wir im Referat und im Ressortkreis ständig daran, den Gesetzgebungsprozess als Gan­zes dauerhaft anzupassen und zu verbessern.