Halbzeit für die Abgabe der Grundsteuererklärung: Vorbereitungen für die große Welle
02. August 2022
Von:
Ann-Kristin Ohlau |
Christian Kaatz
Magic Links: Sicher und passwortlos die „Grundsteuererklärung für Privateigentum“ nutzen
Seit 04. Juli steht unser Online-Service „Grundsteuererklärung für Privateigentum” für die Abgabe der Erklärung zur Feststellung des Grundsteuerwerts zur Verfügung. Für ein bestmögliches Nutzungserlebnis mit wenigen Hürden, lag der Fokus bei der Entwicklung des Angebots – wie von unserer Kollegin Katja im Blogartikel „Next Stop: ‚Grundsteuer‘“ beschrieben – neben Nutzerzentrierung auch auf Datensparsamkeit und der Bereitstellung einer möglichst einfachen Lösung. Für den Anmeldeprozess und das Erstellen der Nutzerkonten haben wir uns daher für den Einsatz sogenannter magischer Anmeldungslinks („Magic Links“) entschieden.
Ein Nutzerkonto als Ausgangspunkt
Als wir in die Entwicklung starteten, waren wir ursprünglich von der Annahme ausgegangen, dass die Eigentümer:innen die Grundsteuererklärung in einem Schritt abgeben. Im Rahmen der von uns durchgeführten Usability-Tests der entwickelten Prototypen, stellten wir dann jedoch schnell fest, dass Nutzende während der Erstellung ihrer Grundsteuererklärung die Bearbeitung unterbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt wieder fortführen möchten. Hauptgründe hierfür waren in der Regel die Notwendigkeit fehlende Dokumente und Angaben bei Behörden oder anderen Miteigentümer:innen einzuholen.
Für uns ergaben sich daraus folgende Fragen:
- Wie können wir Nutzenden das beliebige Pausieren und den Wiedereinstieg in den Online-Service möglichst einfach gestalten?
- Und wie können wir im Sinne der Datensicherheit gewährleisten, dass Nutzende sich beim Verlassen des Tools abmelden, um damit den Zugriff auf ihre Daten zu sperren, und sich beim Wiedereinstieg legitimieren müssen, um den Zugriff wiederherzustellen?
Die auf den ersten Blick simple Antwort: ein klassisches Nutzerkonto. Allerdings mit einer Besonderheit, die damit einhergeht, dass die Grundsteuererklärung – anders, als viele andere, wiederkehrende Steuererklärungen – nur ein einziges Mal abgegeben werden muss. Darauf basierte unsere Annahme, dass ein solches Konto nur für eine überschaubare Anzahl an Logins sowie wenige Stunden bis maximal mehrere Wochen genutzt bzw. gebraucht werden würde – abhängig von der Verfügbarkeit der für das Ausfüllen erforderlichen Angaben. Nach dem Versand der Grundsteuererklärung ist keine weitere Aktion mehr nötig. Nutzende würden das Konto ruhen lassen – so unsere Hypothese – bis es nach vier Monaten Inaktivität automatisch gelöscht wird.
Die gängige Praxis und ihre Hürden
Die nach wie vor gängige Praxis bei der Erstellung eines Nutzerkontos ist eine Kombination aus E-Mail-Adresse und Passwort. Mit der stetig zunehmenden Anzahl an Nutzerkonten, die Internetnutzende heutzutage online erstellen, steigt jedoch ebenso die Zahl der zu merkenden Passwörter. Wenn nicht im Browser oder anderen Passwortmanagern gespeichert, werden Passwörter in der Regel mit zunehmendem zeitlichen Abstand vergessen. (Sofern sie nicht mit Stift und Zettel notiert wurden.) Eine beliebte Vermeidungstaktik ist die Wiederverwendung eines einzelnen Passworts für mehrere Konten. Eine Auswertung aus dem Jahr 2021 zeigte, dass bei Personen, denen im letzten Jahr mehr als ein Passwort gestohlen wurde, 60 % der Anmeldedaten über mehrere Konten hinweg wiederverwendet wurden.
Das Ausdenken, Vergeben und Merken von (sicheren) Passwörtern verlangt zum einen viel Verantwortung sowie technisches Know-how von Nutzenden und zum anderen auf Seiten der Betreibenden das Sicherstellen der Vermeidung von Angriffen, die zum Ziel haben, Zugangsdaten zu stehlen.
Entscheidung für Magic Links
Alternativen zu diesem Vorgehen sind die Vergabe von Einmalpasswörtern – Nutzende erhalten ein nur für eine einmalige Verwendung gültiges Passwort und müssen es in der Oberfläche eingeben – oder der Versand eines sogenannten Magic Links. Im Hinblick auf die besonderen Anforderungen an ein Konto bei unserem Service „Grundsteuererklärung für Privateigentum“, haben wir uns schließlich im Team für die Implementierung von Magic Links entschieden. Ausschlaggebend hierfür waren die Sicherheit des Kontozugriffs und die möglichst hürdenfreie Gestaltung des Nutzungserlebnisses. Im Sinne unserer agilen und iterativen Arbeitsweise bedeutet dies aber nicht, dass Einmalpasswörter im Laufe des Betriebs nicht doch noch als eine mögliche Alternative untersucht werden.
Das Funktionsprinzip von Magic Links
Magic Links sind ein aus Nutzerperspektive sehr einfach zu handhabendes Mittel zur sicheren Authentifizierung. Sie ähneln in ihren Grundprinzipien der Passwort-zurücksetzen-Funktionalität eines passwortbasierten Angebots. Bei Letzterem wird ein – dem Magic Link ganz ähnlicher – Link geschickt, der es dem Nutzenden einmalig ermöglicht, ein neues Passwort zu vergeben. Im Fall des Magic Links entfällt die Vergabe eines neuen Passworts – stattdessen ist der Nutzende direkt angemeldet. Aber auch nur dann, wenn immer dasselbe Gerät und derselbe Internetbrowser benutzt werden. Aus Sicherheitsgründen funktioniert ein Magic Link nur in dem Browser, in dem zuvor die Registrierung vorgenommen wurde. Der große Vorteil von Magic Links: Nutzende müssen sich weder Passwörter ausdenken, noch merken.
Denn erstmal vergessen, gestaltet sich die Navigation für das Zurücksetzen eines Passworts in der Regel aufwändig:
- Klick auf „Passwort vergessen“
- Eingabe der E-Mail-Adresse und Abschicken des Auftrags
- Wechsel in das E-Mail-Postfach
- Klicken auf den Link zum „Passwort zurücksetzen“
- Vergeben eines „neuen“, sicheren Passworts und Bestätigen der Eingabe
- Eingabe der E-Mail-Adresse und des neu vergebenen Passworts auf der Anmeldeseite
Magic Links verschlanken den Anmeldevorgang erheblich:
- Eingabe der E-Mail-Adresse
- Versand eines Anmeldelinks
- Wechsel in das E-Mail-Postfach
- Klick auf den Anmeldelink
Allein die Verringerung der Anzahl der Schritte, muss in der Praxis allerdings von den Nutzenden nicht zwangsläufig als Vereinfachung wahrgenommen werden. Insbesondere dann nicht, wenn sich das erwartete Verhalten einer Software ändert.
Fragen, die uns beschäftigten waren daher:
- Wie reagieren Nutzende darauf, wenn das System wie von Geisterhand zurück in den persönlichen Bereich unseres Online-Services führt?
- Wie verändert sich die Wahrnehmung eines Nutzerkontos durch Magic Links?
- Sind sie im Hinblick auf „kurzlebige“ Benutzerkonten die bessere Alternative zur klassischen E-Mail-Passwort-Kombination?
Iterative Umsetzung
Statt nach Antworten auf diese Fragen zu suchen, hätten wir natürlich auch die Passwort-zurücksetzen-Funktion in ihrer gängigen Form implementieren können. Das Thema Magic Links wäre in diesem Fall auf unserer Liste potenzieller Zusatzfunktionalitäten gelandet und danach im Verlaufe des Projekts gegen andere mögliche Verbesserungen abgewogen worden.
Doch der knappe Zeitplan und die vom Bund festgelegte Abgabe der Grundsteuererklärung bis Ende Oktober, ließen nur wenig Spielraum für die Entwicklung und Implementierung weiterer Funktionalitäten. Daher haben wir entschieden, die offenen Fragen im Rahmen eines Spike zu beantworten. Als Spike bezeichnet man in der agilen Entwicklung ein Vorgehen, bei dem der Fokus auf dem zeitlich begrenzten Sammeln von möglichst vielen Informationen liegt. Anhand derer sollen beispielsweise Fragen zur Komplexität eines Problems geklärt werden. Basierend auf den gefundenen Antworten kann eine bessere Entscheidung getroffen werden, ob eine passende Lösung in der zur Verfügung stehenden Zeit umsetzbar ist, der Nutzen den Aufwand überwiegt und möglicherweise andere Abhängigkeiten oder technische Implikationen mit sich bringt.
Nach Abwägung der sich im Spike gezeigten Vor- und Nachteile der „magischen“ Identifizierung, wurde gemeinschaftlich im Team die Entscheidung für die Implementierung von Magic Links getroffen und das weitere Vorgehen besprochen, um die Funktionalität in unserer ersten Version, dem Minimum Viable Product (MVP), zu integrieren.
Herausforderungen in der Praxis nach Go-live
Mit Blick auf das Nutzungserlebnis konnten insbesondere über E-Mails, die bei unserem Customer Support eingegangen sind, folgende Herausforderungen in der Handhabung der Magic Links entnommen werden:
- Der Großteil der Menschen nutzt verschiedene Browser auf dem eigenen Computer oder Smartphone. Nicht immer wird der Standardbrowser, den das Betriebssystem vorgibt und der sich beim Öffnen des Links aus unserer E-Mail automatisch öffnet, auch normalerweise genutzt. Dies führt zu einer Fehlermeldung, wenn die Sicherheitsanforderungen des Magic Links – gleicher Browser für die Anforderung des Links und die Anmeldung – nicht erfüllt werden.
- Nutzende erkennen nicht, dass der Link nur für eine Session gültig ist und für den Wiedereinstieg in die Anwendung neu beantragt werden muss.
- Manchmal kommen die E-Mails mit den Magic Links verzögert an. In der Zwischenzeit wurde von den Nutzenden mehrmals ein neuer Link angefordert. Dass jedoch nur der jüngste Link aus der jüngsten E-Mail gültig ist, ist nicht selbsterklärend.
- Nutzende haben nicht das Gefühl, ein Konto zu haben und sind unsicher, ob sie sich überhaupt ab- und wieder anmelden können.
Resümee und Learnings
Aus (sicherheits)technischer Perspektive können wir sagen, dass sich der Prozess und die Entscheidung, mit Magic Links zu arbeiten, bewährt haben. Aus Sicht der Nutzenden muss man jedoch festhalten, dass das Konzept noch wenig bekannt und daher mit einem hohen anfänglichen Aufklärungs- und Erklärungsaufwand verbunden ist. Diesen Aspekt hatten wir zunächst unterschätzt. Zusätzliche Hinweise auf der Webseite und Informationen im Hilfebereich von „Grundsteuererklärung für Privateigentum“, sorgen nun für eine klare Kommunikation.
Die gewonnenen Erkenntnisse fließen bei einer potenziellen künftigen Nutzung von Magic Links für andere Anwendungen des DigitalService direkt mit ein. Denn mit über 150.000 Nutzer:innen, die sich in den ersten vier Wochen bereits registriert haben, wird auch die Akzeptanz gegenüber dieser alternativen Praxis zur Erstellung und Nutzung eines Nutzerkontos deutlich.
Ann-Kristin Ohlau
Ann-Kristin ist seit Juli 2021 UX/UI Designerin beim DigitalService. Ihr Anspruch ist es, einfache, leicht zu bedienende Services zu entwerfen, die Bürger:innen befähigen und Vertrauen in die Verwaltung schenken.
Christian Kaatz
Christian ist Head of Engineering beim DigitalService. Während seines Studiums hat er Stadtpläne in Äthiopien angefertigt, bevor er dann bei Nokia und HERE unter anderem in den Bereichen Data Engineering, Backend und APIs tätig war. Christian ist Papa von zwei Kindern und nutzt jede freie Minute, um mit ihnen gemeinsam die Natur zu entdecken – gerne auch in den Gemeinschaftsgärten auf dem Tempelhofer Feld.
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Antworten
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25.08.2022 14:35Antworten
Alle Daten wurden eingetragen. Dann bei wieviel gehört jedem Ehepartner vom Grundstück wurde es schwierig.Jeweils ersten Kreis angetippt,da erscheint im Sonderfeld. 1,6. Der Auftrag lässt sich nicht abschließen.
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30.08.2022 09:40Antworten
Ihr Sachverhalt wird von unserem Produkt-Team geprüft. Bitte senden Sie uns eine E-Mail mit möglichst genauer Fehlerbeschreibung an: hilfe@grundsteuererklaerung-fuer-privateigentum.de
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29.08.2022 10:00Antworten
Das klingt alles sehr schön. Tatsache ist, dass mein Wiedereinloggen nicht funktioniert. Es ist das selbe Gerät, der selbe Browser. Ich habe den Link schon viermal bestellt. Er funktioniert einfach nicht. Auch nicht, wenn ich ihn kopiere und einfüge. Ich weiß nicht weiter. Sackgasse.
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30.08.2022 06:40Antworten
Eventuell liegt es daran, dass Ihr Browser Drittanbieter Cookies nicht zulässt. Wir speichern die Formulardaten im Cookie aus Gründen der Datensparsamkeit.
Unter https://grundsteuererklaerung-fuer-privateigentum.zammad.com/help/de-de haben wir einen ausführlichen Hilfebereich zur Grundsteuererklärung eingerichtet. Sollten Sie hier keine Lösung für Ihr Problem finden, wenden Sie sich bitte an unseren E-Mail-Support: hilfe@grundsteuererklaerung-fuer-privateigentum.de
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05.09.2022 09:35Antworten
Hallo, auch wir haben uns öfter angemeldet und erhalten keinen Freischaltecode um die Grundsteuererklärung abzuschicken. Warum und wie lange dauert die Zusendung !!!!
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05.09.2022 13:15Antworten
Der Brief mit dem Freischaltcode wird von Ihrer Finanzverwaltung erstellt. Dieser wird Ihnen innerhalb von 7 - 14 Tagen per Post an Ihre Meldeadresse zugeschickt. Bitte beachten Sie: Wenn Sie ein Konto bei ELSTER haben, werden Sie sehr wahrscheinlich keinen Brief erhalten. Nutzende mit einem Konto bei ELSTER können sich seit dem 15.08.2022 auch mit dem ELSTER-Konto bei unserem Online-Service identifizieren.
Unter https://grundsteuererklaerung-fuer-privateigentum.zammad.com/help/de-de haben wir einen ausführlichen Hilfebereich zur Grundsteuererklärung eingerichtet. Sollten Sie hier keine Lösung für Ihr Problem finden, wenden Sie sich bitte an unseren E-Mail-Support: hilfe@grundsteuererklaerung-fuer-privateigentum.de
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22.09.2022 09:15Antworten
Habe einen Freischaltcode per Post erhalten und eingegeben. Nach Ausfüllen und absenden der Daten kam die Meldung"kann nicht an Elster übertragen werden"Ich habe und hatte nie ein Elsterkonto. Wie komme ich jetzt weiter,. Code kann nicht gelöscht werden.
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22.09.2022 13:55Antworten
Bitte überprüfen Sie nochmals die korrekte Eingabe Ihrer
Steuer-Identifikationsnummer und Ihres Geburtsdatums.Sollten Sie weiterhin Probleme haben, wenden Sie sich bitte mit einer genauen Beschreibung an unseren E-Mail-Support: hilfe@grundsteuererklaerung-fuer-privateigentum.de
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11.09.2022 12:25Antworten
Liebes IT-Team,
Nachdem Ihre Mailadresse "erinnerung@grundsteuererklaerung-fuer-privateigentum.de" nicht mehr gültig ist, bitten wir auf diesem Weg um Erstellung des Formulars, das für uns mit "Eigentumswohnung mit weiterem Grundstück zum Hauptgrundstück" notwendig ist!
MfG
K.M. -
12.09.2022 07:15Antworten
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17.09.2022 16:00Antworten
Wir haben an mehreren Tagen versucht, uns erneut anzumelden. Heute warten wir bereits mehr als 20 min auf den Eingang des Anmeldelinks. Cookies sind erlaubt und auch vorhanden. Es wurden der gleiche Browser und auch dasselbe Gerät verwendet. Was passiert, wenn man aus diesen Gründen, die nicht in unserer Verantwortung liegen, die Erklärung nicht rechtzeitig abgeben kann?
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19.09.2022 15:00Antworten
Leider gab es am vergangenen Wochenende ein Problem mit dem E-Mail-System, welches die Zustellung von E-Mails verhindert hat. Das Problem wurde inzwischen behoben. Die Zustellung von E-Mails zur Registrierung oder Anmeldung ist wieder möglich.
Unter https://grundsteuererklaerung-fuer-privateigentum.zammad.com/help/de-de haben wir einen ausführlichen Hilfebereich zur Grundsteuererklärung eingerichtet. Sollten Sie Fragen haben, auf die Sie in diesem Bereich keine Antworten finden, wenden Sie sich bitte an unseren E-Mail-Support: hilfe@grundsteuererklaerung-fuer-privateigentum.de
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18.09.2022 11:00Antworten
Ich habe einen Freischaltcode vom Finanzamt bekommen, kann mich jedoch nicht mehr anmelden, um den Datentransfer abzuschließen (bekomme keinen neuen Link zugesandt). Wollte daher die Eingabe nochmals komplett mit anderer Mail-Adresse durchführen, bekomme jedoch an diese Mail-Adresse auch keinen Freigabe-Link.
Daher habe ich anschließend noch eine weitere Mail-Adresse getestet, leider auch ohne Zusendung eines Freigabe-Links. Liegt hier evtl. ein technisches Problem beim Anbieter vor? -
19.09.2022 15:05Antworten
Leider gab es am vergangenen Wochenende ein Problem mit dem E-Mail-System, welches die Zustellung von E-Mails verhindert hat. Das Problem wurde inzwischen behoben. Die Zustellung von E-Mails zur Registrierung oder Anmeldung ist wieder möglich.
Unter https://grundsteuererklaerung-fuer-privateigentum.zammad.com/help/de-de haben wir einen ausführlichen Hilfebereich zur Grundsteuererklärung eingerichtet. Sollten Sie Fragen haben, auf die Sie in diesem Bereich keine Antworten finden, wenden Sie sich bitte an unseren E-Mail-Support: hilfe@grundsteuererklaerung-fuer-privateigentum.de
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24.09.2022 10:35Antworten
Bekomme erneut Fehlermeldung, dass Steuer-ID Nummer nicht mit Geburtsdatum übereinstimmt. Es ist alles richtig eingegeben. Es erfolgt auch kein Hinweis wie oft ich jetzt schon angeblich falsch die Daten eingegeben habe. Was tun? Muss ich jetzt 7 Tage warten? Und wenn dann wieder die Fehlermeldung kommt?
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26.09.2022 08:05Antworten
Wir bedauern, dass Sie Probleme bei der Nutzung unseres Online-Services haben.
Unter https://grundsteuererklaerung-fuer-privateigentum.zammad.com/help/de-de haben wir einen ausführlichen Hilfebereich zur Grundsteuererklärung eingerichtet. Sollten Sie Fragen haben, auf die Sie in diesem Bereich keine Antworten finden, wenden Sie sich bitte an unseren E-Mail-Support: hilfe@grundsteuererklaerung-fuer-privateigentum.de
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26.10.2022 20:50Antworten
Das Einloggen mit den Magic links ist ein noch relativ selten verwendetes Verfahren. Meine Frau z.B. (61 Jahre mit Hochschulabschluss!) wäre damit heillos überfordert. Das hat vor allem einen Grund. Begriffe wie Browser, Cookie, Link, zeitliche Begrenzungen, etc., sind ihr fremd, sie hat keine präzise Vorstellung was sich dahinter versteckt. Ich bin der Meinung, dass das bei einem erheblichen Teil der Gesellschaft noch so ist. Daher wäre es m.E. begrüßenswert, wenn man komplett neue Verfahren entwickeln würde, die den Bürger evtl. aufgrund persönlicher oder gar körperlicher Merkmale identifizieren kann. Ich weiß, dass Datenschützer rot sehen, wenn sie so etwas hören. Auf der anderen Seite würde ich es wagen vorauszusagen, dass am Ende des verlängerten Termins von 31.01.2023 weniger als die Hälfte der Grundsteuererklärungen eingegangen sein werden.
Und jetzt kommt die Vermischung, wofür sind zwar nichts können, aber trotzdem damit konfrontiert werden: Die Grundsteuererklärung fragt zu 90 Prozent Daten ab, die den Behörden bekannt sind oder öffentlich zugänglich sind. Und das in einer Form, die der Normalbürger nicht versteht und praktisch keine Chance hat. Um das zu überwinden, müssten Sie zusammen mit Ihrem Auftraggeber nach Lettland fahren, lettisch lernen und sich im Detail mit der Digitalisierung der dortigen Behörden auseinandersetzen. Aber ob auch Ihr Auftraggeber so etwas mitmachen würde, und dann auch noch zu Änderungen fähig wäre? Ich fürchte, eher nicht. -
27.10.2022 14:20Antworten
Vielen Dank für Ihren Kommentar. Bei der Entwicklung unserer Produkte legen wir großen Wert auf die direkte und regelmäßige Einbindung von Nutzer:innen. Wie wir das machen, können Sie hier nachlesen: https://digitalservice.bund.de/blog/wie-wir-nutzer-innen-verstehen-und-in-den-entwicklungsprozess-einbeziehen.
Wir freuen uns aber auch immer auf zusätzliches Feedback, damit wir uns und unsere Angebote weiterentwickeln und optimieren können.
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27.10.2022 21:25Antworten
Danke für Ihre Antwort. Ich denke, die Arbeit der DigitalService GmbH ist schon in Ordnung. Die Probleme liegen nicht bei der Umsetzung, sondern im Inhalt. Erlauben Sie mir bitte ein konkretes Beispiel. Ihr ihrer Abfrage Fragen Sie nach "Flur", "Flurstück(Zähler)" und "Flurstück(Nenner)". In dem ALKIS Datensatz (zumindest in Berlin) findet man dagegen eine "Flurnummer", und dreimal "Flurstückskennzeichen", wobei hier einmal eine 18-stellige(!) Zahl angegeben wird, und dann als "Flurstückskennzeichen(Zähler)" "Flurstückskennzeichen(Nenner)" die beiden Zahlen, was Sie eigentlich wissen wollten. Es stimmt die Terminologie nicht überein. Ist "Flur" gleich "Flurnummer"? Ist das sicher so? Und am Ende muss ich noch ankreuzen, dass die Daten richtig sind!
Ihre Hilfe bezieht sich auf den Grundbuchauszug, nicht aber auf die (für jedermann abrufbare) ALKIS-Daten. Das ist m.E. bereits eine Hürde, die viele nicht überwinden. Ganz zu schweigen ob z.B. in Berlin ein Grundbuchauszug überhaupt zu bekommen ist. Ich habe es nicht versucht, ich wohne schon lange hier und habe meine Erfahrungen. Ich habe meine Daten aus der Teilungserklärung genommen.
Zusammengefasst könnte ich sagen: Auch eine gute Umsetzung hilft wenig, wenn der Inhalt den Nutzer überfordert. -
02.11.2022 14:15Antworten
Da sich in unseren Test zur Benutzerfreundlichkeit deutlich zeigte, dass die allermeisten Eigentümer:innen aus den insgesamt elf Bundesländern für die wir unseren Online-Service entwickelt haben beim Ausfüllen der Angaben ihren Grundbuchauszug nutzen, haben wir auf die Begrifflichkeiten zurückgegriffen, die auch auf dem (amtlichen) Papiervordruck genutzt werden.
Für das Bundesland Berlin und Daten die über ALKIS abgerufen wurden gilt:
Flur = Flurnummer
Flurstück (Zähler) = Flurstückskennzeichen (Zähler)
Flurstück (Nenner) = Flurstückskennzeichen (Nenner)